Därför går så många BI-projekt fel

Beslutstöd, eller Business Intelligence (BI) om ni vill, tillhör ett av de mest prioriterade behovsområdena hos företag som redan har ett fungerande affärssystem och ej står inför uppgradering eller utbyte. Även om företagen är nöjda med sina affärssystem efterfrågar de bättre tillgång på information. Som en följd på detta initieras ett BI-projekt och krav på ett BI-verktyg sammanställs varefter leverantörerna väller in med oftast väldigt välregisserade systemdemonstrationer. Och självklart imponeras kunderna över den visuella grafiken och verktygens smidighet med att vrida på information. Vid en jämförelse med affärssystemens tråkiga gränssnitt ligger BI-verktygen ljusår före när det gäller presentationseffekter.

När väl inköpet är genomfört inleds arbetet med att kartlägga data och bygga en snillrik arkitektur för hur efterfrågad information ska hämtas, tvättas, bearbetas, förfinas och lagras. Ut kommer så småningom ett flertal presentationskuber som fördelas till de olika användargrupperna. Inledningsvis sprider BI-verktyget nyhetens behag och användarna förundras över hur enkelt det är att klicka sig fram i verktyget och borra sig ned i informationen.

Efter en tid uppstår dock ofta en viss tystnad och tvekan kring verktyget och informationen. Efter ytterligare en tid uppstår oro och förvåning över att den visualiserade informationen kan påvisa sammanhang och resultat som helt talar emot vartannat. Och någonstans i denna fas börjar det framkomma en sanning som säger att BI inte handlar om att skaffa sig ett verktyg utan att det istället handlar om att ifrågasätta och klarlägga ansvarsroller, styrprinciper, ledningsfrågor, rapporteringsvägar och mycket annat som primärt har med ledning och organisation att göra och i mycket liten skala har med IT att göra.

Det är viktigt att poängtera att inte alla går i denna fälla, men tillräckligt många för att det ska vara ett problem. Det går att räkna upp många företag och organisationer som först efter sitt andra eller tredje försök gällande BI hittat rätt sätt att angripa behovsområdet. Och i samtliga fall handlar det om att man lyckats få ihop en koppling från affärsplaner och processansvar ned till de underliggande transaktionerna som passerar i vardagen. Och i de flesta fall har BI-projektet krävt en uppdatering och förändring av både roller och ansvar i organisationen, av den anledningen att tidigare principer för rapportering och utdata inte varit synkat med organisationens sätt att leda verksamheten.

Bakgrunden till problematiken är att många företag och organisationer successivt förändrar sitt sätt att leda verksamheten men att modellen för roller, ansvar och rapportering i många fall lever kvar i en äldre version som inte går i takt med vart företaget står idag. Att på denna grund köpa in ett BI-verktyg innebär att man fyller cement på en redan hård och obrukbar plattform.

I grund och botten är ett BI-projekt väldigt likt ett projekt där man ska upphandla och byta affärssystem. Det handlar om att ifrågasätta organisationens hälsotillstånd och säkerställa att organisationens uppbyggnad med styrning och ledning samt ansvarsroller fungera på ett optimalt sätt för att därefter börja värdera kvaliteten på den data som ska brukas som underlag för den framtida rapporteringen.

Och samma sanning gäller för BI-system som för Affärssystem, att ett nytt system kan sällan avhjälpa befintliga problem, det är enbart ett hjälpmedel som kan skapa förutsättningar för förbättringar.