Del 2 – Så här lyckas ni med ert Affärssystemprojekt – Den bäst förberedda kunden
16 feb 21
Vi har kommit till avsnitt 2 om den ”Bäst förberedda kunden” när det kommer till att hantera ett affärssystemprojekt. Totalt har vi listat de 20 mest relevanta punkterna för ett lyckat projekt och i denna blogg går vi igenom nummer 11 – 15:
Plats 15: Riskanalys genomförs inte konsekvent
Riskanalys är ett klassiskt och enkelt sätt för projektledningen att förutse störningar i projektet. Genom att samla en lite större grupp från olika delar av verksamheten, går det att fånga upp eventuella problem i olika delar av organisationen som kan ha påverkan på projektet. Genom att arbeta med dimensionerna sannolikhet och konsekvens går det också att ha fokus på de mest prioriterade riskerna.
Var noga med att hålla i och följa upp riskanalysen löpande genom hela projektperioden. Det finns en tendens i många projekt att man genomför en ambitiös riskanalys inledningsvis men att denna inte kontinuerligt följs upp och analyseras. Lämpligt är att ha med en som en stående punkt på alla styrgruppsmöten och då också rapportera hur de tyngsta riskerna tas om hand med olika åtgärder. Genom att kontinuerligt arbeta med riskerna och tidigt gå in och åtgärda, kan man också minimera kostnaderna som uppstår och är förknippade med riskerna.
Plats 14: Ha med marginaler från början i projektet när det kommer till budget
När leverantören har lämnat sin offert för implementation av affärssystem, så är det lätt att detta också blir den projektbudget som sätts som mål och följs upp på under projektets gång. På styrgruppsmöten rapporterar projektledaren framdrift i projektet och prognos mot budget. Det är vår erfarenhet att det är ytterst ovanligt att ett projekts utfall motsvarar budget och därför ser vi gärna att kunden internt – i dialogen mellan projektledare och styrgrupp – redan från början har byggt in lite reserver. Då bygger man in en realism i rapporteringen kring ekonomiskt utfall från början och en av de mer tråkiga punkterna på styrgruppsmötena kan undvikas; nämligen att rapportera budgetöverdrag.
Notera också att, som följd av ökad förståelse och insikt, uppstår ofta nya behov alternativt behov av att delvis revidera målbilden vilket leder till nya tillägg utanför avtalad budget. Ju mer kunden lär sig om systemets funktioner och möjligheter, ju mer ökar kraven på att ta ny funktionalitet i drift. Inte minst av detta skäl är det viktigt att ha marginaler för de oväntade händelser och önskemål som uppstår. Samtidigt måste man vara observanta på det vi beskriver under punkten 11 och hitta en balans mellan ”detta gör vi nu inom ramen för projektet och vad som kan vänta till sen”.
Plats 13: Användare utbildas inte i tillräcklig omfattning
Ytterligare ett klassiskt område där det ofta brister. Utbildningen skall delas upp på de mest frekventa användarna som redan deltar under implementationsprojektet och den breda gruppen av användare som kommer till efter driftstart. Viktigt att notera att det idag finns många kompetenta digitala applikationer för utbildning som komplement till traditionell klassrumsutbildning. Här bör man ha en tydlig strategi från kundens sida tidigt i projektet hur utbildningen skall genomföras och även planera för när systemet hamnar i förvaltningsfasen. Utbildning kommer att behövas kontinuerligt inom organisationen.
Utbildningen handlar ofta om en mix av handhavande av systemet och utbildning i nya rutiner och där utbildningen i nya rutiner ofta är viktigare än själva systemets funktioner. Denna del missas ofta och en användare som inte helt förstår de nya rutinerna kan inte heller dra nytta av det nya systemet fullt ut.
Plats 12: Att ha lyckats införa automatisering med hjälp av ny teknik i form av AI
Denna punkt är relativt ny på vår lista, helt enkelt av det skälet att det är först nu som den har blivit riktigt aktuell. Artificiell Intelligens och automatisering i form av exempelvis maskininlärning, datadriven analys och digitala assistenter börjar nu bli mer vanligt som stödjande processer i affärssystemen. Det gäller för den bäst ”förberedda kunden” att förstå vilka de här teknikerna är och vilka möjligheter det ger och därmed kunna ställa krav på leverantören att ha fokus på automatisering av så många processer som möjligt.
Plats 11: Bristfällig styrning av målsättning av genomförande
Denna punkt tangerar punkt 14 ovan och handlar mycket om avgränsningar och åter avgränsningar. Det är lätt att under projektets gång olika typer av önskningar och tillägg adderas i projektet och plötsligt sitter projektledaren med något som är mycket större än vad som ursprungligen planerades för både med avseende på tid och budget. Vår rekommendation är att arbeta igenom ett tydligt projektdirektiv med tydliga verksamhetsmål och projektmål innan projektet startar och så långt som möjligt hålla sig till innehållet i det dokumentet under hela projektet. Utöver det vara mycket noga med en rutin kring ändringshantering och väl dokumenterade specar när tillägg skall göras från ursprunglig plan.
