Naiv tro på avtalet som säkerhet
6 sep 15
När man skriver under ett avtal om ett nytt affärssystem finns det endast en sak man med 100 % säkerhet vet, och det är att leveransen inte kommer att motsvara det man själv tror att avtalet omfattar. Att tro något annat är naivt och till och med dumt. Avtalet är ingen säkerhet för en trygg och komplett installation.
Vad är då egentligen ett avtal? Jo, det är två parter som intygar att man i positiv anda beslutat sig för att genomföra ett gemensamt projekt bestående av hundratals aktiviteter där ansvaret går som en pingpong-boll mellan parterna under hela installationen. Även om det finns avsnitt i avtalstexterna som talar om ansvarsroller så är det aldrig svart eller vitt. Även om en part är ansvarig för leveransen så kan denna leverans ej fullföljas utan att den andra parten utfört sina åtaganden som i sin tur återigen var beroende på den första partens förberedelser och så vidare. På detta sätt kan man nysta in rollerna och ansvaret i oändlighet.
Oavsett hur omfattande avtalet är så kan avtalet aldrig fullt ut ta höjd för parametern ”verkligheten”. Med detta menas att morgondagen innehåller alltid oväntade situationer som ej kunnat förutses i avtalet. Det kan gälla misstolkningar av kraven, missförståelse av behoven, förutfattade inställningar till VEM, VAD och NÄR under installationen.
Är det då meningslöst att skriva ett avtal? Nej, det är det inte. Även om avtalet aldrig kan täcka alla händelser som inträffar så kan ett välskrivet avtal ge guidning om hur dessa situationer ska hanteras när de väl uppstår. Däremot kan avtalet inte i förväg peka ut vem som är ansvarig för att lösa en uppkommen situation eller vad kostnaden kan bli för kunden. På samma sätt kan ett sk fastpris aldrig garantera att kunden inte får betala mer än vad som står i avtalet.
Grundproblematiken kring affärssystem och avtal är att ingen part tillfullo förstår vad som förväntas från den andra parten eller vilka de faktiska behoven är (som alltid skiljer sig mot de beskrivna behoven). Av detta skäl är det egentligen idiotiskt att skriva ett komplett och bindande avtal när urvalsprocessen är genomförd.
Ett bra avtal bör skrivas så att parterna kan genomföra installationen stegvis och där kunden har total frihet att stoppa, backa eller kliva av när helst behovet uppstår. Detta går att avtala genom att inleda med en gemensam framtagning av ett lösningsförslag som bygger på den avtalade produkten. Först när detta lösningsförslag har färdigställts har normalt sett båda parter en relativt god bild av de faktiska behoven och systemets faktiska förutsättningar att lösa dessa behov. Och i 90 % av alla fall så kommer det nya kostnadsestimatet för installationen att överstiga det som leverantören estimerade under upphandlingen. Det är dock inte av ondo, för det är faktiskt bättre att i förväg få insikt om den ökade kostnaden istället för att den uppkommer oväntat under installationen.
Förutom att dela upp avtalet i flera steg med frihet att hoppa av installationen krävs även en mycket stark projektorganisation internt hos kunden. Förutsättningarna för att lyckas med ett införande av affärssystem är idag sämre jämfört med för 20 år sedan av anledningen att installationen idag oftast påverkar oerhört många fler användare och kräver processförändringar och förändringsledning, vilket den genomsnittlige kunden har bristande kompetens och erfarenhet av att hantera.
Ha en pragmatisk syn på avtalet. Det är en karta som beskriver ett relativt diffust mål, men det innehåller ingen information om den hårda vägen till målet och de utmaningar som uppkommer under resan.