Att slå i en spik med en gräsklippare

Trots att marknaden kontinuerligt förändras och utvecklas konstaterar jag att de flesta företag och organisationer ännu upphandlar nya system på samma sätt som för 15-20 år sedan. Man gör en översyn av sin verksamhet och lägger stort fokus på att bygga en upp kravspecifikation som täcker alla de behov som identifierats vid kartläggningen. Ofta blir det en omfattande kravförteckning med hundratals och ibland tusentals krav. Då många företag idag redan har erfarenhet ifrån en eller två tidigare upphandlingar och systembyten tidigare i historien så försöker också många utföra denna kartläggning och kravanalys på egen hand.

Det är inget fel i att göra detta på egen hand och det är inget fel i att göra en kartläggning så länge den görs med rätt glasögon. Jag hävdar att även den mest orutinerade personen kan sätta ihop en kravspecifikation baserat på information från intervjuer och arbetsmöten. Problemet är att den i de allra flesta fallen bygger på en förteckning av vilka funktioner som ska ingå i det nya systemet. Det är således en förteckning över VAD systemet ska kunna utföra men det säger inget om vad som är SYFTET och VARFÖR det ska användas och vad RESULTATET ska bli.

Man kan i en funktionell kravspecifikation beskriva sitt krav som att det ska vara möjligt att slå i en spik med verktyget. Baserat på enbart detta krav går det att hävda att man med en gräsklippare kan slå i en spik. Det är kanske inte optimalt men det fungerar. Och dessutom får ju kunden en bonus genom att dessutom kunna klippa gräset med verktyget. Vad leverantören istället behöver veta är varför ska kunden slå i en spik? Hur ofta? Vilken typ av spik? Hur ser underlaget ut? Är det verkligen spik kunden behöver slå i, eller är det kanske skruv och mutter som behövs?

Alla företag arbetar idag processorienterat. De är inte alltid väldokumenterade men processerna finns och de behöver kontinuerligt optimeras för att verksamheten ska utvecklas och vara konkurrenskraftig. Ett nytt affärssystem har avsevärda möjligheter att skapa förutsättningar till att utveckla en verksamhet men inga förbättringar uppstår utan att man lägger stort fokus på det före och under upphandlingen. I det perspektivet ger den funktionella kravspecifikationen ett mycket begränsat stöd.

Mitt råd till dig som står inför en upphandling är att undvika kravkonsulter som snickrar ihop kravspecifikationer och istället ta hjälp av konsulter med förmåga att lyfta fram den potential till utveckling av verksamheten som finns och baserat på detta fastställa vilken typ av systemstöd som behövs samt lägga en strategi för HUR och NÄR det ska upphandlas och implementeras för att skapa mest effekt för verksamheten. När det gäller byte av affärssystem är det faktiskt verksamhetens framtid som står på spel och då bör investeringen betraktas som ett strategiskt initiativ för att utveckla verksamheten.