Uppgradering löser inte allt

Som en följd av konjunkturnedgången 2009 och det stopp i investeringar som följde, är det ännu 6-7 år senare många företag som sitter fast i en gammal infrastruktur och som har svårt att komma vidare. Fortfarande är det en avvaktande inställning till stora IT-projekt även om behovet idag är väldigt stort av att renovera både plattformar och applikationer.

I avvaktan på att få investeringsmedel har kunderna, vilket är förnuftigt, börja fundera över ”HUR” deras portfölj med applikationer borde utvecklas. Det handlar inte längre om ”Vilket system ska vi köpa?” utan man resonerar mer i termerna av ”Hur borde vi utveckla våra applikationsplattform?” och hur borde vår strategi framåt se ut? Poängen med denna något förändrade infallsvinkel är att den lägger större fokus på att koppla ihop strategin för applikationsportföljen med strategin för verksamhetens utveckling. Inte minst gäller detta inom koncerner där det kan finnas väldigt många olika applikationer.

Att få en koncern att diskutera och enas om ett eller flera gemensamma affärssystem är ett dödsdömt sätt att angripa frågeställningen. Politik och avvikande lokala förutsättningar leder alltid till att dialogen väldigt snabbt kommer att handla om ”vi” och ”ni” istället för om ett enda ”vi” och där de lokala behoven alltid kommer i första hand. Ingen vill på lokal nivå göra avkall på saker som eventuellt kan skapa nytta någon annanstans inom koncernen.

Istället ska diskussionen utgå ifrån hur företaget eller koncernen vill utvecklas när det gäller verksamheten med kunder, leverantörer, produkter och leveransformer. Vidare hur man vill samverka och utnyttja synergier inom bolaget eller koncernen. Först när denna diskussion har kommit igång och skapat en förståelse för potentialen för verksamheten på längre sikt finns det en grund att börja titta på applikationsportföljen som ska stödja utvecklingen.

Det är dock många företag som snabbt hamnar i fällan att direkt vilja utvärdera sitt befintliga affärssystem och ifrågasätta om det kan användas även inför framtiden. Och i samma andetag kommer diskussionen in på frågan om det befintliga systemet ska uppgraderas eller om det ska ske ett systembyte. Dessa frågor är givetvis relevanta men ännu viktigare är att få klarhet i hur verksamheten kommer att se ut 5-10 år framåt, innan man gräver ned sig i detaljer i affärssystemet.

Tyvärr finns det en ganska naiv inställning till ”uppgradering”. Många tror, delvis rätt men också radikalt felaktigt, att uppgradering av det befintliga affärssystemet till en nyare version är en genväg att komma framåt och att det är en ”smidig” väg att undvika stora kostnader. Visst låter det lockande att göra en uppgradering där det inte sker någon större förändring/påverkan ute i processerna och där man slipper alla tunga moment med förändringar, utbildningar, ombyggnad av integrationer etc.

Det många inte inser är att uppgradering faktiskt cementerar ett gammalt arbetssätt. Har man använt ett och samma affärssystem i 10-15 år är problemet att systemets konfiguration och inte minst modell för master data, rapportering och analys inte speglar företagets nuvarande behov, och framför allt inte de behov som föreligger om man blickar 5-10 framåt. Av detta skäl är faktiskt uppgradering ett alternativ som borde plockas bort från listan över alternativ när det gäller utvecklingen framåt.

Om man är tillfreds med nuvarande system och nuvarande leverantör/partner finns det kanske inget direkt skäl att byta system. Däremot kan det faktiskt skapa ett stort mervärde att göra om hela installationen och bygga modellen och konfigurationen på hur företaget ser ut idag och därmed också kunna nå full nytta med systemets aktuella styrkor. Det är inte ovanligt att företaget inte kan utnyttja alla nya finesser pga att det finns inbyggda konflikter i en gammal uppsättning av systemet. Uppgradering kan verka vara en billig och snabb lösning men tyvärr löser det sällan de grundläggande behoven och nyttan med investering i bli begränsad eller tom negativ.