Offentlig sektor liknar allt mer privata företag gällande Affärssystem

Har offentlig sektor specifika krav på affärssystem jämförtmed privat verksamhet? Skiljer sig offentlig verksamhet på något markant sätt från privat verksamhet vilket ställer andra krav på ett Affärssystem? Svaret på dessa frågor är nej, med ett undantag: offentliga myndigheter måste följa Lagen om Offentlig Upphandling (LOU).

Om det fortfarande lever kvar myter om att det är skillnad mellan offentlig och privat verksamhet, så kan man konstatera att så definitivt inte
är fallet när det kommer till krav och tillämpning av Affärssystem i offentlig verksamhet.

De senaste 15 åren har offentlig verksamhet genomgått omfattande utveckling mot ett tydligt decentraliserat resultatansvar och
konkurrensutsättning av verksamheten. Som en följd av detta har kravbilden förändrats gällande den offentliga verksamhetens Ekonomi-, HR- och Affärssystem.  Dåtidens modeller och processer gäller inte längre. Nya krav på IT-systemen följer med detta.

Har då de som ansvarar för förvaltning av nuvarande system och upphandling av nytt affärssystem till offentlig verksamhet tagit till sig
att den verksamhetsmässiga utvecklingen ställer helt nya krav även på de som upphandlar IT-stöd?

HerbertNathan & Co följer och analyserar kontinuerligt förhållandena hos både den privata och offentliga sidan vad gäller synen på Affärssystem.
Tittar man specifikt på kommunmarknaden konstaterar vi att det pågår ett skifte i synsätt och att det idag finns många exempel på såväl kommuner som lever kvar i det gamla synsättet och kommuner som inser att nya verksamhetsformer och styrmodeller ställer helt nya krav på vad Affärssystemet skall stödja och hur det skall sättas upp.

De kommuner som kommit längst i detta synsätt har fullt ut förstått att kommunen i många delar går att jämföra med vilket tjänsteföretag
som helst inom den privata sektorn. Detta innebär att kommunen arbetar ifrån följande grundförutsättningar:

• Varje enhet inom kommunen utför specificerade tjänster
• En etablerad modell för hur resurser fördelas inom kommunen
• Uppföljning av personalkostnader i förhållande till utförda tjänster
• Projektorienterade funktioner inom verksamheten med fokus på tid, projekt och aktiviteter i kontrast till den traditionella
  organisationsformen

Förutom att detta kräver en ny organisationsmodell ställer det samtidigt krav på hur man utvärderar och upphandlar ett Affärssystem till
offentlig verksamhet. Det räcker inte längre att bara ta fram en omfattande kravspecifikation kompletterat med en prisförfrågan. De kommuner som fortsätter att arbeta på detta sätt i en upphandling riskerar att missa framtidens sätt att arbeta och framtidens Affärssystem.

Det tar i genomsnitt åtta till tio månader från det att en kommun påbörjat processen att upphandla ett Affärssystem till dess att ett
avtal med en leverantör är tecknat. LOU styr ytterst tiderna ledtiden från anbudsförfrågan till avtal.

Hur lång och omfattande upphandlingsprocessen blir beror av ett flertal faktorer. Exempel på detta är:

•  Vilka förvaltningar och eventuella koncernbolag som omfattas av upphandlingen
• Vilka verksamhetsprocesser det nya systemet skall stödja
• Hur mycket resurser, kompetens och erfarenhet som kommunen har internt för att driva upphandlingsprocessen och förändringsarbetet
• I vilken mån kommunen samverkar med andra kommuner under upphandlingen
• Den interna viljan och förståelsen för komplexa beslutsprocesser inom kommunen

De flesta organisationer lägger ner orimligt mycket tid på upphandlingsprocessen. Särskilt med tanke på att det är implementeringsfasen som är mest komplicerad, arbetskrävande och avgörande för framtiden. Ett korrekt valt system, men felaktigt implementerat, visar sig snabbt vara ett betydligt sämre alternativ jämfört med val av det näst bästa systemet med en väl genomförd implementation.

En situationsanpassad och effektiv upphandlingsmodell är den process som i flest fall leder till det bästa slutresultatet. Organisationen
uppnår ett bra beslutsunderlag och arbetsinsatsen som används för att ta fram underlaget är rimligt i förhållande till den tid det tar att implementera systemet.

Det är viktigt att man inledningsvis avsätter tillräckligt med tid till att beskriva vilka behov som finns inom verksamheten. Inte minst med
fokus på de behov som föreligger för att kunna utveckla och modernisera verksamheten. Detta behov måste mycket tydigare ha sin utgångspunkt i att Affärssystemet kan vara till stöd för hur resurserna skall fördelas och prioriteras inom kommunen.

Nya styrmodeller och delvis nya verksamhetsprocesser måste på ett bättre sätt byggas in i Affärssystemet för att uppnå full verkningsgrad
av investeringen. Man måste fokusera både på nyckelbehov, de områden som är unika för verksamheten samt vad man förväntar sig kan avvika från ett standardsystem. Enligt vår erfarenhet brukar det finnas ca 20-30 kritiska krav per huvudprocess som behöver dokumenteras tillsammans med en processbeskrivning för att säkerställa en framgångsrik implementation.

Upphandlingen drivs oftast av personer från IT-, ekonomi- och inköpsavdelningen. För att upphandlingen av ett Affärssystem skall nå sina
syften och mål, är det av största vikt att ansvariga från samtliga dessa tre enheter uppnår samsyn och har förmågan att se till helheten i denna komplexa upphandling. Alla tre enheter representerar viktiga kompetensområden, och det kommer an på styrgrupp och projektledning att balansera dessa intressen, så att ingen enhet blir allt för dominerande och styrande.

LOU ger utrymme för ett antal varianter på hur upphandlingen kan genomföras. De vanligaste är Öppen upphandling och Förhandlad
upphandling. Fler kommuner väljer numera förhandlad upphandling. Förhandlad upphandling kan på ett betydligt bättre sätt, jämfört med den traditionella öppna upphandlingen, möta upp den komplexa process det innebär att upphandla ett affärssystem.

Traditionellt har flertalet offentliga organisationer fokuserat allt för mycket på de funktionella kraven i en upphandling. Upphandlingen har
genomförts med omotiverat långa kravlistor uppdelade i så kallade ”Skall- och börkrav”. Hela upphandlingen har kantrat över i att beskriva krav på funktioner, samtidigt som orimligt lite tid ägnats åt att bedöma leverantörens förmåga att implementera affärssystemet, systemets möjligheter att utveckla verksamheten samt hur lätt det är att arbeta med affärssystemet efter implementation.

Då all fokus flyttas mot utvärderingskriteriet funktionalitet är risken stor att man tappar framtidsperspektivet i upphandlingen. Hela utvärderingsprocessen kommer att handla om vilka funktioner som finns idag i systemet och ingen tid läggs på att utvärdera den framtida potentialen i affärssystemet och leverantören bakom systemet. Detaljerna står i vägen för helheten!

Det finns flera andra utvärderingskriterier som måste vägas in vid valet av Affärssystem. Förutom en situationsanpassad kravspecifikation med
funktioner och kostnader för implementation och förvaltning skall anbudsförfrågan innehålla krav på leveransförmåga hos leverantören och systemets användbarhet.

Många kommuner lägger för lite tid på att komplettera beslutsunderlaget med subjektiva bedömningar från användbarhetstester och baserar
sitt beslut främst på uppfyllande av funktionskrav och priset. Användartesterna är en helt nödvändig bas för att säkerställa att affärssystemet motsvarar kommunens behov och den framtida utvecklingspotentialen.

Det finns en stor potential till att utveckla offentlig verksamhet med hjälp av funktionsbreda Affärssystem till stöd för kommunens processer. Det kräver samtidigt en bred kunskap och förståelse för komplexiteten i uppgiften att upphandla ett Affärssystem. Valet måste ske med hänsyn tagen till de styrmodeller, processer och tjänster som kommunen omfattar och tillhandahåller.

De enheter, exempelvis Inköp-, IT- och Ekonomiavdelningen, som är involverade i upphandlingen måste fullt ut förstå det komplexa uppdraget.  Nyckelpersoner involverade från ovanstående enheter måste bidra med både sin specialistkunskap och samtidigt ta till sig kunskap och förutsättningar från andra specialistområden. Då kommer både upphandling och systemval att bli lyckat!