Har offentlig sektor specifika krav p\u00e5 aff\u00e4rssystem j\u00e4mf\u00f6rtmed privat verksamhet? Skiljer sig offentlig verksamhet p\u00e5 n\u00e5got markant s\u00e4tt fr\u00e5n privat verksamhet vilket st\u00e4ller andra krav p\u00e5 ett Aff\u00e4rssystem? Svaret p\u00e5 dessa fr\u00e5gor \u00e4r nej, med ett undantag: offentliga myndigheter m\u00e5ste f\u00f6lja Lagen om Offentlig Upphandling (LOU).<\/p>\n
Om det fortfarande lever kvar myter om att det \u00e4r skillnad mellan offentlig och privat verksamhet, s\u00e5 kan man konstatera att s\u00e5 definitivt inte
\n\u00e4r fallet n\u00e4r det kommer till krav och till\u00e4mpning av Aff\u00e4rssystem i offentlig verksamhet.<\/p>\n
De senaste 15 \u00e5ren har offentlig verksamhet genomg\u00e5tt omfattande utveckling mot ett tydligt decentraliserat resultatansvar och
\nkonkurrensuts\u00e4ttning av verksamheten. Som en f\u00f6ljd av detta har kravbilden f\u00f6r\u00e4ndrats g\u00e4llande den offentliga verksamhetens Ekonomi-, HR- och Aff\u00e4rssystem.\u00a0 D\u00e5tidens modeller och processer g\u00e4ller inte l\u00e4ngre. Nya krav p\u00e5 IT-systemen f\u00f6ljer med detta.<\/p>\n
Har d\u00e5 de som ansvarar f\u00f6r f\u00f6rvaltning av nuvarande system och upphandling av nytt aff\u00e4rssystem till offentlig verksamhet tagit till sig
\natt den verksamhetsm\u00e4ssiga utvecklingen st\u00e4ller helt nya krav \u00e4ven p\u00e5 de som upphandlar IT-st\u00f6d?<\/p>\n
HerbertNathan & Co f\u00f6ljer och analyserar kontinuerligt f\u00f6rh\u00e5llandena hos b\u00e5de den privata och offentliga sidan vad g\u00e4ller synen p\u00e5 Aff\u00e4rssystem.
\nTittar man specifikt p\u00e5 kommunmarknaden konstaterar vi att det p\u00e5g\u00e5r ett skifte i syns\u00e4tt och att det idag finns m\u00e5nga exempel p\u00e5 s\u00e5v\u00e4l kommuner som lever kvar i det gamla syns\u00e4ttet och kommuner som inser att nya verksamhetsformer och styrmodeller st\u00e4ller helt nya krav p\u00e5 vad Aff\u00e4rssystemet skall st\u00f6dja och hur det skall s\u00e4ttas upp.<\/p>\n
De kommuner som kommit l\u00e4ngst i detta syns\u00e4tt har fullt ut f\u00f6rst\u00e5tt att kommunen i m\u00e5nga delar g\u00e5r att j\u00e4mf\u00f6ra med vilket tj\u00e4nstef\u00f6retag
\nsom helst inom den privata sektorn. Detta inneb\u00e4r att kommunen arbetar ifr\u00e5n f\u00f6ljande grundf\u00f6ruts\u00e4ttningar:<\/p>\n
F\u00f6rutom att detta kr\u00e4ver en ny organisationsmodell st\u00e4ller det samtidigt krav p\u00e5 hur man utv\u00e4rderar och upphandlar ett Aff\u00e4rssystem till
\noffentlig verksamhet. Det r\u00e4cker inte l\u00e4ngre att bara ta fram en omfattande kravspecifikation kompletterat med en prisf\u00f6rfr\u00e5gan. De kommuner som forts\u00e4tter att arbeta p\u00e5 detta s\u00e4tt i en upphandling riskerar att missa framtidens s\u00e4tt att arbeta och framtidens Aff\u00e4rssystem.<\/p>\n
Det tar i genomsnitt \u00e5tta till tio m\u00e5nader fr\u00e5n det att en kommun p\u00e5b\u00f6rjat processen att upphandla ett Aff\u00e4rssystem till dess att ett
\navtal med en leverant\u00f6r \u00e4r tecknat. LOU styr ytterst tiderna ledtiden fr\u00e5n anbudsf\u00f6rfr\u00e5gan till avtal.<\/p>\n
Hur l\u00e5ng och omfattande upphandlingsprocessen blir beror av ett flertal faktorer. Exempel p\u00e5 detta \u00e4r:<\/p>\n
De flesta organisationer l\u00e4gger ner orimligt mycket tid p\u00e5 upphandlingsprocessen. S\u00e4rskilt med tanke p\u00e5 att det \u00e4r implementeringsfasen som \u00e4r mest komplicerad, arbetskr\u00e4vande och avg\u00f6rande f\u00f6r framtiden. Ett korrekt valt system, men felaktigt implementerat, visar sig snabbt vara ett betydligt s\u00e4mre alternativ j\u00e4mf\u00f6rt med val av det n\u00e4st b\u00e4sta systemet med en v\u00e4l genomf\u00f6rd implementation.<\/p>\n
En situationsanpassad och effektiv upphandlingsmodell \u00e4r den process som i flest fall leder till det b\u00e4sta slutresultatet. Organisationen
\nuppn\u00e5r ett bra beslutsunderlag och arbetsinsatsen som anv\u00e4nds f\u00f6r att ta fram underlaget \u00e4r rimligt i f\u00f6rh\u00e5llande till den tid det tar att implementera systemet.<\/p>\n
Det \u00e4r viktigt att man inledningsvis avs\u00e4tter tillr\u00e4ckligt med tid till att beskriva vilka behov som finns inom verksamheten. Inte minst med
\nfokus p\u00e5 de behov som f\u00f6religger f\u00f6r att kunna utveckla och modernisera verksamheten. Detta behov m\u00e5ste mycket tydigare ha sin utg\u00e5ngspunkt i att Aff\u00e4rssystemet kan vara till st\u00f6d f\u00f6r hur resurserna skall f\u00f6rdelas och prioriteras inom kommunen.<\/p>\n
Nya styrmodeller och delvis nya verksamhetsprocesser m\u00e5ste p\u00e5 ett b\u00e4ttre s\u00e4tt byggas in i Aff\u00e4rssystemet f\u00f6r att uppn\u00e5 full verkningsgrad
\nav investeringen. Man m\u00e5ste fokusera b\u00e5de p\u00e5 nyckelbehov, de omr\u00e5den som \u00e4r unika f\u00f6r verksamheten samt vad man f\u00f6rv\u00e4ntar sig kan avvika fr\u00e5n ett standardsystem. Enligt v\u00e5r erfarenhet brukar det finnas ca 20-30 kritiska krav per huvudprocess som beh\u00f6ver dokumenteras tillsammans med en processbeskrivning f\u00f6r att s\u00e4kerst\u00e4lla en framg\u00e5ngsrik implementation.<\/p>\n
Upphandlingen drivs oftast av personer fr\u00e5n IT-, ekonomi- och ink\u00f6psavdelningen. F\u00f6r att upphandlingen av ett Aff\u00e4rssystem skall n\u00e5 sina
\nsyften och m\u00e5l, \u00e4r det av st\u00f6rsta vikt att ansvariga fr\u00e5n samtliga dessa tre enheter uppn\u00e5r samsyn och har f\u00f6rm\u00e5gan att se till helheten i denna komplexa upphandling. Alla tre enheter representerar viktiga kompetensomr\u00e5den, och det kommer an p\u00e5 styrgrupp och projektledning att balansera dessa intressen, s\u00e5 att ingen enhet blir allt f\u00f6r dominerande och styrande.<\/p>\n
LOU ger utrymme f\u00f6r ett antal varianter p\u00e5 hur upphandlingen kan genomf\u00f6ras. De vanligaste \u00e4r \u00d6ppen upphandling<\/em> och F\u00f6rhandlad Traditionellt har flertalet offentliga organisationer fokuserat allt f\u00f6r mycket p\u00e5 de funktionella kraven i en upphandling. Upphandlingen har D\u00e5 all fokus flyttas mot utv\u00e4rderingskriteriet funktionalitet \u00e4r risken stor att man tappar framtidsperspektivet i upphandlingen. Hela utv\u00e4rderingsprocessen kommer att handla om vilka funktioner som finns idag i systemet och ingen tid l\u00e4ggs p\u00e5 att utv\u00e4rdera den framtida potentialen i aff\u00e4rssystemet och leverant\u00f6ren bakom systemet. Detaljerna st\u00e5r i v\u00e4gen f\u00f6r helheten!<\/p>\n Det finns flera andra utv\u00e4rderingskriterier som m\u00e5ste v\u00e4gas in vid valet av Aff\u00e4rssystem. F\u00f6rutom en situationsanpassad kravspecifikation med M\u00e5nga kommuner l\u00e4gger f\u00f6r lite tid p\u00e5 att komplettera beslutsunderlaget med subjektiva bed\u00f6mningar fr\u00e5n anv\u00e4ndbarhetstester och baserar Det finns en stor potential till att utveckla offentlig verksamhet med hj\u00e4lp av funktionsbreda Aff\u00e4rssystem till st\u00f6d f\u00f6r kommunens processer. Det kr\u00e4ver samtidigt en bred kunskap och f\u00f6rst\u00e5else f\u00f6r komplexiteten i uppgiften att upphandla ett Aff\u00e4rssystem. Valet m\u00e5ste ske med h\u00e4nsyn tagen till de styrmodeller, processer och tj\u00e4nster som kommunen omfattar och tillhandah\u00e5ller.<\/p>\n De enheter, exempelvis Ink\u00f6p-, IT- och Ekonomiavdelningen, som \u00e4r involverade i upphandlingen m\u00e5ste fullt ut f\u00f6rst\u00e5 det komplexa uppdraget.\u00a0 Nyckelpersoner involverade fr\u00e5n ovanst\u00e5ende enheter m\u00e5ste bidra med b\u00e5de sin specialistkunskap och samtidigt ta till sig kunskap och f\u00f6ruts\u00e4ttningar fr\u00e5n andra specialistomr\u00e5den. D\u00e5 kommer b\u00e5de upphandling och systemval att bli lyckat!<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Har offentlig sektor specifika krav p\u00e5 aff\u00e4rssystem j\u00e4mf\u00f6rtmed privat verksamhet? Skiljer sig offentlig verksamhet p\u00e5 n\u00e5got markant s\u00e4tt fr\u00e5n privat […]<\/p>\n","protected":false},"author":8,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"slim_seo":{"title":"Offentlig sektor liknar allt mer privata f\u00f6retag g\u00e4llande Aff\u00e4rssystem - HerbertNathan & Co","description":"Har offentlig sektor specifika krav p\u00e5 aff\u00e4rssystem j\u00e4mf\u00f6rtmed privat verksamhet? Skiljer sig offentlig verksamhet p\u00e5 n\u00e5got markant s\u00e4tt fr\u00e5n privat verksamhet"},"footnotes":""},"categories":[1708,1715],"tags":[],"class_list":["post-221","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-erp","category-digitalisering","formats-blogg"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.herbertnathan.com\/sv\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/221","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.herbertnathan.com\/sv\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.herbertnathan.com\/sv\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.herbertnathan.com\/sv\/wp-json\/wp\/v2\/users\/8"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.herbertnathan.com\/sv\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=221"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/www.herbertnathan.com\/sv\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/221\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":32239,"href":"https:\/\/www.herbertnathan.com\/sv\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/221\/revisions\/32239"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.herbertnathan.com\/sv\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=221"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.herbertnathan.com\/sv\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=221"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.herbertnathan.com\/sv\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=221"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}
\nupphandling<\/em>. Fler kommuner v\u00e4ljer numera f\u00f6rhandlad upphandling. F\u00f6rhandlad upphandling kan p\u00e5 ett betydligt b\u00e4ttre s\u00e4tt, j\u00e4mf\u00f6rt med den traditionella \u00f6ppna upphandlingen, m\u00f6ta upp den komplexa process det inneb\u00e4r att upphandla ett aff\u00e4rssystem.<\/p>\n
\ngenomf\u00f6rts med omotiverat l\u00e5nga kravlistor uppdelade i s\u00e5 kallade \u201dSkall- och b\u00f6rkrav\u201d. Hela upphandlingen har kantrat \u00f6ver i att beskriva krav p\u00e5 funktioner, samtidigt som orimligt lite tid \u00e4gnats \u00e5t att bed\u00f6ma leverant\u00f6rens f\u00f6rm\u00e5ga att implementera aff\u00e4rssystemet, systemets m\u00f6jligheter att utveckla verksamheten samt hur l\u00e4tt det \u00e4r att arbeta med aff\u00e4rssystemet efter implementation.<\/p>\n
\nfunktioner och kostnader f\u00f6r implementation och f\u00f6rvaltning skall anbudsf\u00f6rfr\u00e5gan inneh\u00e5lla krav p\u00e5 leveransf\u00f6rm\u00e5ga hos leverant\u00f6ren<\/em> och systemets anv\u00e4ndbarhet.<\/em><\/p>\n
\nsitt beslut fr\u00e4mst p\u00e5 uppfyllande av funktionskrav och priset. Anv\u00e4ndartesterna \u00e4r en helt n\u00f6dv\u00e4ndig bas f\u00f6r att s\u00e4kerst\u00e4lla att aff\u00e4rssystemet motsvarar kommunens behov och den framtida utvecklingspotentialen.<\/p>\n