Gör något radikalt – skippa kravspecifikationen under upphandlingen
8 jan 24
Min kollega Fredric Holm avslutade 2023 med att skriva en insiktsfull blogg om vikten av att göra en gedigen Behovsanalys. Behovsanalys hänger ihop med kravspecifikation och för lite mer än ett år sedan resonerade jag i en blogg kring hur den traditionella Kravspecifikationen under en upphandling borde kunna bytas ut mot en Funktionsspecifikation. I åtskilliga år har både vi på HerbertNathan & Co, tillsammans med kunder och leverantörer, pratat om att det är organisationens processer som skall vara i fokus. Utvärderingen bör i sin tur fokusera på hur pass väl de olika leverantörernas system stödjer dessa processer.
Olika förutsättningar för privat och offentlig sektor när det kommer till upphandling
Jag brukar ogärna jämföra privata företag och med offentliga myndigheter i syfte att peka på skillnader. Vi har dock en skillnad med avseende på att offentliga myndigheter måste genomföra sina upphandlingar under LOU:s regelverk. Under många år fanns det därför inte så stort svängrum för hur en upphandling kunde bedrivas. Kraven skulle formuleras i en Anbudsförfrågan och anbudsgivarna skulle skriftligt svara med ett anbud. Detta svar skulle visa hur pass väl kraven uppfylldes.
Men sedan ett antal år tillbaka har upphandlingsformen ”Förhandlat förfarande” blivit mer och mer accepterad av upphandling- och inköpsavdelningar på kommuner och övriga offentliga myndigheter. Detta är glädjande då det öppnar upp för ett ”nytt tänk” kring hur man på bästa sätt kommer fram till de funktionella krav som skall ställas på systemet och hur upphandlingen skall genomföras i övrigt.
Det traditionella sättet att behandla funktionella krav på systemen, har varit att tidigt i processen formulera krav i en kravspecifikation och att denna sedan går med som en bilaga i Anbudsförfrågan. Arbetet med att formulera kraven görs ofta i workshopform där utgångspunkten är organisationens processer. I den meningen har hänsyn tagits till processerna och det finns en koppling mellan funktionskrav och processer. Men det vi missar är Anbudsgivarens involvering i arbetet.
Med förhandlat förfarande som upphandlingsform har vi alla möjligheter att hantera detta på ett mycket bättre sätt där vi under det som kallas förhandlingsfasen kan fokusera på dialog med anbudsgivarna. Till dags dato har detta inneburit att vi under förhandlingen kan gå igenom kraven som är ställda. I de fall vi anser det nödvändigt kan vi också be om förtydligande av anbudsgivarens svar. Vi har även möjlighet att komplettera med krav som vi under processen upptäcker saknas i den funktionella kravspecifikationen. Detta fungerar då ”Förhandlat förfarande” avslutas med att anbudsgivarna lämnar in ett slutbud och fram till dess kan anbudsförfrågan och anbuden justeras utifrån den dialog som sker mellan parterna.
Är leverantörerna redo att byta ut kravspecifikationen mot en funktionsspecifikation?
Så långt är allt bra. Men så var det ju det här med att gå från en Kravspecifikation skapad av kund till att låta anbudsgivaren definiera en Funktionsspecifikation. Jag skrev i min blogg för drygt ett år sedan att leverantörerna inte var mogna för detta. Att de inte ens var mogna för tanken på att de själva skulle definiera funktionerna. Hur ser det ut nu, ett år senare? Jo, det börjar faktiskt röra på sig i leverantörsledet.
Vid den senaste rundringningen fick jag kommentarer som ”Absolut – bra initiativ” och liknande. Till detta skall också läggas kommentarer som ”då får vi som anbudsgivare också möjlighet att peka på funktioner (ofta nya) som inte har fångats i det traditionella framtagandet av en kravspecifikation”.
Kanske är tiden inne att våga ett nytt sätt när det kommer till att formulera krav i en upphandling. Kanske är det dags att låta leverantören stå för Funktionsspecifikationen, utifrån kundens processer. För att göra en jämförelse; jag tror inte att en kommun vid upphandling av nya bilar definierar krav som ”bilen skall ha fyra hjul och en ratt”, utan beskriver nog snarare i vilket sammanhang som bilen skall användas. Skall den användas i hemtjänsten eller av kommunens elbolag ställer detta olika krav på bilmodeller. I den upphandlingen blir användningsområdet viktigt, likväl som i en IT-upphandling och användningsområdet för IT-systemet uttrycks i form av olika processer.
Drömscenariot är att anbudsgivare och kund formulerar kraven tillsammans
Det vi nu ser framför oss är att upphandlingen bedrivs som Förhandlat förfarande eller annan form som möjliggör dialog. Initialt under processen går vi igenom alla de processer som kunden/myndigheten önskar skall stödjas av systemet. Detta bör göras i workshopform med dokumentation som är lika för alla möten med samtliga anbudsgivare. När kund/myndighet och anbudsgivare har en samsyn om vad som skall levereras, så lämnar samtliga anbudsgivare in en Funktionsspecifikation. Denna specifikation inkluderar de funktioner som behövs för att stödja de processer som efterfrågas.
Den stora skillnaden med detta förfarande blir att kunden inte själv behöver formulera kraven. På så sätt undviker man risken att kundens kravspecifikation missar väsentligheter. Krav som missas för att man som kund har för dålig kunskap om vilka funktioner/processtöd som finns i nya moderna system. Kunskapsbristen ger nämligen en överhängande risk att kraven enbart baseras på funktionalitet i befintligt system.
I stället blir det en ”Funktionsspecifikation” baserad på behov som kunden i dialog med anbudsgivaren har kommit fram till. Det möjliggör en mycket mer framtidsorienterad funktionsspecifikation. Anbudsgivaren får möjlighet att beskriva en lösning mer anpassad till det verkliga behovet. Detta utifrån kunskapen om sitt system, och med fokus på både nutid och i framtid.
För att ovan skall fungera behövs en kommun som är motiverad att pröva och som tror på idén. Vi hoppas att vi får nöjet att arbeta med den kommunen i närtid.