Affärssystemet en konkurrensfaktor i den digitala tidsåldern
10 aug 15
Trenden är kristallklar. Affärssystemets betydelse för verksamheten ökar för varje år, och det råder ingen som helst tvekan om att affärssystemet idag är en direkt och avgörande konkurrensfaktor. Det har dock inte alltid varit så. Under väldigt många år var affärssystemet primärt ett bokföringssystem som höll ordning på genomförda händelser och transaktioner vilket förenklade avstämning och kontroll vid månadsbokslut och årsbokslut. Det handlade då främst om att få klarhet i vad man redan gjort och vad det ekonomiska utfallet blivit av det man redan hade gjort. Det handlade om uppföljning och inte om styrning.
När vi nu har tagit klivit in i den digitala tidsåldern har affärssystemet fått ett annat syfte, nu handlar det istället om att kunna planera, förutse och styra verksamheten och därmed kunna påverka verksamhetens händelser och därmed även det ekonomiska utfallet. Detta innebär att affärssystemet blivit ett hjälpmedel för att styra, utveckla och förbättra verksamheten.
Efter att ha medverkat och haft insyn i hundratals upphandlingar och implementeringsprojekt kan jag dock konstatera att det inte är någon självklarhet att affärssystemet bidrar till en förbättrad verksamhet. Det finns ett klassiskt och lite elakt uttryck som lyder ”A fool with a tool is still a fool” vilket innebär att ett verktyg är enbart ett verktyg och leder aldrig till någon förbättring om det inte används på rätt sätt.
Alla organisationer som byter system har en lång kravlista på vad det nya affärssystemet ska uppfylla och hur verksamheten ska dra nytta av dessa funktioner. Samtidigt är det långt ifrån alla organisationer som lyckas realisera de förbättringar som förväntats. Det beror på att det råder en missuppfattning att standardsystem är bra därför att de innehåller alla de funktioner som ett modernt företag behöver. Det är förvisso korrekt att standardsystem oftast innehåller väldigt många funktioner men det innebär inte per automatik att det nya affärssystemet skapar någon förbättring för den egna organisationen. Det krävs väsentlig kunskap och erfarenhet för att konfigurera ett affärssystem så att det förstärker och bevarar de processer som är unika för verksamheten samtidigt som det ska förbättra och utveckla de processer som är mer generiska för alla företag och organisationer.
I den digitala tidsåldern handlar allt om ”lean”. För att behålla och utveckla sin konkurrenskraft krävs det att verksamhetens processer effektiviseras och att antalet delprocesser reduceras. Reduktion av antal delprocesser och förädlingssteg ökar kvaliteten på respektive transaktion genom att det minskar antalet felkällor samtidigt som det skapar fokus för en annars splittrad organisation.
Den digitala tidsåldern handlar också om att utnyttja den nya tekniken till att i realtid inhämta och utbyta information med omvärlden och kunna agera på signaler och konstaterade trender innan negativa händelser har uppstått. För att uppnå detta krävs kommunikation med kunder, leverantörer och partners. Vidare kräver det att den egna personalen har utbildats i ett digitalt arbetssätt.
En bärande grund till den digitala tidsåldern är fenomenet ”molnet”. Genom att lägga ut affärsprocesser och information på nätet har vi öppnat upp dörren till en värld med stora möjligheter till att sprida samt hämta in och utnyttja tillgänglig information. Genom molnet kan vi skapa informationsnav där många parter kan utbyta aktuell information. Samtidigt är det via molnet möjligt att effektivisera sin egen verksamhet och utnyttja de tjänster som finns tillgängliga och oftast till en väldigt låg kostnad.
Världens numera största taxibolag Uber äger inga egna taxibilar. Världens största hotellverksamhet Airbnb äger inga egna hotellrum. Dessa företag är exempel på verksamheter som utnyttjar den digitala världen till att utveckla, renodla och förbättra sin verksamhet och konkurrenskraft. Alla organisationer kan inte omvandlas på samma sätt och i samma grad som dessa exempel men alla organisationer har definitivt en potential till utveckling och förbättring genom att utnyttja de möjligheter som erbjuds via moderna affärssystem samt de tjänster som erbjuds i den digitala och molnbaserade världen.
Vi har ännu bara sett början av digitaliseringen. Under det följande decenniet kommer vi uppleva stora förändringar i hur företag och organisationer kommunicerar med omvärlden och bedriver sin verksamhet. Affärssystemet har en väldigt viktig roll i denna förändringsprocess och det gäller att planera för de förändringar som kommer. Framtiden är oerhört spännande och öppnar upp många nya möjligheter – men enbart för de organisationer som vågar och har viljan att förändras. Börja redan idag och bli en vinnare imorgon!