Helt avgörande att handplocka rätt konsulter för att lyckas med affärssystemsprojektet!

Att utvärdera leverantörens personal/konsulter lika mycket som man utvärderar systemets funktionalitet är något som vi ständigt betonar men som samtidigt är en av de svåraste utmaningarna i upphandlingen.

Varför ska man som kund utvärdera konsulterna? Räcker det inte med att välja det bästa systemet och i avtalet säkerställa att leverantören tar ansvar för sitt uppdrag? Svaret är tyvärr ett 100% klart och tydligt NEJ! I avtalet framgår (oftast) vad som ska göras och att leverantörens konsulter ska utföra uppdraget på ett fackmannamässigt sätt. Detta räcker dessvärre inte eftersom det är mycket stor skillnad mellan att utföra ett fackmannamässigt uppdrag och ett professionellt och optimalt uppdrag. Jämför gärna med att bygga ett hus där en snickare kan göra precis så som det står i ritningen och lösa uppgiften eller där de utifrån sin erfarenhet och kompetens kan hjälpa till med att diskutera utformning av detaljer, materialval och effektivaste sättet att bedriva arbetet. Båda snickare kan ha gjort ett fackmannamässigt jobb men i det senare fallet kommer köparen troligen få ett bättre hus och bli mer nöjd med arbetet.

På samma sätt som olika snickare är olika bra på att lösa en uppgift är affärssystemskonsulter olika bra på att konfigurera sitt affärssystem till att passa kundens behov. Prissättningen i affärssystemsbranschen gör dessutom att skillnaden i timpris mellan en ok och en fantastisk affärssystemskonsult ofta är väldigt liten (om det ens finns någon).

Vad är det då som gör en affärssystemskonsult fantastisk? Som inom de flesta andra områden är det en kombination av talang och träning. Talang i att lyssna och förstå kundens processer och behov samt förklara hur systemet fungerar i förhållande till detta. Träning i form av utbildning inom relevanta områden men framförallt erfarenhet av att konfigurera systemet hos olika kunder. Det är i riktiga kunduppdrag som en konsult blir utmanad och får lära sig hur affärssystemet kan användas för att lösa olika uppgifter samt vilka lösningar som fungerar bättre respektive sämre. Erfarenhet från olika kunder i samma bransch är extra värdefullt eftersom många utmaningar och lösningar i ett affärssystemsprojekt är branschunika snarare än kundunika.

Hur gör man för att hitta de fantastiska konsulterna till ert projekt? Steg ett är att kräva att leverantören presenterar sitt konsultteam under upphandlingen. Många leverantörer vill vänta med att presentera konsulter tills avtalet är signerat för att ha full flexibilitet i sin bemanning men det ska man naturligtvis inte gå med på som kund. Steg två är att verifiera konsulternas erfarenhet genom att kontrollera deras CV med några referenskunder. I det tredje steget gäller det att intervjua konsulterna för att verifiera kompetensen men också för att verifiera att det är personer som kulturellt passar med era medarbetare. Sista steget är att säkerställa att konsulterna verkligen genomför projektet och inte byts ut så snart ett nytt uppdrag dyker upp. Detta gör man genom att i avtalet ange vilka konsulter som ska genomföra uppdraget samt sätta upp villkor som gör att de bara får bytas ut om de slutar, får tjänstledighet eller blir långtids sjukskrivna.

Att utvärdera konsulter är dock avsevärt svårare än att utvärdera funktionaliteten i ett system så därför behövs även möjligheten att begära att en konsult byts ut ifall samarbetet av någon anledning inte fungerar.

Ibland har jag hört argument om att konsulter blir livegna i dessa avtal och det stämmer naturligtvis inte men som kund måste man veta vilken produkt man köper och i affärssystemsbranschen är konsulterna den viktigaste faktorn av leveransen.