Vi har kommit till avsnitt 2 om den \u201dB\u00e4st f\u00f6rberedda kunden\u201d n\u00e4r det kommer till att hantera ett aff\u00e4rssystemprojekt. Totalt har vi listat de 20 mest relevanta punkterna f\u00f6r ett lyckat projekt och i denna blogg g\u00e5r vi igenom nummer 11 – 15:<\/p>\n
<\/p>\n
Riskanalys \u00e4r ett klassiskt och enkelt s\u00e4tt f\u00f6r projektledningen att f\u00f6rutse st\u00f6rningar i projektet. Genom att samla en lite st\u00f6rre grupp fr\u00e5n olika delar av verksamheten, g\u00e5r det att f\u00e5nga upp eventuella problem i olika delar av organisationen som kan ha p\u00e5verkan p\u00e5 projektet. Genom att arbeta med dimensionerna sannolikhet och konsekvens g\u00e5r det ocks\u00e5 att ha fokus p\u00e5 de mest prioriterade riskerna.<\/p>\n
Var noga med att h\u00e5lla i och f\u00f6lja upp riskanalysen l\u00f6pande genom hela projektperioden. Det finns en tendens i m\u00e5nga projekt att man genomf\u00f6r en ambiti\u00f6s riskanalys inledningsvis men att denna inte kontinuerligt f\u00f6ljs upp och analyseras. L\u00e4mpligt \u00e4r att ha med en som en st\u00e5ende punkt p\u00e5 alla styrgruppsm\u00f6ten och d\u00e5 ocks\u00e5 rapportera hur de tyngsta riskerna tas om hand med olika \u00e5tg\u00e4rder. Genom att kontinuerligt arbeta med riskerna och tidigt g\u00e5 in och \u00e5tg\u00e4rda, kan man ocks\u00e5 minimera kostnaderna som uppst\u00e5r och \u00e4r f\u00f6rknippade med riskerna.<\/p>\n
<\/p>\n
N\u00e4r leverant\u00f6ren har l\u00e4mnat sin offert f\u00f6r implementation av aff\u00e4rssystem, s\u00e5 \u00e4r det l\u00e4tt att detta ocks\u00e5 blir den projektbudget som s\u00e4tts som m\u00e5l och f\u00f6ljs upp p\u00e5 under projektets g\u00e5ng. P\u00e5 styrgruppsm\u00f6ten rapporterar projektledaren framdrift i projektet och prognos mot budget. Det \u00e4r v\u00e5r erfarenhet att det \u00e4r ytterst ovanligt att ett projekts utfall motsvarar budget och d\u00e4rf\u00f6r ser vi g\u00e4rna att kunden internt \u2013 i dialogen mellan projektledare och styrgrupp \u2013 redan fr\u00e5n b\u00f6rjan har byggt in lite reserver. D\u00e5 bygger man in en realism i rapporteringen kring ekonomiskt utfall fr\u00e5n b\u00f6rjan och en av de mer tr\u00e5kiga punkterna p\u00e5 styrgruppsm\u00f6tena kan undvikas; n\u00e4mligen att rapportera budget\u00f6verdrag.<\/p>\n
Notera ocks\u00e5 att, som f\u00f6ljd av \u00f6kad f\u00f6rst\u00e5else och insikt, uppst\u00e5r ofta nya behov alternativt behov av att delvis revidera m\u00e5lbilden vilket leder till nya till\u00e4gg utanf\u00f6r avtalad budget. Ju mer kunden l\u00e4r sig om systemets funktioner och m\u00f6jligheter, ju mer \u00f6kar kraven p\u00e5 att ta ny funktionalitet i drift. Inte minst av detta sk\u00e4l \u00e4r det viktigt att ha marginaler f\u00f6r de ov\u00e4ntade h\u00e4ndelser och \u00f6nskem\u00e5l som uppst\u00e5r. Samtidigt m\u00e5ste man vara observanta p\u00e5 det vi beskriver under punkten 11 och hitta en balans mellan \u201ddetta g\u00f6r vi nu inom ramen f\u00f6r projektet och vad som kan v\u00e4nta till sen\u201d.<\/p>\n
<\/p>\n
Ytterligare ett klassiskt omr\u00e5de d\u00e4r det ofta brister. Utbildningen skall delas upp p\u00e5 de mest frekventa anv\u00e4ndarna som redan deltar under implementationsprojektet och den breda gruppen av anv\u00e4ndare som kommer till efter driftstart. Viktigt att notera att det idag finns m\u00e5nga kompetenta digitala applikationer f\u00f6r utbildning som komplement till traditionell klassrumsutbildning. H\u00e4r b\u00f6r man ha en tydlig strategi fr\u00e5n kundens sida tidigt i projektet hur utbildningen skall genomf\u00f6ras och \u00e4ven planera f\u00f6r n\u00e4r systemet hamnar i f\u00f6rvaltningsfasen. Utbildning kommer att beh\u00f6vas kontinuerligt inom organisationen.<\/p>\n
Utbildningen handlar ofta om en mix av handhavande av systemet och utbildning i nya rutiner och d\u00e4r utbildningen i nya rutiner ofta \u00e4r viktigare \u00e4n sj\u00e4lva systemets funktioner. Denna del missas ofta och en anv\u00e4ndare som inte helt f\u00f6rst\u00e5r de nya rutinerna kan inte heller dra nytta av det nya systemet fullt ut.<\/p>\n
<\/p>\n
Denna punkt \u00e4r relativt ny p\u00e5 v\u00e5r lista, helt enkelt av det sk\u00e4let att det \u00e4r f\u00f6rst nu som den har blivit riktigt aktuell. Artificiell Intelligens och automatisering i form av exempelvis maskininl\u00e4rning, datadriven analys och digitala assistenter b\u00f6rjar nu bli mer vanligt som st\u00f6djande processer i aff\u00e4rssystemen. Det g\u00e4ller f\u00f6r den b\u00e4st \u201df\u00f6rberedda kunden\u201d att f\u00f6rst\u00e5 vilka de h\u00e4r teknikerna \u00e4r och vilka m\u00f6jligheter det ger och d\u00e4rmed kunna st\u00e4lla krav p\u00e5 leverant\u00f6ren att ha fokus p\u00e5 automatisering av s\u00e5 m\u00e5nga processer som m\u00f6jligt.<\/p>\n
<\/p>\n
Denna punkt tangerar punkt 14 ovan och handlar mycket om avgr\u00e4nsningar och \u00e5ter avgr\u00e4nsningar. Det \u00e4r l\u00e4tt att under projektets g\u00e5ng olika typer av \u00f6nskningar och till\u00e4gg adderas i projektet och pl\u00f6tsligt sitter projektledaren med n\u00e5got som \u00e4r mycket st\u00f6rre \u00e4n vad som ursprungligen planerades f\u00f6r b\u00e5de med avseende p\u00e5 tid och budget. V\u00e5r rekommendation \u00e4r att arbeta igenom ett tydligt projektdirektiv med tydliga verksamhetsm\u00e5l och projektm\u00e5l innan projektet startar och s\u00e5 l\u00e5ngt som m\u00f6jligt h\u00e5lla sig till inneh\u00e5llet i det dokumentet under hela projektet. Ut\u00f6ver det vara mycket noga med en rutin kring \u00e4ndringshantering och v\u00e4l dokumenterade specar n\u00e4r till\u00e4gg skall g\u00f6ras fr\u00e5n ursprunglig plan.<\/p>\n
<\/p>\n