Våga stoppa ERP-projektet i tid

Det är viktigt att sätta ljus på de projekt inom Affärssystem som varit och är framgångsrika. Och genom detta både ge inspiration samt sprida kunskap om vad som krävs i förberedelser, planering och struktur för att ett projekt ska bli framgångsrikt. Många projekt som hamnat i svårigheter hade kunnat undvika detta genom ett annat förhållningssätt inför och under projektets genomförande.

Men det är också lika viktigt att våga och orka prata om de projekt som inte går bra, och de projekt som hamnar i så svåra lägen att parterna inte lyckas hantera situationen. Och där det till slut landar i en juridisk process och i värsta fall även till slut i en domstol.

I vår roll som oberoende sakexpert har vi under årens lopp blivit involverade i ett flertal processer (både utanför och i domstol) där kund och leverantör inte haft förmåga att lösa situationen på egen hand. Ibland handlar det enbart om personkemi som inte stämmer mellan parterna men oftast har parterna grävt ned sig i ett ställningstagande som är så hårt cementerad att ingen ger vika. Och till detta har den ekonomiska aspekten och risken blivit så stor att konsekvenserna blir betydande.

Att få insyn i dessa projekt och få följa processen är samtidigt plågsamt och lärorikt. Plågsamt utifrån perspektivet att det har uppstått en väsentlig skada för en eller båda av parterna som följd av ett havererat projekt. Och lärorikt utifrån perspektivet att den juridiska processen har som uppgift att skapa klarhet i orsakerna till haveriet och baserat på detta fatta domslut.

Baserat på praktisk erfarenhet ifrån många dylika processer kan man enkelt sammanfatta situationen som att det sällan handlar om att en part har misslyckats. Det är oftast en lång serie av händelser där båda parter successivt agerat på ett sätt som medför att projektet hamnat utanför avtalets styrande principer. Och när detta väl händer blir det också svårt att tillämpa avtalet för att reda ut problemen.

Några vanliga exempel på ”lång serie av händelser” är att parterna brustit i sin disciplin när det gäller att genomföra och noga dokumentera möten, att ”fixa” avvikelser lite löpande utan att det egentligen dokumenteras och beslutas, att testerna inte håller kvalitet och dokumenteras på rätt sätt, att milstolpar passeras utan att beslutade kriterier är uppfyllda osv. Listan kan göras lång. I vardagslivet kan man anse att en ”pragmatisk” inställning är bra för det löser många dagliga händelser. Men sett utifrån ett juridiskt perspektiv vid en rättslig prövning är pragmatisk hantering det sämsta tänkbara.

Det är en utmaning i alla projekt att orka hålla disciplin när det gäller formalitet kring möten, dokument och beslut. Man hamnar lätt i en jargong med ”det ordnar sig” som inställning – och där det i de flesta fall faktiskt också ordnar sig. Problemet är bara när det inte ordnar sig och det blir svårt eller omöjligt att backa bandet och försöka reda ut problemen. Struktur och disciplin är viktigt genom hela projektet.

En av de viktigaste insikterna från de juridiska processerna är att det som varit den huvudsakliga orsaken till problemen oftast uppstått i ett ganska tidigt skede av projektet – men där båda parter har valt att arbeta vidare med inställningen att det löser sig. Och även om problemet successivt har vuxit under projektet dröjer det väldigt länge innan parterna inser att det inte går att lösa. Och först då kastar man in handduken och kallar in extern hjälp för att hantera situationen.

Många av de projekt som hamnat i domstol hade inte behövt landa där om kunden eller leverantören haft modet att sätta ned foten och bromsa eller stoppa projektet i tid. Även om det leder till försenad driftsättning eller högre kostnader eller prestigeförlust är det ofta bättre att stoppa och ta en timeout för att resonera om situationen. Då är oftast skadan begränsad och det finns möjlighet att förutom systemet även rädda relationen mellan parterna.