For at kunne nå frem til en beslutning omkring valg af system og leverandør er det vigtigt at opstille et veldokumenteret og objektivt beslutningsgrundlag. Man skal her sørge for at få vendt de sten som er nødvendige – hverken mere eller mindre - for at nå frem til det rigtige for ens virksomhed – og det er vigtigt at gøre opmærksom på, at der ikke er en ”one size fits all” løsning. Hvad der kan være rigtigt for én virksomhed er ikke nødvendigvis det rigtige for naboen.

 

Vælg den rigtige proces

Der er i princippet tre forskellige måder at foretage valg af system og leverandør på. Det er:

• Den ”hurtige” valgproces
• Den ”omstændelige” valgproces
• Den ”passende” valgproces

Herudover findes naturligvis en række kombinationer af de tre valgmetoder.

Det ”hurtige” valg

Det ”hurtige” valg består typisk i en meget kort proces. Virksomheden laver som regel ingen, eller kun i meget begrænset omfang, en beskrivelse af sine behov. Antallet af systemer, man kigger på, er ofte begrænset til ét eller maksimalt to og valget træffes typisk baseret på eksisterende viden, intuition og et par enkelte møder med leverandører. For helt små virksomheder kan det hurtige valg være den rigtige fremgangsmåde, da prisen er det afgørende kriterium.

Det ”omstændelige” valg

Det ”omstændelige” valg består typisk i en meget omfattende kravspecifikation, udbud til en lang række leverandører og ofte en meget omstændelig proces omkring evaluering af produkt og leverandør. På grund af EU’s udbudsregler ser man ofte denne form i offentlige virksomheder, men også flere private virksomheder har praktiseret denne metode. Processen kan i nogle tilfælde tage op til et år eller længere.

Det ”passende” valg

Det ”passende” valg er karakteriseret ved, at virksomheden gør, hvad der er nødvendigt for at nå frem til et hensigtsmæssigt beslutningsgrundlag indenfor en passende tidsmæssig ramme. Virksomheden har gjort sig klart, hvilke forretningsmæssige behov den har, og behovene er dokumenteret på et passende niveau. Antallet af leverandører er nøje udvalgt, og tilbud indhentes fra maksimalt tre leverandører.

Mange virksomheder bruger unødigt megen tid på anskaffelsesprocessen - især i betragtning af, at det implementeringsarbejde, der ligger forude typisk er væsentligt mere kompliceret og arbejdskrævende. Et rigtigt valgt system - men forkert implementeret - kan hurtigt vise sig at være en dårligere løsning end det næstbedste system korrekt implementeret. Det er erfaringen, at det passende valg er den proces, der i de fleste tilfælde giver det bedste resultat. Virksomheden opnår et godt beslutningsgrundlag, og tiden der anvendes er acceptabel i forhold til den samlede tid, det tager at implementere systemet.

 

Opstil de for virksomheden væsentligste evalueringskriterier

Når en virksomhed vælger system, er der en række forhold som bør vurderes, og som tilsammen udgør beslutningsgrundlaget. Disse falder typisk indenfor følgende hovedområder:

• Funktionalitet
• Teknologi
• Andre løsningsmæssige forhold
• Leverandørforhold
• Implementeringsforhold
• Kommercielle forhold
• Risikovurdering 

Uden at evalueringen skal ende med at blive en matematisk øvelse, er det vigtigt, at virksomheden opstiller de nødvendige evalueringskriterier, og at den beslutter de enkelte kriteriers indbyrdes relative betydning. Foretager virksomheden således en vurdering - for eksempel på en skala fra 1 til 10 - for hvert af ovenstående evalueringskriterier, vil den kunne opnå et vurderingsgrundlag, der afspejler alle relevante forhold og med de prioriteringer, der i det aktuelle tilfælde er behov for.

 

Ser man på hvad virksomheder typisk lægger til grund for deres valg af ERP-system og –leverandør er funktionaliteten af systemet klart den væsentligste faktor.  Vores erfaringer viser, at den typisk i to ud af tre projekter udgør en af de højest prioriterede årsager til forskel fra for eksempel prisen, der kun i en tredjedel af tilfældene indgår som en væsentlig faktor. Det forudsætter selvsagt, at prisen ligger indenfor nogle givne rammer. Virksomhederne betaler typisk gerne mere, hvis der kan skabes sikkerhed omkring leverandørforhold, samt hvis løsningen passer perfekt til virksomheden. Man kan sige at prisen ofte er et fravalgskriterium, men sjældent et tilvalgskriterium.  Det er også naturligt, at leverandørforhold ligger højt på listen, idet mange virksomheder overvejer leverandørens fremtidsperspektiver, kompetencer og samarbejdsevne.

 

Udarbejdelse af kravspecifikation

Det er vigtigt, at der indledningsvis anvendes den nødvendige tid på at beskrive, hvilke forretningsmæssige behov, man har i virksomheden. Det er her vigtigt at fokusere både på nøglebehov og de områder, der er specielle for virksomheden, og hvor man forventer at skulle afvige fra et standardsystem.  Med udgangspunkt i virksomhedens hovedprocesser kan de forretningsmæssige behov for hver enkelt hovedproces typisk afdækkes ret hurtigt ved gennemførelse af en til to halvdag workshops, hvor nøglepersoner med kendskab til virksomhedens arbejdsprocesser og strukturer deltager. Vores erfaring fra mange anskaffelsesprojekter har lært os, at der typisk er behov for at dokumentere cirka 30-40 krav pr. hovedproces. Det er vigtigt, at disse krav endvidere dokumenteres på en måde, hvorpå det efterfølgende vil være muligt at vurdere, i hvilket omfang de enkelte systemer kan understøtte kravene.

 

Afgørende er således, at man i forbindelse med kravspecifikationen får afdækket præcis, hvad der er nødvendigt for virksomheden – hverken mere eller mindre. Udarbejdelsen af dokumentationen udgør en vigtig intern erkendelsesproces omkring, hvad det er man ønsker forretningsmæssigt at opnå med det fremtidige system. Samtidig klæder det virksomheden godt på til at møde leverandørerne, fordi man har et struktureret grundlag at diskutere ud fra.

 

Alternativet er at udarbejde en mere detaljeret kravspecifikation. Dette kan typisk ikke anbefales. En sådan vil tage mere tid, og da det i mange tilfælde er svært at tænke i fremtidige processer, vil en detaljeret kravspecifikation ofte i højere grad afspejle virksomhedens nuværende situation end den ønskede fremtid. Desuden vil leverandøren erfaringsmæssigt kontraktmæssigt holde sig til kravspecifikationen - selv om der kunne være mere hensigtsmæssige løsninger af kundens forretningsbehov. Det gælder for eksempel løsninger, som i højere grad ville kunne løses med standardfunktionalitet. I sådanne situationer bruges ofte megen ikke-værdiskabende energi på at diskutere paragraffer i kontrakten på bekostning af at diskutere løsninger.

 

Er der tale om specialudviklede løsninger, er en detaljeret kravspecifikation mere hensigtsmæssig, da den er grundlaget for den løsning, som skal udvikles. Når der derimod er tale om standardsystemer, som ved hjælp af en lang række parameteropsætninger, kan bringes til at virke efter behov tillige med, at kunden selv ofte er lige så involveret i opsætningen som leverandøren, er en meget detaljeret kravspecifikation unødvendig.

 

Brug ”lidt tid med mange” og ”meget tid med få”

Når de forretningsmæssige behov er afdækket, skal man i dialog med leverandørerne. Det er her vigtigt, at der bruges ”lidt tid med mange” og ”meget tid med få”. Dette indebærer at det ofte vil være en god ide at involvere en bruttoliste af leverandører i en form for prækvalifikation, inden man endeligt beslutter sig for, hvilke udvalgte man vil indhente tilbud fra. Prækvalifikationen kan typisk omfatte fem-seks leverandører, hvor man inviterer til et to-timers møde med fast agenda, som leverandøren skal præstere ud fra. Med dette grundlag bør man udvælge de maks. tre leverandører som der skal indhentes tilbud fra. Der er en række grunde til at det ikke bør indhentes tilbud fra flere leverandører. For det første er det vigtigt, at leverandøren oplever at have en chance for at vinde sagen og dermed bruger tid og ressourcer på at lave et kvalitetsmæssigt godt tilbud. Dernæst er det et faktum, at jo flere tilbud der modtages, jo mere tid og ressourcer skal man som kunde anvende. Endeligt er et vigtigt at huske på at det er en krævende opgave for en leverandør at udarbejde et tilbud. Det er derfor vigtigt at fokusere på de – ofte få leverandører – som alle har en reel chance for at vinde og ikke involvere leverandører, hvor man på forhånd er klar over, at de ikke er relevante.

 

Leverandøren er en samarbejdspartner

Når de få leverandører er udvalgt, er det desuden vigtigt, at der etableres så mange kontaktpunkter som muligt med leverandøren undervejs i processen. Dette skyldes, at man lige så meget vælger en leverandør som et system – og den eneste måde, der giver et billede af leverandørerne, er at møde dem og få en fornemmelse for de mennesker, man skal arbejde med fremover. Vi har erfaring fra projekter, hvor man mødes fem-ti gange frem mod den endelige beslutning. Det kan for eksempel være midtvejsmøder eller workshops. Samtidig skal det understreges, at det gælder om at opbygge et tæt og godt samarbejde med leverandøren. Husk således, at leverandøren skal opfattes som en samarbejdspartner, som skal være med til at få gennemført det bedst mulige projekt - ikke som en modpart - derfor er det vigtigt at behandle leverandøren fair.

 

Jo bedre leverandøren instrueres, jo bedre tilbud kan man forvente

Når der er udvalgt de få leverandører, som der ønskes tilbud fra, skal der udarbejdes et tilbudsgrundlag. Tilbudsgrundlaget skal sikre at man som kunde modtager ensartede og fyldestgørende tilbud fra leverandørerne, således at disse kan sammenlignes.

 

Kom tæt på leverandør og løsning

Når tilbuddene er modtaget fra de typisk tre leverandører, anbefaler vi normalt at der udvælges to leverandører til det videre forløb.  Vi har gode erfaringer med, som næste skridt, at involvere leverandørerne i intensive workshops hvor leverandørens forslag til løsning af de forretningsmæssige behov gennemgås suppleret med passende demonstrationer af systemet. Dette er samtidigt en god lejlighed til at møde det projektteam, som leverandøren foreslår, skal levere projektet.

 

Leverandørworkshoppen giver virksomheden en bedre forståelse for den af leverandøren foreslåede løsning, og leverandøren en bedre forståelse for virksomhedens forretningsmæssige behov og ønsker. Denne indsigt på begge sider af bordet medfører almindeligvis et behov for at revidere leverandørens løsningsforslag, men eventuelt også behov for at revidere kundens kravspecifikation.  Det er således en god idé at lade leverandørerne revidere deres tilbud efter, at der er gennemført workshops. Erfaringen er at dette giver en bedre og billigere løsning.

 

Efter workshops er gennemført, eventuelt suppleret med referencebesøg, og der foreligger et endeligt tilbud fra leverandøren, bør virksomheden være klædt godt på til at træffe en beslutning ud fra et veldokumenteret beslutningsgrundlag.

 

Brug af eksterne rådgivere til forretningssystem-anskaffelse

Der er meget, der kan gå galt i den beskrevne proces, og det kan ofte være svært at kigge udover de nuværende arbejdsgange. Ligeledes har virksomheden sjældent overblik over leverandør-markedet og de muligheder dette rummer. Anskaffelse af denne type systemer er typisk noget man kun gør hver femte til tiende år, og det kan derfor være en god idé at hente hjælp udefra til at gennemføre anskaffelsesprocessen.

 

Ved valg af rådgiver bør man sikre sig at denne har den fornødne viden om markedet og i øvrigt er uvildig dvs. at rådgiveren ikke har særlige interesser i, hvilket system, virksomheden ender med at vælge. Virksomheder, der vælger at anvende eksterne rådgivere, gør det typisk ud fra overvejelser såsom:

 

• Tilførsel af videns- og tidsmæssige ressourcer, som man ofte mangler i egen organisation 
• Tilføre viden om everandørerne i markedet, for at sikre, at det er de rigtige og relevante systemer der udvælges til tilbudsgivning
• Ønske om ikke selv at skulle ”opfinde” alt forfra, men i stedet følge et struktureret og afprøvet anskaffelsesforløb der sikrer høj kvalitet og minimalt tidsforbrug
• Sikre en uvildig og objektiv beslutning, hvor interne politiske forhold ikke bliver afgørende
• Undgår ubehagelige overraskelser på områder som leverandøren har ”glemt” at inkludere
• Sikre et projekt der er ”skruet” rigtigt sammen i forhold til at sikre en succesfuld projektgennemførelse
• Minimering af økonomiske og projektmæssige risici
• Sikring af den forretningsmæssige forankring af projektet og det nye system
• Sikkerhed for at opnå den bedste pris fra leverandøren

 

Det kan desuden være en god idé at tage anden ekspertise med på råd. Det gælder for eksempel juridisk hjælp til udformning af kontrakten, eller kolleger der arbejder i samme branche.