Är du verkligen redo för ett nytt affärssystem?

Den oerfarne och naiva kunden tror att byte av affärssystem handlar om att man byter affärssystem. Och det kan ju vid en snabb reflektion verka logiskt, men dessvärre är det är det större än så. Om man skulle sammanställa statistik över den tid som totalt sett förbrukas under ett affärssystemsbyte får man fram siffror som överraskar den som tidigare inte genomfört något liknande. Merparten av tiden åtgår till aktiviteter som beror organisation och information och enbart en begränsad del åtgår till själva systembytet.

En kund som haft sitt affärssystem i över 10-15 år (vilket gäller i princip alla organisationer) har nästan alltid en systemuppsättning som avspeglar den verksamhet kunden hade vid den ursprungliga implementeringen. Även om kunden försökt hänga med i uppdateringar med 2-3 års mellanrum är det ytterst få kunder som förändrat och anpassat konfigurationen i takt med att verksamheten har utvecklats och förändrats. Därmed har systemet och kunden successivt glidit ifrån varandra vilket också är en grund till att kunden upplever att det är dags att byta system.

Och ju längre kunden har haft sitt befintliga affärssystem desto större behov finns det normalt sett av att se över processer och informationsmodellen för att ge det stöd som verksamheten har behov av idag.

Det största misstaget och jobbiga uppvaknandet för kunderna är att det är tungt att genomföra dessa förändringar samtidigt som det nya systemet ska implementeras. Förändring tar tid och kräver både eftertanke och en genomarbetad strategi. Under ett systeminförande finns det normalt sett ingen eller väldigt begränsat med tid för att trimma in nya processer och en helt ny informationsmodell. Det bästa resultatet uppstår om merparten av detta har mejslats ut innan implementeringen påbörjas. Risken är annars stor att kunden enbart åker med i baksätet när leverantören sätter upp systemet och inför standardiserade processer som sällan ger något unikt värde till någon kund.

Det finns ingen genväg till ett framgångsrikt affärssystemsprojekt. Visst kan man kopiera och ta emot det som leverantören erbjuder som en standarduppsättning men vill man uppnå en utveckling av sin verksamhet är det inte den rätta modellen. Istället måste man själv ta ansvar för sina processer och etablera såväl ett ägarskap med ansvar och roller som ett väldokumenterat flöde som följer de kvalitetsnormer verksamheten tillämpar.

Det märkliga är att många kunder lägger oerhörd kraft och hundratals arbetstimmar på att få fram detaljerade och specifika kravspecifikationer men flyttar sedan över allt ansvar till leverantören när det gäller att leverera ett system som uppfyller kraven. Ofta med inställningen att vi ska hålla oss till standard och inte lägga på några anpassningar. Vad som ofta sker är att leverantören faktiskt lyckas med att konfigurera systemet och uppfylla merparten av alla funktionella krav men trots detta utan att verksamheten uppnår de processflöden som är kritiska för att få en verksamhet som är bättre än konkurrenternas.

De flesta kunder har oftast bråttom när de ska upphandla och införa ett nytt system. Men man glömmer bort (eller inser inte) att de förändring och förbättring som förväntas inte uppstår som följd av att man har ett nytt affärssystem. Istället står systemet för enbart ca 40-50% av förändringen, resten kommer av den utveckling man uppnått i processerna och den modell/strategi man tillämpat för att säkerställa realiserandet av effekterna.

Kunderna bör innan sin upphandling vara självkritiska och ställa sig frågan om de verkligen är redo att ta emot ett nytt system. De hälsokontroller vi regelbundet genomför av olika organisationer visar oftast att det krävs ett förarbete för att kunden ska orka igenom en implementering och uppnå de nyttoeffekter som estimerats under upphandlingen. Många kunder saknar insikt om den insats som faktiskt krävs för att lyckas och betydelsen av att ha gjort sin hemläxa innan implementeringen drar igång.