Kan själv – Upphandlingens största fiende
29 feb 16
I princip alla företag som idag upphandlar och byter affärssystem har gjort denna resa åtminstone en gång tidigare och ibland flera gånger. De flesta etablerade företag har trots allt varit datoriserade sedan mitten av 1980-talet. Detta innebär att det finns mer erfarenhet idag inför en upphandling jämfört med situationen för såväl 10 som 20 år tillbaka.
Även om många kunder upplever obehag när de ska beskriva sina minnen och känslor för det som skedde vid tidigare implementeringar så är den goda delen att det finns en större förståelse och insikt om att implementeringen kommer att påverka hela bolaget, oavsett hur väl ledningen och projektet har försökt att begränsa dess påverkan. Som rådgivare är det då lättare att föra en förnuftig dialog om de förberedelser som krävs för att förebygga problem och minimera de skador som kan uppstå vid ett införande.
Under de senare åren har dock en ny, för mig tidigare okänd målgrupp, dykt upp och allt oftare skapar problem och utmaningar under såväl upphandlingen som implementeringen. Det är en person, anställd hos kunden, som varit med och genomfört en mindre upphandling tidigare och med detta som enda erfarenhet, helt plötsligt utger sig för att vara upphandlingsexpert. Kanske inte alltid på hela upphandlingsprocessen men på att utforma ett kravunderlag och utforma underlag för systempresentationer.
Denna grupp av sk ”Kan själv” saknar oftast förmåga att förstå sambanden mellan förberedelserna inför och under upphandlingen och de effekter som uppstår vid implementeringen. Det räcker inte med bara en eller två upphandlingar, eller en eller två implementeringar för att få denna erfarenhet. Det är en erfarenhet som normalt kräver några års praktik ute på slagfältet och som för varje nytt år fylls på med helt nya och värdefulla erfarenheter.
När det gäller upphandling och införande av affärssystem kan man aldrig bli fullärd pga att förutsättningarna för implementering hela tiden förändras. Delvis pga den tekniska utvecklingen men primärt pga av hur vi förhåller oss till affärssystemet när det gäller den organisatoriska delen av ett införande. Samt att den generella IT-mognaden hela tiden ökar vilket innebär att den organisation som ska ta emot nya system och nya processer kräver och förväntar sig mer än tidigare. Vidare driver den fortsatta integreringen av processer och värdekedjor fram nya krav på modeller för såväl upphandling som implementering. Och detta medför att utformning av kravunderlag också måste förändras och följa med i tiden.
Det är alltid positivt när kunden själv visar ett stort engagemang för att bidra och ta ansvar under upphandlingen men mindre lyckat när det sker på bekostnad av kvalitet. Kan själv är den sämsta egenskapen att tillämpa i en upphandling som i många fall lägger grunden till företagets framtida utveckling. De brister som uppstår under en upphandling får ofta en tiofaldig negativ effekt under implementeringen i form av problem som ska hanteras när verksamheten i hög takt rusar framåt.