Del 3 – Så här lyckas ni med ert Affärssystemprojekt – Den bäst förberedda kunden
1 mar 21
Vi har kommit till avsnitt 3 om den ”Bäst förberedda kunden” när det kommer till att hantera ett affärssystemprojekt. Totalt har vi listat de 20 mest relevanta punkterna för ett lyckat projekt och i denna blogg går vi igenom från plats nummer 10 upp till 6:
Plats 10: Oförmåga att hantera bristande kompetens från leverantören
Exempel på detta kan vara att Leverantörens konsulter inte har tillräcklig kompetens eller att projektstyrning från leverantören är bristfällig. Det finns ofta en övertro från kundens sida att leverantörens konsulter skall leverera på en hög nivå hela tiden och ha svaren på alla frågor som ställs i projektet. Tyvärr är verkligheten många gånger en annan och även om det inte är generellt problem, så är det ändå vanligt att det finns enskilda konsulter som kunden inte tycker presterar tillräcklig av en eller annan orsak.
Det viktiga då är att agera tidigt och lyfta frågan fort med leverantörens projektledare. Då ges också en möjlighet för leverantören att göra något positivt för saken och kunna göra en ändring som hinner få effekt innan projektet har fortskridit allt för länge. Att kräva att enskilda konsulter byts ut skall inte vara någon stor sak i samarbetet mellan kund och leverantör och det ingår som en naturlig del i styrningen av projektet. Det är lämpligt att dessa diskussioner förs på styrgruppsnivå och inte mellan projektledarna. Detta kan ses som en del i den affärsuppgörelse och uppföljning av avtal som reglerar styrningen av projektet.
Plats 9: Ledningen saknar fokus och engagemang i projektet
Ett projekt som inte följs med engagemang och stöd från ledningen blir aldrig lika bra som det kunde blivit. Engagemanget och stödet skall riktas på rätt sätt och här hänger det mycket på projektledaren att kunna visa på var och när det behövs. Men när det behövs – och då handlar det mycket om relationen till leverantören och interna beslut som krävs utifrån organisatoriska aspekter och principfrågor – då måste projektledaren känna att hon eller han får det stöd som behövs från styrgrupp eller motsvarande för att åstadkomma förändring.
Man kan aldrig begära från en styrgrupp att de skall vara insatta i alla detaljer i projektet, men det man kan begära är att de använder sitt inflytande och stödjer projektledaren när det väl behövs. Lite för ofta ser och hör vi projektledare som klagar på att detta stöd uteblir i tillräcklig omfattning, de beslut som behöver fattas kommer inte från styrgruppen, vilket kan skapa osäkerhet i projektet. Då har den totala projektorganisationen misslyckats med att driva projektet på bästa sätt, det är inte projektledaren som har misslyckats. En styrgrupps uppgift skall inte bara vara att följa upp tid, budget och kvalitet i projektet, utan omsorg måste också läggas på att underlätta projektets framdrift.
Plats 8: Alla nödvändiga roller tillsätts inte i projektet
Det finns ett antal givna roller i ett implementationsprojekt såsom projektledare, delprojektledare för olika processer, testledare och utbildningsansvarig. Här vill vi trycka på 2 roller till; Lösningsansvarig. Med lösningsansvarig menar vi en person hos kunden med kompetens att förstå sambanden mellan processer, system och det regelverk som skall sättas upp i systemet. Regelverk i detta sammanhang kan vara kunskap om prismodeller, redovisningsprinciper med mera. För att undvika att det i de olika delprojekten byggs in lösningar som inte hänger ihop på totalen behövs det någon som tittar på de övergripande processerna i systemet och som förstår och bevakar sambanden med exempelvis redovisningsprinciper.
Den andra rollen är Förändringsledare även om vi hellre vill se detta som något som präglar hela projektet snarare än en enskild roll. Dock kan det vara nödvändigt att någon har ett tydligt ansvar för den förändring det alltid innebär för rutiner, arbetssätt och uppgifter i samband med byte av ett affärssystem. Att ”driva förändring” handlar mycket om information, dialog och utbildning till alla som berörs av affärssystemprojektet om inom detta område går det aldrig att göra för mycket. Ju mer projektet arbetar med utgångspunkten att ett nytt affärssystem innebär en förändring, desto större chanser att undvika problem vid driftstart. Det finns som vi beskriver ovan ett antal aktiviteter som kan underlätta förändring och det är att lägga allt för mycket arbetsuppgifter på projektledaren att klara ut alla dessa själv.
Plats 7: Bristande kommunikation inom projektet och inom kundens organisation
Kommunikation är kopplat till förändringsledning och det man många gånger missar är att man gör om kommunikation till information och tror att det räcker med det. Det är bra med information såsom veckobrev etc för att hålla alla uppdaterade på vad som händer i projektet. Men det krävs också en ständigt pågående dialog mellan olika personer och grupper i projektet, samt ett urval av personer från verksamheten som kan representera de olika processer som systemet skall stödja.
Att så långt som möjligt skapa en bra möteskultur är allas ansvar i projektet, men det vilar ett särskilt ansvar på de som agerar projektledare inom ramen för uppdraget. ”En bra möteskultur” innefattar mycket men här vill vi särskilt trycka på vikten av var noga med att bjuda in deltagare till möten som verkligen har kunskap och med den bidrar i mötet samt att vara uppmärksam på att alla kommer till tals i rätt proportioner i förhållande till mötestid och agenda. Ett implementationsprojekt består av en oändlig mängd möten och kan dessa ”styras upp” utifrån vissa grundprinciper från början, så finns det massvis att vinna i effektivitet i projektet.
Vi hör ofta från projektdeltagare att de vet vad de skall göra inom sitt ansvarsområde men att de inte är lika informerade om helheten och de beroende som finns inom projektet som kan påverka både tidplan och kvalitet. Att från projektledningens sida säkerställa att man har informerat tillräckligt och inhämtat återkoppling i samma omfattning är nog en av de största utmaningarna i projektet. Bara vetskapen om svårigheten kan göra att man anstränger sig lite extra inom detta område.
Plats 6: Komplexiteten kopplad till integrationer underskattas
Arbetet med integrationer brukar, särskilt när det rör ett projekt med implementation av ekonomisystem, vara en av de absolut mest omfattande aktiviteterna i projektet. Mängden försystem som skall integreras är alltid betydande och arbetet med att definiera regelverk, datainnehåll och sätta upp alla integrationer brukar nästan alltid underskattas.
Vår rekommendation är att redan innan implementationen startar påbörja kartläggning av alla de integrationer som skall göras. Viktigt att tidigt ta kontakt med alla de leverantörer av försystem till affärssystemet som kommer att bil berörda, bestämma kontaktvägar och ge dem en rimlig chans att planera för det arbete de kommer att bli involverade i längre fram under projektet. En först kartläggning och dokumentation om vilket informationsinnehåll som skall flöda mellan olika system kan också påbörjas tidigt.
Är det också aktuellt att göra ändringar i organisationens ekonomimodell så det påverka kodsträngen vilket i sin tur kan få påverkan på flera av försystemen som skall skicka indata som stämmer överens med den nya ekonomimodellen. All anledning att böra så tidigt som möjligt med denna aktivitet med andra ord!