Har kravspecifikationen nått ”bäst före datum”?
23 aug 22
Min kollega Jonas Andersson skrev för någon vecka sedan en blogg om hur kan man och bör jämföra affärssystem och bland annat slår Jonas fast ”att inleda med framtagning av en kravspecifikation och använda som grund för upphandlingen är inte längre den modell som leder till framgång”.
Aj, tänkte jag när jag läste bloggen; jag driver ju arbete med kravspecifikation i varje uppdrag och nu kommer min VD och säger att detta inte leder till framgång. Hur kommer detta att gå på nästa utvecklingssamtal? Skämt åsido, jag läste vidare i bloggen och förstod att Jonas nyanserade bilden längre ner i artikeln.
Där skriver Jonas bland annat ”ovanstående resonemang ska inte tolkas som att kravspecifikationen har förlorat sitt värde. Det innebär dock att kravspecifikationen har en annorlunda roll jämfört med den historiska modellen för upphandling och där kravspecifikationen bör slutföras i samarbete med de leverantörer som medverkar i upphandlingen – för att därmed spegla den typ av lösning som är rätt för kunden och att kravspecifikationens utformning stödjer den förändring som ska uppnås med det kommande systembytet”.
Jag delar den uppfattningen fullt ut och jag skulle vilja sätta detta i sitt sammanhang i alla de uppdrag jag deltar i för offentliga myndigheter, då Jonas mer refererar till den privata sidan i sin blogg.
Kravspecifikationens roll i offentliga upphandlingar
De senaste 10 åren har jag medverkat i över 50 upphandlingar av Ekonomi- och Lön/HR-system till Sveriges kommuner och kravspecifikationen har varit en självklar del i alla upphandlingar. I nästan alla fall kan vi i efterhand konstatera att kravuppfyllnaden ligger någonstans mellan 90 – 95 % när vi tar del av Anbudssvaren. Man kan ju då fråga sig vad nyttan med kravspecifikationen är om vi redan vet att de leverantörer som är med – tack vare vår stora kunskap om marknaden – kommer att ha en sådan hög kravuppfyllnad? Vidare kan man också fråga sig varför vi inte i stället fullt ut koncentrerar oss på att arbeta processorienterat och säkerställer att leverantörer täcker de processer som kommunen vill att systemet skall stödja? Detta säger leverantörerna till oss också med jämna mellanrum; ”Kan vi inte bara diskutera vilka processer som systemet skall stödja och hur vi på bästa sätt stödjer detta”?
Vi håller självklart med, men det finns en hake när det kommer till upphandlingar inom offentlig verksamhet; vi måste förhålla oss till LOU. Det innebär att när väl tilldelningsbesked lämnas så måste det vara glasklart från vald leverantör vad som skall levereras och till vilket pris. Med det sagt måste både upphandlande myndighet och anbudsgivare ha något att förhålla sig till när slutligt anbud skall lämnas. Historiskt har detta alltid varit bland annat en besvarad kravspecifikation i kombination med avtalstexter och offertpriser. Kravspecifikationen har sedan använts som ett sätt att följa upp vad som levereras under implementation och även som ett verktyg för att genomföra acceptanstester emot – den så kallade ”avtalade specifikationen” enligt leveransavtalet.
Låt anbudsgivaren utforma kravspecifikationen
Förra veckan blev jag intervjuad på Malmö Arena under KOMMEK tillsammans med en av affärssystemleverantörerna och då dök frågan upp igen; måste man verkligen göra en kravspecifikation med upp till 500 – 700 krav, kan man inte göra detta på något annat sätt? Vi hade sagt innan att vi under intervjun skulle utmana varandra (därav frågan) och jag lyfte därför förslaget att det i framtiden inte är kunden/upphandlade myndighet som skall utforma Kravspecifikationen, utan anbudsgivarna. Vi skall hitta ett arbetssätt som bygger på följande;
1. Upphandlingen bedrivs som ”Förhandlat förfarande”.
2. Initialt under processen går vi igenom alla de processer som kunden/myndigheten önskar skall stödjas av systemet, detta görs i workshopform med dokumentation som är lika för alla möten med samtliga anbudsgivare.
3. När kund/myndighet och anbudsgivare har en samsyn om vad som skall levereras, så lämnar alla anbudsgivare in en Funktionsspecifikation över de funktioner som behövs för att stödja de processer som efterfrågas.
Funktionsspecifikationen ersätter Kravspecifikationen
Den stora skillnaden med detta förfarande blir att kunden inte själv skall formulera kraven. Nackdelen med att själv ta fram kravspecifikationen, blir att man många gånger utgår från vad man har idag givet att man har för dålig kunskap om vilka funktioner/processtöd som finns i nya moderna system.
I stället blir det en ”Funktionsspecifikation” på något som man i dialog med anbudsgivaren har kommit fram till. Det ger möjlighet till en mycket mer framtidsorienterad funktionsspecifikation där anbudsgivaren får möjlighet att utifrån sin kunskap om sitt eget system beskriva en mer anpassad lösning till det verkliga behovet både nu och i framtiden.
Inspirerad av både Jonas blogg och min medverkan på KOMMEK kommer jag nu att utmana leverantörerna till offentlig sektor att från och med nu genomföra upphandlingarna på detta ”omvända sätt” när det kommer till att formulera kravspecifikationen. Det borde fungera, då alla leverantörer har full koll på vilka funktioner som finns i deras affärssystem och därmed lättare än kunden kan ställa detta mot de processbehov som kunden i dialog med leverantören har kommit fram till.
Jag återkommer om 1 år med en ny blogg om hur det gått.