Affärssystem och digitalisering

Våra senaste frukostseminarier hade rubriken ”Affärssystemets roll i en digitaliserad värld”. Vi hade satt rubriken för då vi märkt att våra kunder har många funderingar kring detta och då vi själva ställt oss frågan vilken roll affärssystemet kommer att spela i den fortsatta digitaliseringen av företag och organisationers processer. Ett huvudbudskap vi lämnade till alla som deltog på dessa seminarier var att digitaliseringen har pågått under lång tid, ännu pågår och kommer att pågå långt in i framtiden. Det är med andra ord inget som händer över en natt och de flesta organisationer har tid på sig att ställa om, men man har inte all tid i värden på sig.

Det räcker att, sett i backspegeln, konstatera ”Den bank som inte möjliggjort för kunden att hantera sina transaktioner via bankens webbsida hade inte överlevt” eller ”Det hotell som inte möjliggjort bokning av rum via webben hade fått mycket svårare med beläggningsgraden”, för att förstå att alla måste göra någoting och vissa måste göra mer.

Nu gör dock de flesta ”någonting” redan idag kring digitalisering. När vi frågar våra kunder vad de gör för att digitalisera sin verksamhet så får vi lite olika svar och det beror till stor del på att man lägger olika betydelser i begreppet ”digitalisering” eller att man kommit olika långt med uppgiften. För många organisationer handlar det fortfarande om att lyfta över alla processer och rutiner till olika IT-system fullt ut istället för med papper och penna och därmed undvika dubbelarbete vid registrering av data. För andra ligger innebörden i att ge mobil åtkomst till affärssystem eller andra verksamhetssystem och därmed ett arbetssätt att både ta ut information och registrera information mobilt. Ett tredje utvecklingssteg är att digitalisera olika blanketter som hanteras inom organisationen och därmed effektivisera och snabba upp olika arbetsuppgifter. Exempel på detta kan vara hantering av reseräkningar eller olika blanketter som skickas in till myndigheter och som numera kan ”fyllas i” digitalt med den grunddata som redan finns i organisationens IT-system. En fjärde variant är när organisationen integrerar mot externa databaser och webbsidor och läser in information i företagets verksamhetssystem för att optimera sina processer. De senaste årens snabba tekniska utveckling har öppnat upp för helt nya sätt att hantera exempelvis rekryteringsprocessen med skanning av data från exempelvis LinkedIn istället för traditionella platsannonser och ruttoptimering för transportföretag där man tar med information om väder och kösituationer för att beräkna bästa rutt. De 2 exemplen visar också på hur Big Data kommer att användas mer och mer som stöd för beslutsfattande.

Allt ovan pekar på att digitalisering är ett samlingsbegrepp för en mångfald av olika saker och som enskilt företag måste man fundera på vad digitalisering betyder för just sitt företag/organisation och anamma principen ”gräv där du står”. Detta görs enkelt med utgångspunkt från företagets olika processer och med frågan vad kan vi digitalisera ytterligare inom just denna process? Detta första steg i analysen kräver primärt att man frigör lite tid och en viss förmåga att tänka kreativt om möjligheterna med digitalisering.

Den som gör denna analys kommer ganska snart att upptäcka att det inte är företagets affärssystem som kommer vara det som löser digitaliseringen i alla delar. Tvärtom kommer det vara många andra applikationer som kommer behöva integreras mot affärssystemet för att digitaliseringen skall lyckas och bli genomförd. Därmed är vi tillbaka till rubriken på vårt seminarie ”Affärssystemets roll i en digitaliserad värld”; vi kan konstatera att affärssystemet fortsatt kommer ha en viktig roll i denna utveckling men att det blir än viktigare att bygga enkla gränssnitt och integrationer mot externa system och uppkopplade enheter. Enheter och system som kommer att hämta/lämna viktig data till affärssystemet och därmed förbättra effektiviteten och styrningen av företaget.