ERP

Strategin viktigare än valet av affärssystem

Vi möter dagligen nya kunder som planerar att utarbeta en affärssystemsstrategi. Så långt är allt väl. I en tid där förändringar sker med ljusets hastighet är det mer eller mindre nödvändigt att företaget med några års mellanrum uppdaterar eller utvecklar en ny affärssystemsstrategi.

I takt med att omvärlden förändras behöver alla organisationer anpassa och uppdatera sina affärsplaner och mål framåt. De flesta organisationer har detta som en årlig aktivitet vilket resulterar i en uppdaterad affärsplan som framläggs och beslutas av styrelsen. När det gäller affärssystemet är det dock dessvärre så att merparten av alla organisationer saknar en aktuell strategi för hur detta ska utvecklas och förbättras framåt.

Det som förvånar är att merparten av de företag som tar kontakt med oss och framför att man ska ta fram en strategi för affärssystem egentligen bara vill få svar på vilket affärssystem man ska köpa. Detta skapar frågeställningen om kunden egentligen förstår vad ordet ”strategi” egentligen innebär. Att man ska köpa och installera ett specifikt affärssystem kan knappast betraktas som en strategisk plan, snarare visar det på en brist på insikt om vilken roll affärssystemet har för företagets utveckling.

Vad bör då en strategi omfatta?

Det viktiga är att ta utgångspunkt i vart verksamheten är på väg med en tidshorisont av 5-10 år. Det går givetvis inte att fastställa en konkret karta för verkligheten 10 år framåt men det gäller att se i vilken riktning som verksamheten kommer att förändras under de kommande åren. På vilket sätt kommer eller bör processerna förändras, hur kommer handeln med kunderna att förändras, hur kommer lager, transport och logistik att förändras, etc. Alla dessa kund- och leverantörsorienterade processer kräver ett modernt och aktuellt systemstöd. Detsamma gäller de interna processerna för administration och ekonomi. Inkluderat är detta är att se över hur roller och ansvar kommer att förändras.

När förändringskartan är konkluderad behöver man få fram en behovsbild gällande vilken typ av systemstöd som krävs för att både stödja och kunna utveckla processerna i rätt riktning. Detta inkluderar även hur informationsflödet inom och till/från omvärlden bör utvecklas. Sakta växer det då fram ett kartotek av nyckelfaktorer som är kritiska för att verksamheten ska nå kunna realisera de mål som är uppsatta. Dessa nyckelfaktorer ska sedan omsättas i ett landskap av system som ger den bästa utväxlingen för verksamheten.

Det är viktigt att poängtera att när vi befinner oss i år 2017 är det inte längre självklart att man med ”Affärssystem” menar ett enskilt system såsom exempelvis IFS, AX eller SAP. Istället blir det allt vanligare att vi med affärssystem menar en ”plattform” där stora delar av verksamheten försörjs via ett affärssystem men där det ingår ytterligare ett antal kritiska system för att få en optimal helhet. Även om vissa skulle välja att kalla detta för en ”Best-Of-Breed” strategi är jag inte helt benägen att hålla med om det. Fortfarande är det vanligast att man lägger stor/större del av sin verksamhet i ett affärssystem men där utvalda processer av olika anledningar stöds via andra applikationer. Vi kan dock slå fast att det numera inte är ”Allt i ett paket” som gäller. Oavsett hur stort affärssystem man köper så är det sällan man får en optimal helhetslösning. Istället krävs det oftast ett samspel med fristående tredjeparts applikationer får att nå den flexibilitet som krävs för att stödja en föränderlig verksamhet.

En strategi bör också inkludera en konkret modell och beskrivning över hur verksamheten ska ta till sig den nya ”plattformen” av applikationer och i vilken ordning de bör implementeras för att dels ge minst skada till den pågående verksamheten samtidigt som de ska ge störst effekt och utväxling. Man ska ha klart för sig att införande av ett nytt affärssystem och en strategi framåt handlar om väsentligt mycket mer än att bara ”installera och utbilda”. Det blir en förändring för hela verksamheten och denna förändring bör kunden äga och styra själv istället för att bara åka med i en implementering som genomförs av en leverantör.

Vår erfarenhet visar att de organisationer som utarbetat en ”riktig” strategi för sitt affärssystem och systemlandskap framåt lyckas väsentligt bättre jämfört med de kunder som ”Bara väljer ett nytt affärssystem och drar igång en installation”. Erfarenheten visar till och med att strategin är viktigare än det affärssystem man slutligen väljer. Devisen är ”hellre välja det nästbästa affärssystemet med en genomarbetad strategi istället för att välja det bästa affärssystemet men sakna en strategi”.

Ovanstående handlar inte om att förringa värdet av det enskilda affärssystemet utan det handlar om skillnaden mellan att få ingen eller maximal utväxling av det affärssystem man väljer.

För att delvis förvärra problematiken ska man väga in att vi befinner oss i en tid där allt fler kunder inser möjligheten med molntjänster och är på väg in ett systemlandskap som består av en mix av lokalt installerade och molnbaserade applikationer. Detta bör vägas in i strategin då det är en fundamental skillnad mot den traditionella modellen med lokala system. Det finns i detta perspektiv inget rätt eller fel när det gäller lokalt eller molnbaserade system, men att mixa dessa två landskap kräver insikt och kompetens samt en klar strategi framåt när det gäller utveckling och förvaltning.