Öka livslängden på affärssystemet

Den traditionella modellen har varit att man upphandlar och byter affärssystem med ca 10-12 års mellanrum. Stora resurser läggs på såväl upphandlingen som införandet där man frigör personal från flera delar av verksamheten för att medverka i processutveckling, uppsättning och utbildning av systemet. Väl framme vid genomförd driftstart är organisationen ganska sliten och plågad. I detta läge monteras projektorganisationen ned samtidigt som några få individer arbetar kvar med uppgiften att fixa resterande problem i systemlösningen. I detta läge har den installerade systemlösningen i bästa fall genererat en bråkdel av förväntad affärsnytta. Det krävs normalt sett en ledtid av minst ca 18-24 månader efter driftstarten för att fullt ut realisera den affärsnytta som varit målet med investeringen.

Den goda modellen är istället att efter genomförd driftstart överföra projektorganisationen till en aktiv förvaltningsorganisation. Detta innebär att verksamheten blir fullt integrerad i den såväl dagliga som långsiktiga förädlingen av affärssystemet. En modern systemförvaltning är bemannad med processägare och dagliga användare som kontinuerligt trimmar och förädlar arbetssätt och funktionalitet. Optimalt är att befattningsbeskrivningen för processägare inkluderar ett stort ansvar för att utveckla både processer och system. Processägaren bör agera beställare och sponsor för den förädling som löpande krävs för att verksamheten skall vara konkurrenskraftig. Allt för ofta överlåter ledningen ansvaret för systemets utveckling till IT-avdelningen. Detta är en helt felaktig hantering då denna part oftast saknar det verksamhetsmässiga perspektivet gällande behov till förändringar baserat på kundernas och leverantörernas krav. IT-avdelningen kan agera utförare av en begärd systemförändring men knappast driva förändringsprojektet och ansvara för att de långsiktiga affärsmålen uppnås. För att göra detta krävs kontroll över den organisation som skall arbeta med de aktuella systemförbättringarna vilket endast processägarna innehar.

I praktiken innebär detta att processägaren måste öka arbetstiden relaterad till utvecklingsfrågor och minska sin arbetstid relaterad till att utföra dagliga verksamhetsfrågor. I gengäld får organisationen en helt annan fokusering på förädlingsprocessen med en betydligt skarpare och mer vässad verksamhet.

Affärssystemen har idag kapacitet nog att stödja kundens verksamhet under väldigt många år. Grundproblemet är att såväl organisation som system med tiden träder in i dagliga rutiner utan ork och ambition till förbättringar. Därmed går kunden miste om alla de möjligheter som systemet kan erbjuda och med tiden uppfattas systemet som gammalt. Med en kontinuerlig och aktiv systemförvaltning är det fullt möjligt att öka livslängden av affärssystemet till åtminstone 15-20 år samtidigt som systemet hela tiden uppfattas som modernt och ändamålsenligt. De kunder som lyckas med detta har inte bara ökat avkastningen och värdet av sin investering utan även uppnått en självgenererande verksamhetsutveckling.