Distansarbete – Arbetsformer i rörelse

I takt med att vi idag arbetar mer på distans än någonsin har arbetsformer och behovet av systemstöd för att möta arbetsformerna förändrats markant. På väldigt kort tid insåg världen ofrivilligt att teknologin som funnits i många år; möjligheten att kommunicera effektivt på distans via videomöten, faktiskt är ganska användbar. Vi behöver inte åka tvärs över jorden för att gå på uppgiftsorienterade möten och det går i många fall att utföra sitt arbete lika effektivt från landstället som på kontoret.

För många människor har dessa förändringarna både inneburit en ökad trivsel i arbetet och en ökad flexibilitet i att försöka matcha ihop det komplicerade livspusslet som är jobb och fritid. Att autonomi och flexibilitet kan få positiva konsekvenser på medarbetares prestation och välmående ska naturligtvis beaktas vid utformning av organisationens arbetsformer, där en av de främsta vinsterna som finns att hämta är den undvikta förlusten som riskerar att ske i form av bortfallet av organisationens talanger.

 

Distansarbete är något som önskas av många:

Vi ser att det finns ett stort behov av att arbeta på distans från medarbetarnas sida. I undersökningar som studerat ifall distansarbetare vill fortsätta arbeta på distans, har det framkommit att majoriteten skulle föredra en kombination av distansarbete och kontorsarbete när allt återgår till det normala igen. En sådan undersökning utfördes i januari 2021 av Netigate, där det estimerades att anställda i genomsnitt vill att 53% av sin arbetstid ska ske på distans även i framtiden. En artikel i Harvard Business Review beskrev hur 40% av amerikanska anställda antingen skulle börja söka nya jobb eller sluta omedelbart ifall de ordinerades att arbeta på kontoret på heltid. Detta är minst sagt intressanta siffror, men vi bör vara medvetna om att möjligheten till arbete på distans inte kommer riskfritt för verksamheter. Om organisationer nu ska lyssna på medarbetarnas opinion bör man proaktivt undvika de fallgropar som uppstår när personal arbetar på distans.

 

Riskområden som bör tas i beaktning:

Det medföljer även risker med att delar av verksamheters arbetskraft arbetar på distans medan andra delar arbetar på plats. Till exempel tror många att det kan komma att skapas informella in-grupper och ut-grupper i organisationer i markant högre grad när många arbetar på distans, då de som arbetar på plats får en starkare tillhörighet till varandra och organisationen i stort, jämfört med de som jobbar på distans. I sin tur kan det leda till social isolation för distans-arbetarna, försvårade samarbeten mellan grupperna, ojämn maktfördelning när beslut ska tas i arbetsgrupper och öka risken för att distans-arbetarna blir osynliga i företaget, vilket kan minska chanserna till befordran och öka personalomsättningshastigheten. Hur kan man, som anställd, visa upp sin förmåga och sitt engagemang när man får mindre exponering mot chefer, jämfört med sina kollegor? Hur säkerställer man, som chef, att man får tillgång till nödvändig kontinuerlig feedback som delges när ens team är geografiskt och socialt segregerade?

 

Organisationer behöver ta en aktiv roll:

Vi tror att distansarbete kommer vara normativt på arbetsmarknaden och att det ligger i organisationers intresse att aktivt möta de utmaningar som riskerar att uppkomma. Organisationer behöver ta en proaktiv roll för att möjliggöra för anställda att lyckas arbeta och samarbeta effektivt även på distans. Detta kräver systemstöd som kommunikationsverktyg, VPN-tjänster och molntjänster. Vi har även under de senaste åren, och särskilt nu under COVID-19, sett ett ökat intresse för upphandlingar av system som mäter medarbetares engagemang och möjliggör för verksamheter att få den kontinuerliga feedback och de insikter som riskerar att försvinna när formerna för arbete nu är i rörelse. Värdet av engagemangssystem har ökat i takt med att arbetskraften idag är mer utspridd, vilket ställer högre krav på att organisationer aktivt undersöker sina anställdas åsikter, sociala välmående och tankar på ett mer proaktivt sätt än tidigare.

Vi står inför ett vägskäl där organisationer själva väljer sin väg framåt, där de som lyckas navigera det okända har mycket att vinna. Organisationer behöver ta en strategisk roll för att lyckas tillfredsställa det behov som finns för distansarbete, och därmed säkra de talanger som har möjligheten till distansarbete på sin kravlista för att ta jobbet. Detta samtidigt som man behöver undvika de fallgropar som skapas på vägen, där väl uppsatta system kan ta en långt på vägen.