Skillnader mellan leverantörerna av HR-system och affärssystem
1 jun 20
I en tidigare blogg belyste jag några av de skillnader vi på HerbertNathan & Co upplever mellan köpare av HR-system och köpare av affärssystem. I denna blogg riktar jag strålkastaren mot leverantörerna istället, för att belysa likheter och skillnader som finns mellan HR-systems- respektive affärssystemsleverantörer. I inlägget skiljer jag inte på leverantörer som bara levererar system eller konsulttjänster eller både och, eftersom det för kunder ändå är leveransen av den totala lösningen som är intressant.
Det finns stora likheter mellan marknaderna för affärssystem och HR-system. Flertalet leverantörer finns på båda marknaderna t.ex. SAP, Oracle och nu även Workday. Båda marknaderna har en kombination av leverantörer från Norden, Europa och USA. De nordiska leverantörerna är ofta inriktade mot mindre och medelstora företag medan de europeiska och framför allt de amerikanska leverantörerna vänder sig mot medelstora och stora organisationer. En skillnad är dock de amerikanska leverantörerna, som har stor närvaro och marknadsandelar på den svenska marknaden för HR-system medan de ännu inte varit lika framgångsrika på affärssystemsmarknaden i Sverige. En viktig faktor är att amerikanska organisationer varit mer drivande än europeiska i utvecklingen av ledarskapsmodeller och effektiva HR-processer i stort och därmed också efterfrågat bättre systemstöd. Därmed inte sagt att amerikanska ”best practices” inom HR alltid är den bästa lösningen.
En stor likhet mellan leverantörer av HR-system och affärssystem är att man säljer in en förbättring; av processer, talangutveckling osv, men levererar egentligen en programvara och ett antal konsulttimmar. Under upphandlingar understryker leverantörerna gärna vilka förbättringar som kan uppnås genom deras lösningar och användning av deras ”best practices”. Trots dessa tydliga säljargument under upphandlingsfasen så finns det tyvärr ingen leverantör som är beredd på att faktiskt åta sig att leverera några förbättringar. När avtalet ska skrivas är leveransen definierad som tillgång till programvaran samt ett antal konsulttimmar/aktiviteter. Det finns inget som beskriver vilka effekter som faktiskt ska uppnås genom leveranserna. Kunden förväntas dessutom betala för programvaran från det att avtalet undertecknas trots att de inte får någon nytta av programvaran förrän implementationsprojektet är färdigt, ett antal månader senare. Detta är ett stort irritationsmoment hos kunderna och här finns stort utrymme för förbättring hos de flesta systemleverantörer.
Avtalets utformning leder oss in på en viktig skillnad som jag tycker mig se mellan leverantörer inom affärssystem respektive HR-system. I flertalet upphandlingar av HR-system som HerbertNathan & Co har medverkat i har leverantören skickat med en detaljerad och tydlig ”Statement of Work” som beskriver vad leverantören (och kunden) ska göra under projektet. Dessa dokument är ofta mycket detaljerade och beskriver tydligt vilka aktiviteter som ska utföras. Det är ett mycket bra underlag för dig som kund för att förstå hur projektet kommer genomföras. I många fall erbjuder sig också leverantören att leverera projektet som beskrivs i ”Statement of Work” till ett fast pris. Vid upphandlingar av affärssystem är det sällan som leverantörerna presenterar något dokument som är lika detaljerat och tydligt som inom HR-systemmarknaden. Även HR leverantörernas ”Statements of Work” kan naturligtvis förbättras, t.ex. genom att de inte bara beskriver aktiviteterna utan även vilka resultat som ska uppnås.
En annan stor skillnad, som också är till HR-systemleverantörernas fördel, är upplägget för implementationsprojektet. Under konfigurationen av HR-system sätts det nya systemet upp tidigt med ett urval av kundens data. Därefter arbetar kund och leverantör med att färdigställa konfigurationen av systemet i tre till fyra iterationer. Upplägget vid implementationer av affärssystem består fortfarande, i allt för hög grad, av att leverantören självständigt sätter upp systemet till en ”färdig” lösning. Det innebär att kunden inte sett eller förstått helheten förrän det mesta redan är konfigurerat och ska testas. Den iterativa modellen som används på HR-marknaden gör att du som kund tidigt ser systemet, får bättre förståelse för hur systemet är tänkt att fungera och er förändringsledning kan dra igång på riktigt. Det ger även möjligheter att tidigt upptäcka eventuella frågetecken och lösa dem under nästkommande iteration. Implementationsprojektet blir mer flexibelt och agilt samtidigt som eventuella fel kan upptäckas och korrigeras tidigare under projektet.
Den sista skillnaden jag vill belysa knyter an till implementationsprojektet. HR-projektens leverantörer har en större andel arbete off-site och dessutom ofta off-shore. Min uppfattning är att stora systemprojekt blir bäst om kundens och leverantörens personal jobbar tätt tillsammans och så långt som möjligt kommunicerar på sitt eget modersmål. Den vanligaste modellen inom HR-systemprojekten är dock att leverantören kommer till kunden för specifika uppgifter och sedan utför den största andelen arbetet på sitt eget kontor. Dessutom är det vanligt att de konsulter som har kontakt med kunden, för t.ex. informationsinsamling, lämnar vidare materialet till andra (billigare) konsulter för konfigurering av systemet. Utmaningen med arbetssättet är att kund och leverantör inte lär känna varandra tillräckligt väl och därigenom inte heller förstår varandra, vilket leder till missförstånd och felaktiga konfigureringar av systemet samt sämre processtöd för verksamheten. Leveransmodellen finns även hos affärssystemsleverantörer men är än så länge inte riktigt lika vanlig. Och vi hoppas att den i framtiden blir mer och mer ovanlig inom både HR- och affärssystemsprojekt.
Vilka blir då lärdomarna kring likheter och skillnader av HR- respektive affärssystems-leverantörer?
- Leverantörer – Våga leverera förbättring. Kunderna vill inte köpa ett system och en massa konsulttimmar utan vill köpa förbättringar i sin verksamhet. Den leverantör som verkligen visar att de kan leverera förbättringar i verksamheten och även vågar stå för det avtalsmässigt kommer nå stor framgång hos kunderna. ”Statement of Work” som används av HR-leverantörerna är en bra utgångspunkt för detta.
- Jobba systemnära och iterativt under implementationen. Implementationsmodeller som bygger på att systemets möjligheter används som bas för en strukturerad och iterativ konfiguration, där kund och leverantör jobbar tätt tillsammans, ger stora möjligheter att leverera kvalitativa förbättringar till verksamheten. Traditionella implementationsmodeller där leverantören kartlägger och sedan självständigt bygger en lösning innebär tyvärr stora risker för felkonfigureringar och informationstapp.
- Att leverantör och kund jobbar tillsammans mot gemensamma mål ger bäst resultat. Att jobba nära och tillsammans ger bäst förutsättningar för kund och leverantör att förstå varandra samt vilka mål och drivkrafter som finns inom respektive organisation. Under projektet bör man i stor utsträckning som möjligt minimera de fysiska och sociala avstånden för att lättare uppnå de förbättringar som är det huvudsakliga målet med investeringen.