Att förvalta sin affärssysteminvestering

Varför är det viktigt att aktivt förvalta sitt affärssystem?

Att implementera ett nytt affärssystem är för de flesta företag en arbetsam process. Efter att ha kämpat med ett tufft implementationsprojekt med hårda tidsramar och dessutom ovanpå det ordinarie dagliga arbetet är de flesta projektmedlemmar trötta och samtidigt väldigt glada över att man äntligen är i mål.

Då är inte det första man tänker, att det nu är dags att formera en effektiv förvaltningsgrupp för att hantera det nya affärssystemet.

Ett bra implementerat affärssystem har inneburit en stor investering och är värt en god förvaltning, så det är faktiskt nu det är dags att formera den grupp som kan upprätthålla kvalitén i systemet och vidareutveckla systemet i takt med företagets ändrade behov. Man vill ju ofta att affärssystemet skall spegla företaget på så många områden som möjligt. Denna grupp är även ett viktigt led i arbetet med ständig förbättring och aktiv förvaltning av systemet är en aktivitet som bör finna med i företagets årliga budget. Detta gäller för såväl mindre som större organisationer.

Förvaltningsgruppen hålls samman av en utsedd systemansvarig person och en systemägare (sponsor) och formas lämpligen i den mån det är möjligt ur den tidigare projektgruppen som ju under hela projektet har byggt upp en stor och värdefull kompetens. En förvaltningsgrupp bör bestå av personer, gärna med processägaransvar, från olika funktionella delar av organisationen som exempelvis ekonomi, kundorder, tillverkning, inköp, kvalitet, IT etc. Systemförvaltning handlar alltså i första hand om företagets verksamhetsfunktioner och i andra hand om den rena IT driften. I dag är det ju även vanligt med olika typer av cloud lösningar för den tekniska miljön och driften.

Ett företags behov förändras ständigt och det implementerade affärssystemet måste följa med den utvecklingen genom att förfina och utveckla användandet och processerna i systemet. Nyanställda skall ha utbildning i företagets affärsprocesser och systemhantering, användarbehörigheter skall administreras, ansvar för masterdata hantering och kvalitet måste vara tydligt fördelat, systemändringar skall dokumenteras och utföras under kontrollerade former, uppdateringar och systemrättningar måste testas osv, allt för att upprätthålla en hög datakvalitet (man måste kunna lita på systemet).

Dvs de processbeskrivningar, utbildningsmaterial, processtestscript, användarinstruktioner samt den konfigureringsdokumentation av hög kvalitet som togs fram under projektets gång är nu återigen en stor tillgång och återanvänds och uppdateras nu löpande.

Som nämns ovan handlar alltså förvaltningen av affärssystemet om att säkra en investering genom att arbeta kontinuerligt med ständig förbättring. Med den kunskap som man byggt upp under projektets gång kan man ofta införa små förbättringar genom att ta i drift mindre funktioner som affärssystemet erbjuder som standard funktionalitet. Det kan vara funktioner som inte inkluderats i det ursprungliga projektscoopet eller som har tillkommit från leverantören i efterhand, affärssystemen förbättras ju kontinuerligt med nya efterfrågade funktioner och detta är ju även något man betalar för via sitt supportavtal. Det finns med andra ord en hel del ”lågt hängande frukter” att hämta hem. Mycket av dessa mindre förändringar kan kunden, med rätt förberedelse, ofta göra på egen hand utan konsultstöd.

Att öka användningen av BI och rapportverktyg för att mäta sin verksamhet är något som ofta kommer med ökad förståelse för systemet och är en viktig del av förvaltningen.

En annan viktig del av förvaltningsgruppens arbete är att kunna testa och säkerställa funktionen i systemet när ändringar gjorts, att helt enkelt genomföra processtesterna på de områden där förändringen kan tänkas ha påverkan på systemet.

Det handlar alltså för gruppen om att ha kontinuitet i arbetet och att utgöra ett stöd för verksamheten. Förvaltningsgruppen kan träffas på fasta tider, göra gemensamma planer och prioritera förbättringsarbetet men även i syftet att fungera som en grupp som tillsammans har en full överblick över hur alla processer hänger samman i företaget, en värdefull insyn som ofta saknas.

Så när ni planerar ert nästa affärssystemprojekt, planera även för den framtida förvaltningen och långsiktiga utvecklingen av affärssystemet.