Vi har kommit till avsnitt 3 om den \u201dB\u00e4st f\u00f6rberedda kunden\u201d n\u00e4r det kommer till att hantera ett aff\u00e4rssystemprojekt. Totalt har vi listat de 20 mest relevanta punkterna f\u00f6r ett lyckat projekt och i denna blogg g\u00e5r vi igenom fr\u00e5n plats nummer 10 upp till 6:<\/p>\n
<\/p>\n
Exempel p\u00e5 detta kan vara att Leverant\u00f6rens konsulter inte har tillr\u00e4cklig kompetens eller att projektstyrning fr\u00e5n leverant\u00f6ren \u00e4r bristf\u00e4llig. Det finns ofta en \u00f6vertro fr\u00e5n kundens sida att leverant\u00f6rens konsulter skall leverera p\u00e5 en h\u00f6g niv\u00e5 hela tiden och ha svaren p\u00e5 alla fr\u00e5gor som st\u00e4lls i projektet. Tyv\u00e4rr \u00e4r verkligheten m\u00e5nga g\u00e5nger en annan och \u00e4ven om det inte \u00e4r generellt problem, s\u00e5 \u00e4r det \u00e4nd\u00e5 vanligt att det finns enskilda konsulter som kunden inte tycker presterar tillr\u00e4cklig av en eller annan orsak.<\/p>\n
Det viktiga d\u00e5 \u00e4r att agera tidigt och lyfta fr\u00e5gan fort med leverant\u00f6rens projektledare. D\u00e5 ges ocks\u00e5 en m\u00f6jlighet f\u00f6r leverant\u00f6ren att g\u00f6ra n\u00e5got positivt f\u00f6r saken och kunna g\u00f6ra en \u00e4ndring som hinner f\u00e5 effekt innan projektet har fortskridit allt f\u00f6r l\u00e4nge. Att kr\u00e4va att enskilda konsulter byts ut skall inte vara n\u00e5gon stor sak i samarbetet mellan kund och leverant\u00f6r och det ing\u00e5r som en naturlig del i styrningen av projektet. Det \u00e4r l\u00e4mpligt att dessa diskussioner f\u00f6rs p\u00e5 styrgruppsniv\u00e5 och inte mellan projektledarna. Detta kan ses som en del i den aff\u00e4rsuppg\u00f6relse och uppf\u00f6ljning av avtal som reglerar styrningen av projektet.<\/p>\n
<\/p>\n
Ett projekt som inte f\u00f6ljs med engagemang och st\u00f6d fr\u00e5n ledningen blir aldrig lika bra som det kunde blivit. Engagemanget och st\u00f6det skall riktas p\u00e5 r\u00e4tt s\u00e4tt och h\u00e4r h\u00e4nger det mycket p\u00e5 projektledaren att kunna visa p\u00e5 var och n\u00e4r det beh\u00f6vs. Men n\u00e4r det beh\u00f6vs – och d\u00e5 handlar det mycket om relationen till leverant\u00f6ren och interna beslut som kr\u00e4vs utifr\u00e5n organisatoriska aspekter och principfr\u00e5gor \u2013 d\u00e5 m\u00e5ste projektledaren k\u00e4nna att hon eller han f\u00e5r det st\u00f6d som beh\u00f6vs fr\u00e5n styrgrupp eller motsvarande f\u00f6r att \u00e5stadkomma f\u00f6r\u00e4ndring.<\/p>\n
Man kan aldrig beg\u00e4ra fr\u00e5n en styrgrupp att de skall vara insatta i alla detaljer i projektet, men det man kan beg\u00e4ra \u00e4r att de anv\u00e4nder sitt inflytande och st\u00f6djer projektledaren n\u00e4r det v\u00e4l beh\u00f6vs. Lite f\u00f6r ofta ser och h\u00f6r vi projektledare som klagar p\u00e5 att detta st\u00f6d uteblir i tillr\u00e4cklig omfattning, de beslut som beh\u00f6ver fattas kommer inte fr\u00e5n styrgruppen, vilket kan skapa os\u00e4kerhet i projektet. \u00a0D\u00e5 har den totala projektorganisationen misslyckats med att driva projektet p\u00e5 b\u00e4sta s\u00e4tt, det \u00e4r inte projektledaren som har misslyckats. En styrgrupps uppgift skall inte bara vara att f\u00f6lja upp tid, budget och kvalitet i projektet, utan omsorg m\u00e5ste ocks\u00e5 l\u00e4ggas p\u00e5 att underl\u00e4tta projektets framdrift.<\/p>\n
<\/p>\n
Det finns ett antal givna roller i ett implementationsprojekt s\u00e5som projektledare, delprojektledare f\u00f6r olika processer, testledare och utbildningsansvarig. H\u00e4r vill vi trycka p\u00e5 2 roller till; L\u00f6sningsansvarig. Med l\u00f6sningsansvarig menar vi en person hos kunden med kompetens att f\u00f6rst\u00e5 sambanden mellan processer, system och det regelverk som skall s\u00e4ttas upp i systemet. Regelverk i detta sammanhang kan vara kunskap om prismodeller, redovisningsprinciper med mera. F\u00f6r att undvika att det i de olika delprojekten byggs in l\u00f6sningar som inte h\u00e4nger ihop p\u00e5 totalen beh\u00f6vs det n\u00e5gon som tittar p\u00e5 de \u00f6vergripande processerna i systemet och som f\u00f6rst\u00e5r och bevakar sambanden med exempelvis redovisningsprinciper.<\/p>\n
Den andra rollen \u00e4r F\u00f6r\u00e4ndringsledare \u00e4ven om vi hellre vill se detta som n\u00e5got som pr\u00e4glar hela projektet snarare \u00e4n en enskild roll. Dock kan det vara n\u00f6dv\u00e4ndigt att n\u00e5gon har ett tydligt ansvar f\u00f6r den f\u00f6r\u00e4ndring det alltid inneb\u00e4r f\u00f6r rutiner, arbetss\u00e4tt och uppgifter i samband med byte av ett aff\u00e4rssystem. Att \u201ddriva f\u00f6r\u00e4ndring\u201d handlar mycket om information, dialog och utbildning till alla som ber\u00f6rs av aff\u00e4rssystemprojektet om inom detta omr\u00e5de g\u00e5r det aldrig att g\u00f6ra f\u00f6r mycket. Ju mer projektet arbetar med utg\u00e5ngspunkten att ett nytt aff\u00e4rssystem inneb\u00e4r en f\u00f6r\u00e4ndring, desto st\u00f6rre chanser att undvika\u00a0\u00a0 problem vid driftstart. Det finns som vi beskriver ovan ett antal aktiviteter som kan underl\u00e4tta f\u00f6r\u00e4ndring och det \u00e4r att l\u00e4gga allt f\u00f6r mycket arbetsuppgifter p\u00e5 projektledaren att klara ut alla dessa sj\u00e4lv.<\/p>\n
<\/p>\n
Kommunikation \u00e4r kopplat till f\u00f6r\u00e4ndringsledning och det man m\u00e5nga g\u00e5nger missar \u00e4r att man g\u00f6r om kommunikation till information och tror att det r\u00e4cker med det.\u00a0 Det \u00e4r bra med information s\u00e5som veckobrev etc f\u00f6r att h\u00e5lla alla uppdaterade p\u00e5 vad som h\u00e4nder i projektet. Men det kr\u00e4vs ocks\u00e5 en st\u00e4ndigt p\u00e5g\u00e5ende dialog mellan olika personer och grupper i projektet, samt ett urval av personer fr\u00e5n verksamheten som kan representera de olika processer som systemet skall st\u00f6dja.<\/p>\n
Att s\u00e5 l\u00e5ngt som m\u00f6jligt skapa en bra m\u00f6teskultur \u00e4r allas ansvar i projektet, men det vilar ett s\u00e4rskilt ansvar p\u00e5 de som agerar projektledare inom ramen f\u00f6r uppdraget. \u201dEn bra m\u00f6teskultur\u201d innefattar mycket men h\u00e4r vill vi s\u00e4rskilt trycka p\u00e5 vikten av var noga med att bjuda in deltagare till m\u00f6ten som verkligen har kunskap och med den bidrar i m\u00f6tet samt att vara uppm\u00e4rksam p\u00e5 att alla kommer till tals i r\u00e4tt proportioner i f\u00f6rh\u00e5llande till m\u00f6testid och agenda. Ett implementationsprojekt best\u00e5r av en o\u00e4ndlig m\u00e4ngd m\u00f6ten och kan dessa \u201dstyras upp\u201d utifr\u00e5n vissa grundprinciper fr\u00e5n b\u00f6rjan, s\u00e5 finns det massvis att vinna i effektivitet i projektet.<\/p>\n
Vi h\u00f6r ofta fr\u00e5n projektdeltagare att de vet vad de skall g\u00f6ra inom sitt ansvarsomr\u00e5de men att de inte \u00e4r lika informerade om helheten och de beroende som finns inom projektet som kan p\u00e5verka b\u00e5de tidplan och kvalitet. Att fr\u00e5n projektledningens sida s\u00e4kerst\u00e4lla att man har informerat tillr\u00e4ckligt och inh\u00e4mtat \u00e5terkoppling i samma omfattning \u00e4r nog en av de st\u00f6rsta utmaningarna i projektet. Bara vetskapen om sv\u00e5righeten kan g\u00f6ra att man anstr\u00e4nger sig lite extra inom detta omr\u00e5de.<\/p>\n
<\/p>\n
Arbetet med integrationer brukar, s\u00e4rskilt n\u00e4r det r\u00f6r ett projekt med implementation av ekonomisystem, vara en av de absolut mest omfattande aktiviteterna i projektet. M\u00e4ngden f\u00f6rsystem som skall integreras \u00e4r alltid betydande och arbetet med att definiera regelverk, datainneh\u00e5ll och s\u00e4tta upp alla integrationer brukar n\u00e4stan alltid underskattas.<\/p>\n
V\u00e5r rekommendation \u00e4r att redan innan implementationen startar p\u00e5b\u00f6rja kartl\u00e4ggning av alla de integrationer som skall g\u00f6ras.\u00a0\u00a0Viktigt att tidigt ta kontakt med alla de leverant\u00f6rer av f\u00f6rsystem till aff\u00e4rssystemet som kommer att bil ber\u00f6rda, best\u00e4mma kontaktv\u00e4gar och ge dem en rimlig chans att planera f\u00f6r det arbete de kommer att bli involverade i l\u00e4ngre fram under projektet. En f\u00f6rst kartl\u00e4ggning och dokumentation om vilket informationsinneh\u00e5ll som skall fl\u00f6da mellan olika system kan ocks\u00e5 p\u00e5b\u00f6rjas tidigt.<\/p>\n
\u00c4r det ocks\u00e5 aktuellt att g\u00f6ra \u00e4ndringar i organisationens ekonomimodell s\u00e5 det p\u00e5verka kodstr\u00e4ngen vilket i sin tur kan f\u00e5 p\u00e5verkan p\u00e5 flera av f\u00f6rsystemen som skall skicka indata som st\u00e4mmer \u00f6verens med den nya ekonomimodellen. All anledning att b\u00f6ra s\u00e5 tidigt som m\u00f6jligt med denna aktivitet med andra ord!<\/p>\n
<\/p>\n