Kommunernas IT-djungel kan rensas upp

IT-systemen i Sveriges kommuner blir fler och fler. I dagarna hade Computer Sweden en artikel som belyste den ”systemdjungel” som Sveriges kommuner har byggt upp under de senaste 20 åren. Det är inte ovanligt med 200-300 olika applikationer i en enskild kommun och verkligheten i många kommuner är att varje delprocess stöds av ett unikt system. Det kan vara allt från schemaläggning i skolan, bokning av idrottshallar på Kultur och Fritid, uppföljning av lager/förråd på Gatukontoret till tidsredovisning på Miljö och Hälsa.

Under 1990-talet investerade kommunerna i ekonomisystem och runt dessa växte en flora av ”verksamhetssystem” upp. Det var rätt då, men nu ser verkligheten annorlunda ut. Leverantörerna av ekonomisystem har utvecklat sina system till heltäckande affärssystem med funktioner och processtöd för inköp, e-handel, avtalshantering, projektstyrning, tidsredovisning, lagerredovisning, verksamhetsuppföljning etc.

För några år sedan var det omöjligt att använda begreppet ”affärssystem” inom kommunal förvaltning, men nu har fler och fler kommuner förstått innebörden i begreppet. Nästa gång kommunen skall upphandla ett nytt ekonomisystem, så finns det all anledning att fundera över vilka fler processer än ekonomi som det nya systemet kan och skall stödja.

Genom att tänka affärssystem istället för ekonomisystem kan kommunerna ersätta många av specialapplikationerna ute på förvaltningarna. HerbertNathan & Co har under flera uppdrag för kommuner gjort analyser som pekar på att så mycket som 30 % av nuvarande specialapplikationer kan ersättas av ett nytt affärssystem. Här finns stora pengar att tjäna på mindre kostnader för förvalting, support, utbildning och integrationer. Ansvariga för inköp och upphandling av nya IT-system måste tänka i nya banor och bredda sitt perspektiv på vad ett före detta ekonomisystem skall bytas ut mot.