Master Data på väg att bli morgondagens största problem

Master Data är på väg att växa fram som en av de största utmaningarna för alla företag. Oavsett om företaget har ett stort heltäckande affärssystem eller en fragmenterad systemmiljö bestående av många olika system så är bristande datakvalitet ett problem. Det är inte heller någon självklarhet att ett nytt stort affärssystem löser problemet, det kan istället bli så att ett befintligt problem konserveras och blir permanent.

Det finns tre primära orsaker till att Master Data är på väg att morgondagens största utmaning:

1. De flesta kunder som använt samma affärssystem i ca 15-20 år bygger hela sin grundlogik på en konfiguration och informationsstruktur som präglades av företagets status för 20 år sedan och saknar möjlighet till förändring för att efterleva de nuvarande behoven av Master Data och information. Informationsmassan har vuxit okontrollerat och utan någon genomtänkt strategi.
2. Volymen av data och information har ökat exponentiellt under de senaste 10-15 åren. Vi lagrar allt mer information för allt fler objekt samtidigt som städning och strukturering av data hamnat på efterkälken. I den stora massan av information (oavsett om det ligger lagrat inom samma eller många olika systemen) drunknar idag många företag i information som är fragmenterad och delvis missvisande.
3. Det är idag allt fler användare som är beroende av tillgång på aktuell information. I de flesta organisationer är det upp till 95% av alla anställda som dagligen använder eller påverkas av affärssystemet och dess information. Det innebär att väldigt många beslut fattas på den information som är tillgänglig.

Tyvärr är det inte alla som förstår vad Master Data egentligen handlar om. De som saknar kompetens och erfarenhet tror att det enbart handlar om att ha struktur i sina kunder, artiklar, leverantörer och projekt. Det handlar dock om mycket mer än så. Master Data handlar om att förstå värdet av informationen, vilka beslut de ska understödja, vilka användare som behöver informationen och när samt hur informationen sammanställs.

Vidare är Master Data något som kräver underhåll. På samma sätt som att verksamhetsprocesser behöver en processägare och en plan för utveckling kräver även Master Data informationsägare och en långsiktig plan för underhåll och utveckling. Ägarskapet för verksamhetsprocesser och Master Data hänger samman men behöver nödvändigtvis inte vara samma.

Även om problematiken är likartad oavsett om man har ett heltäckande affärssystem eller flera fristående applikationer blir problemet mer accentuerat när man har en fragmenterad systemmiljö. I takt med att varje enskild applikation ska underhållas och utvecklas krävs det säkerställande av hur detta påverkar den övergripande planen och strukturen för organisationens Master Data.

Master Data är på väg att bli morgondagens största utmaning och ett hinder för att uppnå ökad effektivitet. Efter många genomförda förstudier och strategiprojekt visar det sig att 9 av 10 företag har uppenbara brister i sin Master Data och den största utmaningen är att de saknar förståelse och erfarenhet för att kunna förebygga och åtgärda problemet. Problemet uppenbarar sig i samband med ett systembyte men vållar ofta så stora utmaningar att kunden ofta väljer att senarelägga sin ”städning” av gammal data till efter driftstarten vilket avsevärt försämrar förutsättningarna för det nya systemet.

Det är viktigt att tidigt göra en analys av hälsotillståndet på företagets befintliga informationsstruktur och jämföra denna mot målbild som finns gällande den framtida informationsmodellen. Det räcker sällan eller aldrig att enbart konvertera gammal till ny data, det handlar minst lika mycket om att upprätta nya villkor för livscykeln för hur information ska skapas, förädlas och underhållas i takt med verksamhetens processer utvecklas.