Förändringsledning avgörande för att lyckas med affärssystem
14 feb 16
För varje år som går blir våra affärssystem allt större och mer innehållsrika när det gäller funktioner och processtöd. I snitt fördubblas ett affärssystem med 3-10 års frekvens. Den kortare tiden för små unga affärssystem och den längre tiden för de äldre och mer etablerade affärssystemen. Det ligger i sakens natur att kunderna successivt önskar mer funktioner och att leverantören breddar och fördjupar sitt system. Det positiva med detta är att kunderna erbjuds möjligheten att växa med systemet och slipper byta när verksamhetens behov ökar. Det negativa är att systemet successivt blir allt mer komplext att implementera och där ökade konfigurationsmöjligheter leder till risken att systemet skruvas sönder vid en implementering.
Alla kunder önskar ett flexibelt affärssystem där funktioner och processer kan modifieras i takt med att verksamheten växer och behoven ökar. Det man ofta glömmer i sammanhanget är att flexibilitet har en baksida som heter komplexitet. Det går helt enkelt inte att bygga flexibla system som samtidigt är väldigt enkla. Flexibiliteten bygger på att systemet har väldigt många möjligheter till inställningar av skärmbilder, ledtexter, processflöden, påminnelser odyl. Allt detta kan tyckas positivt men riskerar också att leda till en systemmiljö som kräver ett omfattande underhåll.
När vi befinner oss i anno 2016 kan vi konstatera att 60 % av de 25 största affärssystemen har funnits på marknaden i mer än 20 års tid. Det innebär att de har lång historik och är väldigt funktionsrika. Majoriteten av dessa affärssystem inkluderar processtöd, i mindre eller större skala, för nästan alla tänkbara processer. Det innebär samtidigt att implementeringen blir omfattande jämfört med hur det var för 15-20 år sedan då det enbart var några få processer som implementerades samtidigt. Till detta kommer att antal berörda användare har ökat från några få till att idag omfatta nästan samtliga anställda på företaget. Att implementera ett affärssystem idag innebär således att man dels ska sätta upp det för att stödja alla processer i verksamheten samt att samtliga anställda ska utbildas. Detta kan i många fall bli en nästan orimlig utmaning att lyckas med.
Som en extra krydda i sammanhanget ska läggas den stora naivitet som finns hos många kunder att ”vi ska enbart utgå från standardprocesserna i systemet” och därmed tror att de finns någon form av plug-and-play som leder till att man startar upp projektet, gör en teknisk installation och sedan är allt klart. Detta finns inte trots flera leverantörers envisa påstående om att de tillämpar paketerade installationer med sk acceleratorer. Snälla, gå inte på denna bluff. Visst finns det exempel på leverantörer som har lyckats reducera tiden för implementering men det utgår ifrån en form av copy-and-paste från tidigare installationer vilket inte ger någon som helst garanti för att det fungerar för nästa företag.
När man står inför situationen att samtliga anställda förväntas arbeta på ett nytt sätt imorgon och där även roller och ansvar delvis förändras som en följd av en ökad integration av verksamheten, då gäller det att planera för hur förändringsprocessen ska hanteras. Det krävs omfattande förberedelser och kontinuerlig kommunikation med ledare och personal igenom hela projektet. Och detta är inget som leverantören har kapacitet och förmåga att ge stöd till. Det ligger dessutom utanför leverantörens kontroll att kunna leda och styra förändringen hos kunden. Det är enbart kundens egen ledning och personal som har förutsättningar till att genomföra förändringen, dock givetvis med stöd av leverantören när det gäller de systemtekniska delarna.
Den tydliga trenden är att andelen förändringsledning i det totala projektet ökar i omfattning. De anställda behöver inte enbart få utbildning i systemets funktioner, det krävs också utbildning i nya arbetsrutiner, nya sätt att mäta och styra verksamheten samt intrimning av de nya roller som uppstår vid införandet. Till detta ska läggas införandet av ett nytt sätt att arbeta med systemförvaltning och det ansvar som bör läggas på processansvariga för att kontinuerligt utveckla och trimma processer och systemet. Detta kräver förändringsledning men är värt varje investerad krona. Förändringsledning har idag blivit helt avgörande för att lyckas med affärssystemet.