”Om vi bara får ett nytt Affärssystem…”

Har du hört den förr? Den som varit med i konsultbranschen under lång tid har ofta samlat på sig ett arkiv med återkommande och naiva repliker. Just denna repliken förekommer vanligtvis i två olika sammanhang. Det ena är från bolag som ägs av riskkapitalister och det andra är dotterbolag inom internationella koncerner. Och i båda fallen uppkommer repliken i en situation där ägaren eller moderbolaget utöver påtryckning för att få det aktuella bolaget att förklara varför resultatet inte når upp till förväntningarna samt vilka åtgärder som planeras sättas in för att förändra situationen.

Och när man pressar en ledning eller mellanchefer på deras resultat tillhör det tio i topplistan att man gärna tar till utvägen ”vårt befintliga system hindrar oss…”. Orsaken hänger samman med att en styrelse eller ägare har svårt att slå tillbaka. På den nivån saknar man förutsättningar att se igenom vad som är de bakomliggande orsakerna till brister eller negativa avvikelser.

Givetvis är det inte ovanligt att det befintliga affärssystemet (eller ”systemen” i pluralis, det handlar sällan om enbart ett enda system) är en belastning i företagets utveckling och delvis ett hinder för att förändra verksamheten. Så utifrån detta perspektiv kan man ge medhåll till repliken och ”försvaret”.

Det som istället gör att det ofta leder till en direkt negativ fortsättning är att det inte är ovanligt att man utifrån detta huvudmotiv direkt inleder en upphandling för att byta system. Och där det saknas en mer genomarbetad grund utöver att det gamla systemet är ”på väg att dö”. Och detta räcker definitivt inte som motiv till att byta system.

Ifall man som kund inte har en relativt klar bild över HUR ett nytt affärssystem ska bidra till företagets utveckling och vilka processer som kommer att förbättras samt kan beskriva förändringens karaktär, dess konsekvenser och de förutsättningar som krävs (utöver systemet) – ja, då ska man inte få grönt ljus till att få fortsätta sin upphandling. Det är en exceptionell naiv och till och med dum inställning att tro att ett nytt affärssystem ”bara kan leda till något bättre”. Detta stämmer inte, istället är det snarare så att ett nytt affärssystem faktiskt kan leda till något riktigt dåligt, om man inte har underbyggt sin investering och gjort sin hemläxa.

Nu ska detta inte misstolkas. Budskapet är inte att ett nytt affärssystem är farligt eller ska undvikas. Budskapet är istället att det finns inga genvägar till att uppnå en förbättring av sin verksamhet och att byte av system sällan är den medicin som gör patienten frisk. Däremot kan affärssystemet ihop med ett flertal andra initiativ så småningom leda till en förbättring av verksamheten. På samma sätt som en sjuk patient långsamt tillfrisknar via en kombination av mediciner, kosthållning, motion och mental träning.

Så när repliken ”Om vi bara får ett nytt affärssystem…” kommer upp ska man vara beredd att avkräva svar på åtminstone en mångfald av kritiska frågor innan man ger GO till att låta företaget gå vidare i processen att inleda ett systembyte. Det har hänt många gånger förr och det kommer att hända många gånger igen att företag som bytt affärssystem konstaterar att inget faktiskt blev bättre även om skärmbilderna ser lite trevligare ut än det gjorde i det gamla systemet. Det är onödiga och dyra erfarenheter som kan undvikas, men det kräver att man gör sin hemläxa.