Det kommer inte finnas några Ekonomisystem inom offentlig sektor i framtiden

Som ni läsare vet arbetar vi på HerbertNathan & Co med att producera marknadsanalyser och stödja kunder både inom offentlig sektor och privat med att lägga strategier, upphandla och implementera olika typer av IT-system. För egen del arbetar jag mycket med offentlig sektor och därför tänker jag i denna blogg resonera utifrån ett perspektiv på offentlig sektor. Kanske finns det en skillnad i hur man skall se på ekonomisystems framtid när man jämför de 2 olika sektorerna.

 

Det fanns en tid då både leverantörer och kunder hade en förhoppning och investerade i tanken på att ett IT-system skulle kunna stödja alla processer inom en organisation. Sedan blev det som alltid inom alla branscher, det fanns andra aktörer som ville utmana de stora och då ofta inom något specialområde inom processtöd för ekonomi.

 

Tar man detta till området Affärs- och här Ekonomisystem specifikt, så kom det att handla om olika lösningar för budget, rapportering, konsolidering, attest av fakturor, redovisning av resor och utlägg och andra tillämpningar. De här applikationerna med spets-egenskaper låg ofta också steget före de stora med att gå till marknaden med lösningar som tidigare inte erbjudits.  Kunderna vill ju alltid ha det bästa och det banade vägen för de nya att ta marknadsandelar på bekostnad av de etablerade.

 

Med denna utveckling kom många kommuner, regioner och andra offentliga myndigheter att sitta med en ”Best Of Breed lösning” utan att någon egentligen lagt strategin – marknadens utveckling skapade detta förhållande av sig själv. Ni som kund har många gånger valt ett system för Elektronisk Faktura Hantering från en nischad leverantör inom just detta område, på samma sätt som ni valt ett BI-system från någon annan nischad leverantör inom detta område. Detta är bara två exempel på vad som lagts utanför Ekonomisystemet.

 

 

Framtidens Ekonomisystem som automatiserade ”Redovisningsmotorer”

Var drar man då gränsen för ett Ekonomisystem? Många av leverantörerna av det som först var ett ekonomisystem med Huvudbok och Reskontror som bas, har ju efter hand utvecklat nya moduler och börjat närma sig det man kallar Affärssystem. Men basen som vi valt att kalla ekonomisystem är fortfarande reskontror, huvudbok och till det läggs ofta också fakturering. I takt med att nya betalningsformer växer fram, så är det dock troligt att den traditionella faktureringsprocessen också kommer att bli mer och mer sällsynt. Det går därför att säga att de processområden som ett ekonomisystem stödjer minskar och kommer att minska än mer i framtiden.

 

Om denna utveckling fortsätter blir det en ”Redovisningsmotor” som blir kvar om vi skall hårdra och förenkla verkligheten något. En sådan fortsatt utveckling skulle öppna upp för leverantörerna att kraftsamla utvecklingsinsatser kring allt det som rör redovisning. Här finns massor att göra fortfarande – inte minst när det kommer till digitalisering och automatisering. Exempel på detta är förenkling och automatisering kring allt som rör bokslut, ännu bättre process- och workflow stöd för alla de processer som kräver attester och godkännande av flera personer, automatisera avstämningar mellan transaktioner i olika moduler ytterligare och många andra förbättringar.

 

På de träffar vi har med leverantörerna, ser vi att detta redan börjar hända. Det investeras mycket tid i att förbättra graden av automatisering kring redovisningsmodulen

 

Arbetsuppgifter på en ekonomiavdelning kommer efter hand att skrifta mot mer av övervakning och monitorering av automatiserade processer och tid frigörs till rådgivning och stöd till verksamheten i frågor som rör redovisning och ekonomistyrning. Den underliggande drivkraften är AI och nya tillämpningar som kommer med den.

 

 

Utvärdera och upphandla med den tekniska utvecklingen i åtanke

Utvecklingen som beskrivs ovan skall man ha med sig om organisationen står inför en upphandling av ekonomisystem. På flera sätt påverkar det hur man skall tänka och lägga upp strategin kring upphandling och urval.

 

Lägg tid på att först tänka till kring strategin för hur systemlandskapet skall se ut kring de processer som berör ekonomi. Väljer ni en väg som innebär så långt som möjligt ett system och en leverantör eller går ni mot Best of Breed?

 

När ni väl bestämt er där så fundera på hur ni bäst utvärderar allt det som rör digitalisering och automatisering. Det låter sig inte göras med en traditionell kravspecifikation på samma sätt, utan här får ni ställa krav på mer omfattande beskrivningar och inte minst fokusera systemvisningarna på områden som rör automatisering snarare än att titta på ”funktioner”.

 

Rubriken till denna blogg var som vanligt tänkt att fånga dig som läsare att läsa vidare. Rubriken kan betraktas som något överdriven, men det är absolut en möjlig utveckling och riktning, driven av den tekniska utvecklingen baserat på AI och ännu mer möjligheter att förkonfigurera systemen.

 

Vi går en spännande framtid till mötes!