Affärssystemets DNA – viktigt att förstå

Till det yttre är många affärssystem väldigt lika varandra. Om man sätter samman en kravspecifikation och därefter gör en utvärdering så visar resultatet väldigt ofta att ett flertal affärssystem erbjuder nästan samtliga funktioner som kunden efterfrågar. Detsamma gäller om man sätter samman processkartor och verifierar vilka flöden som inkluderas i affärssystemen. Så, utifrån denna grund har oftast den enskilde kunden ett relativt stort urval av affärssystem att välja mellan.

Trots detta kan man samtidigt konstatera att väldigt många kunder under installationen och efter driftstarten inser att det valda affärssystemet inte motsvarar de förväntningar som fanns inför upphandlingen. Även om affärssystemet inkluderar alla de funktioner som efterfrågats så upplever kunden att systemet skaver. Samma känsla kan upplevas av ett par nya skor där utseende, form, färg och känslan verkade perfekt men där det ändå väldigt tidigt uppstår skoskav. Skillnaden mellan skor och affärssystem är dock att man enkelt kan byta tillbaka skorna eller i värsta fall kasta dem och köpa nya. Ett affärssystemsbyte genomförs i praktiken aldrig även om det uppstår en väldig friktion inom organisationen. Istället tillsätter man en mängd åtgärder för att försöka lindra de problem som uppstår.

Det problem som ofta uppdagas alldeles för sent är att affärssystemet kanske har alla nödvändiga funktioner men trots detta har fel DNA. Det är faktiskt så att affärssystem i likhet med oss människor har ett eget DNA. Det finns väldigt många attribut att använda när man ska beskriva en människa – till det yttre (längd, vikt, hud-, ögon- och hårfärg, etc). Ett av de viktigaste attributen går dock inte att visuellt se och det är människans personlighet. Det handlar om nedärvda anlag som präglar personens beteende. Detsamma gäller även affärssystem där personligheten kan omsättas till den grundläggande arkitektur och affärslogik som systemet gavs vid sin tillkomst.

Om man exempelvis skulle jämföra våra tidigare svenska system IBS, M3 och IFS kan man konstatera att de är någorlunda likvärdiga i funktionalitet. Självklart finns det områden där djupet skiljer sig inom respektive processområde men på ett mer generellt plan är de faktiskt väldigt lika varandra. Trots detta skiljer sig deras DNA avsevärt åt. De har nämligen sitt ursprung ifrån helt olika processområden när de inledningsvis utvecklades samt av utvecklare med olika kunskaper och fokus. Med tiden har respektive system kompletterats med många nya processområden och funktioner men den grundläggande logiken och deras respektive DNA är intakt. Det innebär att systemet faktiskt aldrig blir bättre än hur det var konstruerat från början. All kompletterad funktionalitet är delvis konstlad och faktiskt en avvikelse ifrån hur det ursprungligen var konstruerat.

Detta yttrar sig genom att man vid upphandlingar och systeminförande kommer ned på detaljfunktioner där affärssystemet utför den förväntade åtgärden men på ett sätt som delvis motverkar det förväntade resultatet och dessutom leder till negativa följdkonsekvenser senare i processflödet. Det handlar inte alls om att systemet är ”fel” eller att det kan betraktas som ”buggar”. Det är helt enkelt så att systemet utvecklats utifrån ett annat grundscenario och att den aktuella kunden har behov av ett processflöde som skiljer sig från systemets grundflöde. Detta är en situation som händer väldigt ofta.

Vems är då felet till att denna situation uppstår? I grund och botten handlar det om bristande erfarenhet och kunskap från både kunden och leverantören. Med en mer professionell modell för att genomföra en förstudie eller upphandling går det att undvika en stor del av dessa problem. Det räcker inte med att sätta ihop en kravspecifikation och genomföra systempresentationer. Det krävs en gedigen erfarenhet för att kunna förstå och beskriva såväl kundens behov och processer (DNA) som de systemlösningar leverantörerna erbjuder. Och det kräver att man gräver djupare än att bara göra den ytliga kontrollen av funktioner och processer.

Det finns på den svenska marknaden ett stort utbud av väldigt många bra affärssystem. Det är dock viktigt att förstå att alla affärssystem skiljer sig åt även om de ytligt sett är väldigt lika. Affärssystemets DNA kommer framöver att bli en allt mer avgörande faktor vid val av system för de kunder som ska upphandla och byta system. Att få ett system som är följsamt men också där dess DNA stämmer överens med kundens primära behov är avgörande för att utveckla en stark och bestående verksamhet.