Dialogbaserad upphandling slår ut svaga leverantörer och ger nöjdare kunder!

I upphandlingar hör vi ofta från leverantören att deras erfarenheter och ”best practices” kan hjälpa kunden att bli avsevärt effektivare i sin verksamhet. En annan återkommande kommentar är att leverantörerna gärna ser en djupare dialog med kunden under upphandlingen för att bättre förstå kundens behov och kunna presentera relevanta lösningar. Även kunderna har ett stort intresse av fördjupad dialog och att få del av leverantörernas erfarenheter och kompetens för att kunna effektivisera sin verksamhet.

Vi har i tidigare blogginlägg berört att kunderna behöver genomföra en fördjupad genomgång av systemfunktionerna för att inte köpa grisen i säcken och att en leveransspecifikation är avsevärt mer relevant i en upphandling än en kravspecifikation. Jag tänkte nu belysa hur vi ser att man kan jobba under en upphandling för att i en fördjupad dialog med leverantören utarbeta en leveransspecifikation som säkerställer att kunden inte köper grisen i säcken.

Det vanliga förfaringssättet i en upphandling är att kunden utarbetar ett förfrågningsunderlag som leverantören svarar på genom att lämna en offert, därefter genomförs ett antal strukturerade systemdemonstrationer för att slutligen avsluta med en verifiering av detaljer samt en avtalsförhandling. Utgångspunkten i detta förfarande är mycket att utvärdera systemets funktionalitet och leverantörens förmåga att införa systemet. Detta förfaringssätt brukar fungera bra för att säkerställa att kunden får ett kvalitativt system. Däremot är det sämre för att återvinna leverantörens erfarenheter från andra kunder och leverantörens kompetens inom verksamhetseffektiviseringar.

För att komma till rätta med svagheterna i traditionella upphandlingar och bättre ta tillvara på leverantörens kompetens och erfarenheter har vi i vissa upphandlingar vänt på upphandlingsmodellen. Istället för att kunden skapar ett detaljerat underlag som leverantören får svara på ger kunden en övergripande bild av nuläget och en beskrivning av vad man vill uppnå i verksamheten. Istället för att genomföra systemdemonstrationer där kunden satt en detaljerad agenda genomför vi workshops där leverantören förväntas samla in information och beskriva sina erfarenheter. Resultatet av ansträngningarna ska bli att leverantörerna lämnar ett konkret kundanpassat lösningsförslag inkl. en specifikation av vad de kommer leverera (system, konsulttjänster och förbättringar) samt en prislapp för den offererade lösningen. Slutsteget är fortfarande en verifiering av detaljer i lösningen och en avtalsförhandling men baserat på ett underlag som kund och leverantör utarbetat i dialog och som bättre tar tillvara leverantörens erfarenheter.

Denna mer dialogbaserade upphandlingsform ger stora möjligheter för kund och leverantör att lära känna varandra bättre och hitta den bästa lösningen för kundens situation. Den ställer dock stora krav på leverantören och dennes konsulter. De leverantörer som inte strukturerat tar till vara på erfarenheter och bra arbetssätt från tidigare kunder och som främst fokuserar på systemuppsättningen kommer skoningslöst att slås ut. Å andra sidan kommer de leverantörer som är bra på att leverera förbättringar till sina kunder få stora möjligheter att visa på sin kompetens och vinna fler affärer.

Genom att genomföra upphandlingar dialogbaserat kommer det bli fler lyckade affärssystemsprojekt, färre men bättre leverantörer och nöjdare kunder.