Kravanalytiker – varför då?

Allt oftare ser vi företag som söker en kravanalytiker och där behovet handlar om att utarbeta en kravspecifikation. I grund och botten handlar det oftast om en upphandling där företaget avser att köpa in ett nytt IT-system eller programutveckling för att utveckla ett system.

Min konklusion efter många års arbete med upphandlingar är att ofta råder missuppfattning om vad upphandling och kravarbete handlar om. Inte sällan verkar det finnas en inställning från kunden att ”om vi bara får hjälp av någon som kan formulera våra krav så blir det en bra kravspecifikation”. Man verkar tro att den viktigaste delen i upphandlingen är kravspecifikationen och att om den utarbetas av en professionell kravanalytiker så är man i hamn. Det som förvärrar situationen är att samma typ av kund med denna inställning också tror att man med externt stöd kan köpa sig fri från eget arbete och insats under upphandlingen.

Visst har kravspecifikationen ännu en viktig roll att spela när det gäller att teckna avtal om vilken produkt som levereras och hur den ska levereras men de funktionella och processorienterade kraven är enbart en mindre del av det arbete och de underlag som måste fram under upphandlingen för att säkerställa att den planerade installationen/systembytet ska leda till de förbättringar och nytta som förväntas.

Min kritik vänder sig i sak inte mot kåren av kravanalytiker utan mot uppfattningen att en upphandling primärt baseras på en kravspecifikation. Jag konstaterar att i många upphandlingar där HerbertNathan & Co leder arbetet så hamnar vi i en roll med ren affärsutveckling ihop med ledningsgruppen, trots att uppdraget initial handlade om stöd för att kravställa ett nytt system.

Inte sällan visar det sig att kunden saknar mognad till att kunna kommunicera hur deras verksamhet bör förändras för att kunna utvecklas. Att i detta läge sätta igång och skriva en kravspecifikation är inte bara dumt utan direkt skadligt då det enbart leder till cementering av gamla rutiner. Då handlar det istället om att coacha företaget igenom en förändringsanalys och upprätta målbilder som förankras mot affärsplanerna. Först när detta är på plats finns det förutsättningar att kunna utarbeta ett kravunderlag för en upphandling.

Den otålige menar då att det tar för lång tid. Ibland är det bråttom och behovet av ett nytt IT-system är så stort att man måste ta genvägar. Även detta är ett grovt feltänk. En upphandling avser ofta en applikation som ska användas i åtminstone 10-15 år och då bör upphandlingen baseras på en starkt förankrad målbild om hur verksamheten ska förändras för att hänga med och vara konkurrenskraftig. En ny applikation kommer inte att leda till framgång i sig själv även om kravspecifikation en utarbetats av en sk kravanalytiker.

Varje gång jag ser en rubrik om att ett företag söker en kravanalytiker tappar jag intresset för att erbjuda stöd. Inte alltid, men ofta, visar det sig att kunden har en väldigt teknisk syn på upphandling och kravarbete vilket inte kommer att leda till en framgångsrik implementering och systeminförande.