Publicerad
Författare
I alla upphandlingar är det viktigt att genomföra en noggrann behovsanalys för att kunna få en lösning som motsvarar organisationens behov, krav och förväntningar. Möjligheterna i en väl genomförd behovsanalys sträcker sig dock längre än till ett bra underlag för upphandlingen.
Det är viktigt att förstå att behovsanalysen inte bara handlar om att identifiera nuvarande behov och situation, utan snarare om att forma organisationens framtid genom att identifiera möjligheter, utmaningar och utvecklingsområden. Att be om verksamhetens engagemang på ett genuint sätt redan vid behovsanalysen skapar förutsättningar för att tillsammans skapa en bild över det önskade framtida läget bortom det som krävs ur ett administrativt eller juridiskt perspektiv. I det här inlägget kommer vi att utforska varför behovsanalysen är viktig och hur den blir ett viktigt verktyg i organisationens verksamhetsutveckling.
I stället för att inleda behovsanalysen med att samla information om vad organisationen har för behov idag, så bör vi börja i organisationens mål, vision och strategiska plan. Att utgå från den strategiska styrningen och genom att engagera verksamheten i processen får organisationen möjlighet att bättre förstå dess behov och mål, och på så sätt forma upphandlingen så att den är i linje med organisationens strategi. Att använda en klassisk SWOT-analys bidrar även till att belysa de utmaningar och hinder som verksamheten ser. Ofta möts vi av att det är svårt att tillgängliggöra alla de resurser som behövs för att genomföra en välarbetad behovsanalys. Det är därför viktigt att skapa förståelse i organisationen för att de resurser som nu läggs in är kritiska för att kunna frigöra resurser i det framtida läget.
Utifrån vår erfarenhet ser vi att vissa vinster och förbättringar kommer med en ny teknisk lösning men de större vinsterna återfinns nästan alltid i organisationens arbetssätt och processer. Det gör att det är viktigt att skapa förutsättningar i organisationen för att löpande förbättras under en längre tid. Genom att involvera verksamheten redan i behovsanalysen skapas ett engagemang för förändringen som behövs för att nå resultat på längre sikt. För att få en organisation som klarar av större förändringar under längre tids krävs även att snabbt kunna identifiera nyttor som snabbt kan realiseras för att stärka engagemanget och då även uthålligheten.
Den senaste tiden har det skett större utvecklingssteg, såsom AI och virtuella assistenter, vilka länge sågs vara för långt fram. När nya avtal tecknas på mer än 10 år blir det därför viktigt att redan i behovsanalysen öka sin förmåga att tänka innovativt. Organisationer som tränar sin förmåga att tänka innovativt skapar bättre förutsättningar för att komma längre i arbetet. Att återkomma till de långsiktiga målen blir ett centralt verktyg för att utmana verksamheten i att inte bara beskriva nuvarande behov. Genom att involvera en större grupp från olika delar av verksamheten ökar möjligheterna till nya insikter och perspektiv vilket leder till en bättre behovsanalys. Genom att inte vara låsta vid nuvarande behov kan organisationen hitta nya och bättre sätt att utföra sina uppgifter och möta de gemensamma målen.
Upphandlingen är bara ett steg på en längre resan till att nå sitt framtida läge. Att redan under behovsanalysen bygga relationerna inom organisationen skapar goda förutsättningar för ett införande som ofta sträcker sig under flera år. Förståelsen för varandras situationer bidrar till att silos bryts ner och verksamheten i stället gemensamt kan fokusera på att leverera på de gemensamma målen.
Vi ser att de organisationer som lyckas väl ser behovsanalysen och efterföljande kravspecifikationsarbete som en naturlig del av deras verksamhetsutveckling. Genom att göra behovsanalysen till en central del av verksamhetens planering ser vi att organisationer kan stå starkare och mer förberedd på de utmaningar som framtiden innebär. För de organisationer som inte arbetar med verksamhetsutveckling löpande kan behovsanalysen bli starten för arbetet.
Tydligt är det att behovsanalysen aldrig blir slutet på utvecklingsresan.
