Affärssystemskundernas förståelse börjar mogna

Det är idag många organisationer som söker stöd för att ”ta fram en strategi för deras framtida affärssystem”. Även om en del organisationer ännu tillämpar begreppet ”förstudie” så är det just ordet ”strategi” som börjar bli vanligt förekommande. Jag ser detta som ett tecken på ökad mognad och förståelse för ämnet. Man ska förvisso inte lägga för mycket betydelse i en rubrik men, enligt mig, handlar en förstudie om att utreda och klarlägga något innan man fattar beslut om ett genomförande. En strategi handlar däremot mer om en långsiktig målsättning där man sätter ramar och modell för något som ska realiseras.

”Förr” var det vanligt att kunden ville genomföra en förstudie men där det enbart handlade om att upphandla ett nytt affärssystem. Och då i singularis syftande på att man verkligen önskade ”ett enda” system som skulle täcka verksamhetens behov. När vi idag blir kontaktade med behovet av en ”strategi” möter vi en större förståelse för att det inte längre handlar om ”ett heltäckande” affärssystem utan att man önskar få stöd att utarbeta en arkitektmodell för hur systemlandskapet bör utvecklas för att långsiktigt stödja verksamhetens utveckling. Verkligheten är att i princip ingen organisation idag klarar sig med ett enda system utan det krävs ofta ett flertal (och ofta en blandning av lokala och externa) applikationer för att den totala verksamheten ska kunna fungera. Och nu verkar också kunderna förstå att när man talar om ”affärssystem” handlar det om pluralis. Dvs att begreppet ”affärssystem” står för ”en samling av samverkande system”.

Jag konstaterar att 3 av 4 strategier idag landar i konklusionen att kunden inte ska satsa på ”ett enda” affärssystem. Istället landar strategin i att kunden successivt ska utveckla och förbättra/förändra sin applikationsmiljö för att matcha de cykler som finns företagets utveckling. Man kan dela upp en strategi i olika tidshorisonter från 0-2 år, 2-5 år, 5-8 år och så vidare. Och där förändringen av miljön sker i faser med utbyten, ersättningar och uppgraderingar.

Att idag fastställa en strategi som ligger fast i 10 år är både svårt och riskabelt (om man inte är beredd att förändra den). Av det enkla skälet att världen ändrar sig idag så fort att när vi talar om 5 år så ligger det väldigt långt bort. Och då kommer verksamhetens utmaningar och förutsättningar att vara annorlunda jämfört med idag.

Ovanstående ska inte tolkas som att det är ”ute” med affärssystem eller att det är fel att bara ha ”ett” affärssystem. Det kommer framöver vara lika viktigt att ha ett grundläggande system som är huvudmotor för verksamheten. Däremot kommer det finnas starka beroenden mot ett flertal andra applikationer (eller tjänster) som blir minst lika viktiga som affärssystemet.

För att undvika missförstånd vill jag poängtera att det inte är ett självändamål att ha flera system. Om man generaliserar är det istället bättre att ha få system jämfört med många system då det blir lättare att underhålla. Men verkligheten visar att merparten av alla organisationer behöver flera system för att få ett ”optimalt” stöd till respektive affärsprocess.

När jag ovan refererar till en arkitektmodell menar jag inte en teknisk modell som refererar till val av teknik, databaser odyl. Istället refererar jag till en processmodell som bla definierar vilka av koncernens processer som kan vara gemensamma, vilka som kan vara unika och vilka som har beroenden mellan varandra när det gäller bolag och affärsområden inom en koncern. När man väl fått denna förståelse blir det lättare att börja definiera vilken typ av applikationer som behövs för respektive process och ifall dessa processer går att kombinera inom samma system eller bör skiljas åt.

Som en del i denna kartläggning och inventering tillhör att också bedöma förändringstakten för respektive process där det inte alls är ovanligt att olika processer förändras i olika takt över tiden vilket påverkar hur man ska se på den/de applikationer som används.

Jag inser att detta blir en kraftig förenkling av ”strategi” och syftet är inte att här definiera vad en strategi bör omfatta. Poängen är istället att vi idag ser allt fler organisationer som öppnat ögonen och efterfrågar ett ramverk och en modell istället för att man söker ”ett system”. Och jag anser att detta är en positiv förändring i synsätt. Det innebär att man tonar ned fokus på det enskilda systemet och istället sätter fokus på de processer och flöden som ska stödjas. Marknaden är successivt på väg att mogna.