När är det dags att byta Affärssystem?
20 aug 18
Vi ställs ofta inför denna fråga när vi träffar nya kunder som överväger att byta ut sitt affärssystem. Kunden har kommit till en punkt där verksamheten uppvisar så mycket friktion i processerna att volymen av oönskat merarbete passerat gränsen för vad som upplevs som godtagbart. Kunden anar att affärssystemet som kanske använts i många år bör bytas ut mot något nytt och modernt. Samtidigt råder det olust inför beslutet att byta och osäkerhet ifall ett systembyte verkligen kan förbättra processerna.
Faktum är att kunden oftast har gjort en korrekt analys i sin bedömning att det gamla systemet är omodernt och inte helt stödjer företagets processer på det som sätt som det gjorde den gång det installerades. Under årens lopp har världen förändrats och givetvis har även kundens situation förändrats, med resultatet att affären utvecklats och även processerna. I en del fall har man kunnat vrida om affärssystemet till att följa utvecklingen men i de flesta fall finns det en gräns varefter man helt enkelt inte kommer längre med sitt gamla affärssystem. Det finns helt enkelt en bortre gräns för flexibiliteten. Men innebär det automatiskt att det gamla affärssystemet måste bytas ut?
Det går att argumentera för att affärssystemet ska bytas ut när behoven överväger möjligheterna till förändring och förbättring av affärssystemet. Samtidigt är det lätt att glömma att en del av problematiken ligger i verksamheten och inte i själva affärssystemet. När man har använt ett och samma affärssystem uppåt 15-20 år är det väldigt vanligt att uppsättningen av systemet fortfarande bygger på den modell man tillämpade vid installationen 20 år tidigare. Det inkluderar ekonomimodell, konteringssträng, rapportering, processflöden, artikelstrukturer, kostnadskalkyler och mängder av annan grunddata som skapar skelettet i systemet. Och det faller på sin egen orimlighet att denna grunddata är ”optimal” ännu 20 år efter installationen. Trots detta är det väldigt få kunder som har mod, ork och tålamod till att göra en nyinstallation av sitt befintliga affärssystem med syfte att bygga om modellen till att passa dagens behov.
Baserat på vår erfarenhet från många genomförda strategier och upphandlingar konstaterar jag att ca 1/3 av de kunder vi möter faktiskt kan behålla sitt gamla affärssystem istället för att byta ut det. Även om det finns ett sug efter något mer ”modernt” är det inte alltid det går att motivera den stora insats det krävs för att ta sig igenom ett systembyte. Och man ska inte underskatta betydelsen av att verksamheten har god kunskap om sitt nuvarande system och att det är många användare som påverkas vid ett systembyte.
Till detta ska läggas risken hos de kunder som har så gamla system att kunskapen om dem har försvunnit. Efter att haft insyn i några av våra största industriföretag konstaterar jag att det inte är ovanligt att det ännu finns kvar system från 70-80 talet och där det saknas kunskap om hur de ”egentligen” fungerar och där man helt enkelt inte vågar röra dem utifrån risken att oväntade störningar kan uppstå i transaktionsflödet. Det går givetvis inte att vänta med att byta ut dessa system hur länge som helst, men det finns logik som talar för att man är försiktig med att förändra kritiska system där ingen längre har kunskap om deras innersta logik.
Den generella trenden har varit att livslängden på en installation har ökat. Under 1980-talet var det vanligt att man bytte system efter ca 5-8 år och idag ser vi att den genomsnittliga åldern har ökat till ca 15-20 år. Orsaken är att affärssystemen under 1990-talet och milleniet var så pass heltäckande att de ännu är gångbara även om de idag kan anses ha uppenbara brister.
Med insteget i den molnbaserade världen börjar dock denna trend brytas. De behov som finns idag, när vi talar om molntjänster och digitalisering, förutsätter annan en teknik och plattform jämfört med tidigare. Det innebär att det inte går att överbrygga bristerna enbart genom att bygga på med ny funktionalitet, det kräver att man radikalt bygger som systemets grundfundament. Och detta är inte alls enkelt.
Svaret på rubriken är således att ”det beror på” och ska sättas i ljuset av vart kunden befinner sig i sin digitala utveckling, organisationens mognad och vilken ”energi” som finns till att ta nästa steg. Att byta affärssystem är för många organisationer plågsamt och förutsätter att den kortsiktiga nyttan är tillräckligt stor. Man ska vara försiktig med att ha ”något modernare” som det tyngsta argumentet till ett systembyte. Det gäller att man kan förstår och kan specificera vad detta innebär och hur man anser sig kunna dra nytta av det som blir nytt, samtidigt som man får vara beredd att offra en del av det som fungerar utmärkt i det gamla systemet.