Hård konkurrens bland affärssystem som stödjer projekt

I vår kommande rapport Affärssystem för små- och medelstora företag (publiceras i nov 2018) kan vi konstatera att det idag är många leverantörer av affärssystem som ökat sitt fokus inom området projektstyrning och projektredovisning. Går vi tillbaka i historien var ”projektorienterade” affärssystem en nischad målgrupp av leverantörer som primärt fokuserade på bygg- och entreprenadverksamhet (inklusive installation). Även målgruppen tjänsteorienterade konsultbolag kunde räknas in i denna målgrupp.

För denna målgrupp av kunder fanns under 1990-talet relativt få affärssystem som kunde erbjuda en helhetslösning för att stödja ett projekt från kalkyl till slutfakturering. Under de senaste 20 åren ser vi dock tydligt att fokus på projektstyrning och projektredovisning markant har ökat, och idag är det relativt många leverantörer som kan uppvisa en god funktionalitet inom detta område.

Som några exempel på affärssystem som tidigare var ganska ensamma med ett fokus mot projektorienterad verksamhet (för små och medelstora företag) kan nämnas: PP7, Copernicus, Deltek, SoftOne och Entré.

I vår kommande marknadsanalys har antalet dock ökat till ca 50% av medverkande totalt 20 affärssystem som kan erbjuda god eller till och med mycket god funktionalitet till organisationer med behov av projektstyrning. Även resterande 50% av affärssystem har så pass mycket stöd till detta behovsområde att det i många fall räcker för att åtminstone kunna täcka behoven inom projektredovisning.

Projekthantering är något som blivit viktigt för de flesta organisationer. Såväl inom tillverkande industri som handel ser vi att kunderna bedriver allt mer av sin verksamhet i form av tids- och budgetbestämda projekt. Vidare är det många verksamheter som genomför kontinuerliga investeringar som följs upp i projektform. Som följd av detta är projekt något som efterfrågas i nästan alla upphandlingar av affärssystem.

Ytterligare en parallell går att dra mot trenden av en stor ökning av HR-system. Vi är på våg in i en tidsålder vi refererar till med benämningen ”GiG”, som innebär att våra anställningsformer successivt håller på att förändras från en traditionellt fast tjänst till mer rörliga tjänster där den anställde förflyttar sig inom organisationen och dessutom kan vara involverad i ett flertal parallella projekt. Även detta ger i förlängningen ett ökat behov av systemstöd som täcker såväl styrning av projekt som resurser.

Även om den generella ökningen av fokus på projekt är positivt för branschen som helhet innebär det för kunderna att det framöver blir något svårare att hitta det affärssystem som passar bäst för den egna verksamheten. I ett landskap med stort utbud av leverantörer som säger sig erbjuda ett bra stöd för projektstyrning blir det allt viktigare för kunden att göra en noggrann utvärdering och säkerställa att hela processen från offert till slutfakturering och garantiåtaganden kan följas upp vilket inkluderar kalkyl och prognos, säljarbete, offert, dokument, inköp, artikelstrukturer och mycket annat.

För de leverantörer som tidigare varit ensamma om att erbjuda ”bra” stöd för projektstyrning gäller det nu att se upp. Vi kan konstatera att kunderna inte alltid agerar helt logiskt när det gäller kriterier för att välja leverantör. Leverantörer med stark funktionalitet kan mycket väl hamna lägre i värderingen på grund av att kunden uppfattar systemet som ”gammalt” och att gränssnittet inte helt hänger med i den tekniska utvecklingen. Det räcker inte med att visa upp bra funktionalitet, man måste kunna påvisa att systemet hänger med i den tekniska utvecklingen och att det är minst lika ”attraktivt” som de unga och moderna applikationerna. Kundens resonemang bygger på att ifall leverantören inte orkar hänga med i den tekniska utvecklingen så ”vågar vi inte välja systemet och riskera vår framtid”. Hellre väljer kunden då ett system som är modernt men som saknar en del funktionalitet.

Det är kostsamt och slitsamt att vara systemleverantör år 2017. Konkurrensen är hårdare än någonsin och konkurrensen sker på andra villkor jämfört med situationen för 20 år sedan där i princip enbart traditionell funktionalitet avgjorde kundens beslut. Nu är det fler faktorer och perspektiv som vägs in och minst vill man säkra vilka leverantörer som har förmåga och kapacitet att överleva de kommande 10-15 åren i en tid av extremt hög förändringstakt och där digitaliseringen ställer helt nya krav jämfört med tidigare.