Affärssystem dåliga på projekthantering

Projekt och projektarbete är något som historiskt förknippats med bygg- och entreprenadverksamhet. Under de senaste 30 åren har dock begreppet projekt börjat tillämpas för alla typer av aktiviteter som utförs av personer eller intressenter som arbetar i en temporär organisation under en begränsad period. Projekt är den naturliga arbetsformen för utförande av arbete/leveranser i tjänsteföretag och inte minst hos konsultföretag som helt lever på att debitera tjänster efter utfört arbete. Även inom många andra branscher och industrier är numera projekt vanligt förekommande. Det mest förekommande exemplet inom industri är att i princip all utveckling och lansering av nya produkter sker i projektform. Ett annat exempel är att organisationsförändringar ofta drivs som ett projekt och där det kan krävas avsevärda investeringskostnader för att kunna genomföra projektets syfte. Således har projekt blivit en arbetsform som idag finns hos merparten av alla företag och organisationer.

Följden av ovanstående betraktelse är att nästan alla företag och organisationer har behov av ett systemstöd för att kunna planera, mäta och styra sina projekt. Även om omfattningen och djupet av behovet skiljer från företag till företag så har de flesta företag ett grundläggande behov av att mäta tid och kostnad för sina projekt. I vissa fall behövs även stöd för att kunna planera, bemanna och styra resurs- och kompetensbehovet i pågående och planerade projekt.

Ett problem är att merparten av dagens affärssystem (med avseende på sk standardsystem) genomgående har stora brister när det gäller projekthantering. Till detta räknas exempelvis stöd för: projektbudget, projektredovisning, prognosstöd, successiv vinstavräkning, projektdagbok, resursplanering, projektrelaterad inköpsprocess samt dokumenthantering. Självklart finns det nischade affärssystem som fokuserar huvudsakligen på dessa områden men som i gengäld saknar stor del av övriga verksamhetsbehov såsom: orderhantering, lagerstyrning, inköp, reklamation, etc.

Majoriteten av alla företag och organisationer i Sverige klarar sig huvudsakligen med ett standardsystem för merparten av sina verksamhetsbehov och har därför ett standardsystem och i många fall i komplement med ett eller få stödsystem kring standardsystemet. Dock, när behovet av projekthantering växer till den nivå där det blir ett faktiskt problem så blir det en utmaning för organisationen att lösa detta behov. Det går att lista väldigt många exempel på företag som gjort försök att köpa till fristående tidrapporteringsfunktioner, fristående projektsystem, avancerade bemanningssystem, kalkylsystem, etc. I de allra flesta fall har resultatet blivit en halvmesyr där det grundläggande behovet långt ifrån har kunnat tillfredsställas.

Det normala standardsystemet kan ofta hantera begreppet projekt i konteringssträngen och i vissa fall går det även att koppla projekt till kundorder och produktionsorder för att få någon form av projekthantering. Dock, när behoven av mer praktisk projektplanering och projektstyrning uppstår så kan detta vanligtvis inte stödjas av affärssystemet.

Det är tyvärr inte lätt att ge några generella råd eller föreslå enkla lösningar för att råda bot på denna situation. Att välja väg mellan ett standardsystem eller ett projektsystem är oftast en genväg som inte finns, det totala behovet är oftast mer komplext och att integrera ett affärssystem och ett projektsystem blir ofta väldigt kostsamt och komplext att underhålla.

Viktigt är dock att kunden gör en grundlig analys av sitt behov även på lång sikt innan man tar steget att lösa det kortsiktiga behovet genom att köpa in enkla sidosystem som riskerar att cementera redan dåliga rutiner och processer kopplade till projekthanteringen.