Molnbaserade HR-system kräver nya roller och ansvar

De molnbaserade HR-systemen vinner mark i en snabb takt. Det råder just nu boom på marknaden för HR-system och affärerna går mer eller mindre alltid till de leverantörer som erbjuder renodlade molntjänster.

I våra uppdrag vid framtagning av strategi för HR-system och inför upphandling förespråkar vi alltid att kunden ska tänka långsiktigt och redan tidigt planera för det framtida ägandeskapet av det nya HR-systemet. Detta leder ofta till en intern och delvis utmanande dialog kring roller och ansvar mellan IT och HR.

Under implementationen har HR en framträdande och kritisk roll då systemen till stor del är processbaserade och HR är experter på sina interna HR-processer. Vidare ska normalt mellan 40-80% av konfigureringsarbetet utföras av kunden själv (HR) och det nödvändiga förändringsarbetet ska också utföras av HR.

När implementeringen är slutförd och vardagen träder in fortsätter givetvis leverantören av molntjänsten att leverera kontinuerliga och täta uppgraderingar med utvecklad och ny funktionalitet. I denna vardag måste HR ha en ”organisation” för att i samspel med leverantörens Customer Success Manager, ta ställning till vilken ny funktionalitet som ska aktiveras och på vilket sätt det kan utveckla och förbättra kundens HR-processer. I annat fall kommer det nya HR-systemet att successivt förlora sitt värde och kunden glider iväg ifrån den utvecklingskurva som leverantören och systemet erbjuder.

Det är med andra ord hög tid för HR att ta ett aktivt ansvar för att äga, förvalta och utveckla sina systemstöd. Historiskt har ansvaret legat på IT att äga och förvalta ”personalsystemen” vilka dessutom oftast varit installerade lokalt med egen drift. I och med övergången till molnbaserade HR-system (mycket snart är 100% av alla HR-system molnbaserade) reduceras IT-avdelningens roll och ansvar till ett minimum med enbart ett ansvar för att övervaka och underhålla integrationer, följa upp IT-säkerhet och prestanda. För HR innebär övergången att de ställs inför en aktiv roll de saknar tidigare erfarenhet av, vilket medför att det krävs en ny typ av ”organisation”. Och vår erfarenhet visar att i stora och inte minst internationella organisationer har detta i flera fall blivit ett smärtsamt uppvaknande.

Inför ett planerat byte av HR-system rekommenderar vi att kunden väldigt tidigt (före upphandlingen) initierar dialogen om framtida roller och ansvar, så att alla parter är redo och införstådda med det nya ansvaret och den nya rollen den dagen systemet går i drift. Det allra bästa är om HR kan utnyttja implementationsprojektet till att växa in i sin nya roll.

Även för IT är detta en omställning då ansvaret vanligtvis minskar. På samma gång spelar IT fortsatt en viktig roll i att stödja och lära HR vad ett aktivt ägandeskap innebär och hur man på bästa sätt utvecklar ett samspel med systemleverantörer, något som HR historiskt sett har haft låg kunskap kring.

Att införa ett molnbaserat HR-system är ett stort förändringsprojekt och de nya roller och ansvarsfördelning som följer av projektet är en kritisk del i förändringsarbetet och en nyckel till framgång i genomförandet. Ju tidigare dessa frågor kommer upp på ordet (innan man valt nytt HR-system) desto bättre kommer såväl genomförandet att bli och desto bättre kvalitet och stöd kommer man att få i sina HR-processer.