Nej – Affärssystemet löser inga problem!

Gränsen mellan optimism och dumhet är ibland hårfin. När det gäller affärssystem är det lika vanligt med det ena som det andra. Även om alla ”egentligen” förstår att ett affärssystem enbart är ett verktyg helt utan egen intelligens så förs affärssystemet ofta fram som en frälsare som kommer att lösa alla de problem som finns inom organisationen. Ibland bygger hela investeringskalkylen på att ett nytt affärssystem ska installeras och därefter uppstår alla de nyttor som identifierats. Den beska sanningen är dock att väldigt många nyttor blir aldrig realiserade.

Felet hänger egentligen inte ihop med vare sig affärssystemet eller de identifierade nyttorna. Felet har istället direkt koppling till den naiva inställningen att ”det är affärssystemet” som ska skapa nyttorna. Det är istället så att affärssystemet aldrig skapar några nyttor. Affärssystemet är ofta en förutsättning för att kunna realisera nyttor men det skapar aldrig några nyttor enbart därför att det blivit installerat.

Vanliga exempel på vanliga missuppfattningar är att ”med ett nytt affärssystem kommer vi få enhetliga processer inom koncernen” samt att ”med ett gemensamt affärssystem får vi bättre kvalitet på vår masterdata”. Detta är så långt ifrån verkligheten man kan komma.

Om man har haft flera olika affärssystem inom en koncern och inför ett nytt gemensamt affärssystem krävs det ett väldigt omfattande förändringsarbete och en översyn av organisationen för att harmonisera roller, ansvar samt informationsmodellen för rapportering och styrning. Inget av detta förändras eller förbättras med ett gemensamt affärssystem utan att man handgripligen genomför det förändringsarbete som krävs för att tvinga igenom harmoniseringen. Det nya affärssystemet förändrar inget bara för att det finns.

Den mest naiva uppfattningen gäller fenomenet att ”med ett gemensamt affärssystem kommer hela koncernen tvingas att följa systemets processer och därmed blir det enhetligt inom koncernen”. Sorry, det är faktiskt inte så enkelt. Det finns väldigt många olika sätt att missbruka ett affärssystem och det spelar ingen roll om det är ett litet affärssystem eller om det heter SAP och påstås vara bergsäkert. Det räcker inte som grund för att gemensamma processer ska uppstå.

För att undvika eventuella missförstånd – ofta är affärssystemet en ovillkorlig förutsättning för att införa gemensamma processer och gemensam masterdata. Utifrån detta perspektiv är affärssystemet kanske helt nödvändigt att införa. Men att tro att de positiva effekterna uppstår av sig själva är både optimistiskt och dumt. Det krävs ett hårt och långt arbete för att införa ett nytt systemstöd och projektet är primärt ett förändringsprojekt och i väldigt begränsad omfattning ett tekniskt projekt.

Det finns inga genvägar till att nå framgång. Oavsett om det gäller ett sk ”standardsystem” eller om det avser en molnlösning så är det helt nödvändigt att organisationen formeras för att utnyttja systemet på ett optimalt sätt och för att därefter kunna realisera de nyttor som identifieras.

Erfarenheten visar dock att arbetsinsatsen för att realisera nyttorna normalt är flerdubbelt större än vad som estimerats innan projektet startades. Utmaningen är att ta steget från ”driftsatt system” till ”realiserade nyttor”. Ledtiden från driftstart till realiserade nyttor är ofta ca 18-36 månader. Den långa ledtiden hänger samman med den tid det tar att formera och effektivisera organisationens användning av systemet och den tid som krävs för att aktivera alla de funktioner som krävs för att få full effekt på nyttorna.

Men återigen, affärssystemet löser på egen hand inga problem. Det är den organisatoriska implementeringen som är nyckeln till framgång och det är den som realiserar nyttorna.