HR-strategi eller HR-system?

HR är hett. Det ser vi när vi nu bjuder in och genomför seminarier runt om i landet. Det är fullsatt varje gång och intresset på marknaden är väldigt stort. Och visst är det glädjande att personalfrågan har uppmärksammats och att allt fler organisationer insett betydelsen av att utveckla sina HR-processer. Samtidigt infinner sig snabbt en del följdfrågor som är viktiga att fundera på.

Ett väldigt vanligt scenario är att det till våra seminarier kommer flera personer från varje personalavdelning med intresse av att få inspiration när det gäller HR. Det visar sig dock ofta att störst fokus ligger på att få information om marknaden för att därefter kunna köpa in ett HR-system. Man har vuxit ur det gamla systemet eller har kanske enbart haft Excel som verktyg tidigare.

Det intressanta med HR och marknaden för HR-system är att det idag finns en ganska stor flora med system och där flertalet system erbjuder möjligheten att börja i liten skala med få processer för att med tiden växla upp användandet till att täcka många HR-processer. Och utifrån detta perspektivet är det lockande att teckna sig för ett begränsat abonnemang och ”starta upp”. Då marknaden primärt erbjuder molnbaserade lösningar kan uppstarten oftast ske med en relativt begränsad insats.

Frågan är dock vad konsekvensen blir i ett längre perspektiv när man försöker nå en konsoliderad infrastruktur där personalinformationen ska utbytas mellan ett flertal olika system så som lönesystemet, HR-systemet, schemaplaneringssystemet, affärssystemet, projektsystemet, etc. Man kan lätt hamna i ett dilemma där man inser att personaldata faktiskt måste lagras i ett flertal system för att helheten ska fungera. Och utbyte av personaldata blir ibland mer komplext än vad man initialt kan föreställa sig.

Inte sällan visar det sig att man först bör göra en generell översyn av den befintliga plattformen för IT-system samt värdera det ”akuta behovet” av HR-system mot den målbild man har för personalprocesser generellt varav HR är en del av helheten. Som övriga personalrelaterade processer kan nämnas attestflöden, faktureringsflöden och rapporteringsflöden som till stor del hänger samman med affärssystemet. Det finns scenario där dessa flöden kan betraktas som helt frikopplade från HR-processerna och det finns scenario där det definitivt finns skäl att samordna dessa processer med HR-processerna.

Budskapet är att inskaffandet av ett HR-system ibland/ofta bör föregås av en strategisk planering med koppling mot affärsmål, IT-strategi, förvaltningsmodell, etc. Detta för att undvika att behöva backa eller byta HR-system efter några år. Vidare finns det skäl att tidigt ta fram en plan/modell för hur HR-processer ska införas ifall de inte funnits tidigare. Och beroende på hur denna plan/modell utformas kan svaren leda fram till olika typer av HR-system även om de funktionella kraven inte pekar i någon enskild riktning.