Som HR- eller l\u00f6nespecialist \u00e4r det vanligt att flytta data fr\u00e5n t.ex en blankett till ett system och ibland \u00e4ven till ytterligare ett eller tv\u00e5 system. Det kan t.ex. kallas \u201cknappa\u201d, eller \u201cregga\u201d, k\u00e4rt barn har m\u00e5nga namn. Arbetsuppgifterna \u00e4r repetitiva och enformiga och inte alltid de mest motiverande under en dag och f\u00f6rutom att k\u00e4nnas on\u00f6diga, tar de dessutom tid fr\u00e5n mer strategiskt och v\u00e4rdeskapande arbete.<\/p>\n
<\/p>\n
Det finns en m\u00e4ngd olika digitaliseringsl\u00f6sningar som kan hj\u00e4lpa HR- och l\u00f6neavdelningar att drastiskt minska den nedlagda tiden p\u00e5 administration, ett exempel \u00e4r Robotic Process Automation, f\u00f6rkortat RPA. Denna teknik \u00e4r utm\u00e4rkt f\u00f6r automatisering av repetitiva uppgifter som tidigare utf\u00f6rts av m\u00e4nniskor. Det finns redan flera exempel p\u00e5 HR- & l\u00f6neavdelningar som har implementerat RPA. Ett exempel \u00e4r ett stort byggbolag som anv\u00e4nder roboten till att bl.a. kvalitetss\u00e4kra och kontrollera enorma m\u00e4ngder data i bokf\u00f6ringsfiler som skickas fr\u00e5n l\u00f6ne- till aff\u00e4rssystemet efter l\u00f6nek\u00f6rningen. Den uppgiften motsvarade tidigare en veckas heltidsarbete f\u00f6r en person men g\u00f6rs idag av roboten p\u00e5 fem minuter om dagen och dessutom med betydligt fler kontrollpunkter. Det finns s\u00e5ledes stora vinster med RPA genom effektivisering av administrativa processer.<\/p>\n
<\/p>\n
F\u00f6r att vara tydliga s\u00e5 \u00e4r RPA \u00e4r en mjukvarurobot, inte en fysisk robot som ser futuristisk ut och glatt h\u00e4lsar p\u00e5 alla bolagets medarbetare varje morgon, vilket annars \u00e4r en vanlig misstolkning.\u00a0Viktigt att veta \u00e4r ocks\u00e5 att till skillnad fr\u00e5n AI, som skapar sin egen logik, s\u00e5 f\u00f6ljer RPA instruktioner och logik som redan \u00e4r skapad av m\u00e4nniskor.<\/p>\n
<\/p>\n
<\/p>\n
En f\u00f6ruts\u00e4ttning f\u00f6r att RPA ska fungera bra \u00e4r att den aktuella processen inneh\u00e5ller tydliga regler, f\u00f6r varje steg av processen, som roboten kan f\u00f6lja. Processen beh\u00f6ver ocks\u00e5 vara stabil och inneh\u00e5lla f\u00e5 avvikelserna. Om processen frekvent \u00e4ndras eller om transaktionsvolymerna \u00e4r sm\u00e5 blir kostnaden f\u00f6r upps\u00e4ttning och programmering av roboten f\u00f6r dyr i j\u00e4mf\u00f6relse med nyttan.<\/p>\n
<\/p>\n
RPA har utvecklats f\u00f6r att enkelt kunna konfigureras av en person, utan n\u00e5gon programmeringsbakgrund, efter en kort tids utbildning. Detta inneb\u00e4r att roboten framf\u00f6r allt \u00e4r ett verktyg f\u00f6r personer som arbetar med processer och inte n\u00f6dv\u00e4ndigtvis har en bakgrund inom IT. Det g\u00f6r att verktyget l\u00e4mpar sig v\u00e4l f\u00f6r en HR- eller l\u00f6neavdelning utan kunskap i programmering.<\/p>\n
<\/p>\n
\u00c4ven om en robot \u00e4r relativt enkel att s\u00e4tta upp \u00e4r en stor utmaning med RPA tekniken att den f\u00f6ruts\u00e4tter en tydlig och strukturerad process, n\u00e5got som \u00e4r sv\u00e5rare \u00e4n det l\u00e5ter. En process som \u00e4r ostrukturerad, inneh\u00e5ller m\u00e5nga avvikelser eller till och med felaktigheter kan dels bli v\u00e4ldigt sv\u00e5r och dyr att automatisera med RPA, dels skapa \u00e4nnu st\u00f6rre problem f\u00f6r organisationen \u00e4n den f\u00f6rs\u00f6ker l\u00f6sa. D\u00e4rf\u00f6r g\u00e4ller det att ha r\u00e4tt tillv\u00e4gag\u00e5ngss\u00e4tt vid implementeringen av ett RPA-verktyg till HR- eller l\u00f6nesystem.<\/p>\n
<\/p>\n
En v\u00e4l genomf\u00f6rd implementation av RPA betyder d\u00e4remot att HR- och l\u00f6neavdelningen f\u00e5r mer tid till uppgifterna som mjukvarurobotarna inte klarar av t.ex. att agera mer proaktivt och st\u00f6ttande till ledarna i organisationen. Mjukvarurobotar \u00e4r bra p\u00e5 att utf\u00f6ra repetitiva uppgifter, men de saknar den m\u00e4nskliga f\u00f6rm\u00e5gan att kunna reflektera, k\u00e4nna empati, kommunicera och vara kreativ. Egenskaper som definitivt beh\u00f6vs f\u00f6r att f\u00e5 medarbetare att attraheras och v\u00e4xa i organisationen.<\/p>\n
<\/p>\n