Varför ska du byta affärssystem?

Vi är återigen inne i en period med många upphandlingar och byten av affärssystem. Senast vi upplevde en lika stark efterfrågan på att byta affärssystem var före millenniet när stor andel av Sveriges företag och organisationer skulle byta affärssystem för att undvika problem vid millennieskiftet.  Och kanske är det naturligt att det nu, 20-25 år senare, uppstår en ny våg med efterfrågan, upphandlingar och systembyten. Många av de affärssystem som då implementerades kan idag upplevas som föråldrade och i en del fall har systemet nått end-of-life och saknar möjlighet till fortsatt support.

 

 

Fundera över er IT-strategi

Att då planera för ett systembyte är rationellt och logiskt. Samtidigt finns det skäl att ifrågasätta vilken typ av systemstöd som ska ersätta det befintliga och utgående systemet. Alternativen till att skapa en ändamålsenlig och framtidssäker applikationsstruktur skiljer sig stort mot de möjligheter som fanns runt millenniet. Och det är inte längre självklart att det befintliga affärssystemet ska ersättas av ett nytt affärssystem. Det är kanske till och med så att du bör undvika att byta till ett stort och heltäckande affärssystem då det kan begränsa verksamhetens möjligheter till kontinuerlig utveckling. Känner du dig osäker kring dessa strategiska frågor så bör du inte tveka att ta in extern hjälp, för det är extremt viktigt att hamna rätt från början.

 

Den första frågan som bör besvaras inför en planerad investering i ett nytt affärssystem är ”Varför ska du byta Affärssystem?”. Förvånansvärt ofta (baserat på våra genomförda +400 upphandlingar) är svaret från kunden att ”Det är ju gammalt och vi saknar support.” Detta må vara ett motiv till att initiera ett systembyte men det kan aldrig och får aldrig vara huvudmotivet till att genomföra ett systembyte. När ett projekt har motivet ”gammalt och risk” kommer investeringen huvudsakligen att få karaktären av att ersätta ett system med ett annat system, och i de flesta fall skapas ingen annan nytta för verksamheten.

 

 

Gör alltid en investerings- eller nyttoanalys

Investering i ett framtida affärssystem bör planeras och beredes på samma sätt som alla investeringar. På vilket sätt kan denna investering skapa såväl kort- som långsiktiga och bestående nyttor för verksamheten? Kan man ge tydliga svar till detta, inklusive ett antal följdfrågor som handlar om vart nyttan uppstår och hur man kan säkra att nyttan verkligen kan realiseras, har man en bättre grund till att förstå vilken typ av system som bör anskaffas.

 

En väl genomförd investeringsanalys ska kunna beskriva vilka nyttor som kan uppstå och realiseras med ett framtida system samt vilka alternativ som föreligger till att ”komponera” en systemmiljö som har bäst förutsättningar till att utveckla och effektivisera verksamhetens processer. Med dagens tekniska förutsättningar kan det handla om flera samverkande system som är vägen framåt i stället för ett enda stort affärssystem. Och i andra fall kan det vara tvärtom då flera befintliga system bör ersättas med ett mer heltäckande system. Svaren till detta och vägen framåt skiljer sig alltid från verksamhet till verksamhet, och ett kritiskt perspektiv som ofta glöms bort är betydelsen av att behålla flexibilitet i systemlandskapets struktur och sammansättning för att löpande kunna förändra och utveckla systemen i takt med att verksamhetens behov förändras.

 

 

Ett bra förarbete ger högre nyttorealisering

Erfarenheten visar tydligt att de organisationer som genomfört en grundlig investeringsanalys och fokuserat på att identifiera potentiella verksamhetsnyttor även uppnår mer realiserad nytta jämfört med andra organisationer. Att enbart ersätta något gammalt med något nytt kan vara en snabb och kort väg till ett eliminera ett problem, men det är sällan den rätta vägen till att skapa reell nytta för verksamheten.