Masterdata – supertråkigt men superviktigt!
26 sep 18
Nämnandet av begreppet Masterdata leder ofta till sorgsna blickar och suckande läten. De flesta kunder har hört begreppet och vet innerst inne att detta är något ”de borde ta tag i” men det är en aktivitet som sällan hamnar så högt på listan att det faktiskt blir gjort. Det är först när det börjar bli dags för ett systembyte eller annan större förändring av infrastrukturen som ärendet aktualiseras och då inser många kunder att detta kommer göra ”ont”. Frågan är varför detta upplevs som tråkigt och varför det sällan blir gjort? Det enkla svaret är nog en kombination av att begreppet är ”diffust” och oklart för många samtidigt som det i vardagen sällan är så stora problem att verksamheten tvingas till ett masterdataprojekt.
Låt oss börja med det diffusa. En vanlig och felaktig uppfattning är att masterdata enbart handlar om att få ordning på sina huvudsakliga register som exempelvis kundregister, leverantörregister och artikelregister. Med tiden brukar alltid (åtminstone förr) dessa register tappa kvalitet på grund av att ansvaret för inregistrering växlat mellan ett flertal användare och att behoven av innehåll förändrats övertid då verksamhetens inriktning ändrats över tid. Masterdata handlar dock inte enbart om att städa i sina register och få ordning på nomenklaturer och kategoriseringar. Det handlar också om att etablera ett ägarskap för informationsmodellen i stort med en tydlighet om datakällor, principer för utbyte av information mellan system, villkor för förändring av datainnehåll och mycket annat. De organisationer som varit igenom ett sk masterdataprojekt vet att det sällan är ett engångsarbete. Istället handlar det om flera steg som inleds med en kartläggning, ett genomförande och inte minst etablering av en förvaltningsorganisation även för masterdata.
Masterdata är inte något nytt. Det har vi talat om i väldigt många år. Det som dock är värt att beakta idag och framåt är att vi kan förutse att kraven på ”ordning och kvalitet” i masterdata och register blir ännu mer väsentlig framöver. Orsaken till detta är att vi ser en tydlig trend mot att IT-landskapen återigen börjar bli ”fragmenterade” med intåget av molnbaserade system/tjänster som ska samverka med den befintliga infrastrukturen. Man ska i detta sammanhang inte uppfatta ordet fragmenterad som negativt, vilket varit fallet tidigare. Istället ska man se fragmenterad i ljuset av att det idag finns större möjligheter att utnyttja externa system/tjänster men med bibehållande av en relativt ”sömlös” helhet. Man ska alltid ha respekt för integrationer, men många av dagens system erbjuder goda möjligheter till att utbyta information vilket medför mindre utmaningar jämfört med vad vi varit vana vid under föregående 30 år.
Förutom att antalet datakällor successivt ökar ser vi tydligt att datavolymerna ökar. Det blir allt vanligare att man lagrar information i form av ”realtidsdata” såsom avlyssningar av vad som sker på nätet, och användarmönster och erfarenheter från kundtjänst, telefonköer, chattar odyl. Man kommer då också strax in på ämnet ”ostrukturerad” data som också blir allt vanligare.
Som en följd av att antalet datakällor ökar samt att den totala volymen av data ökar kommer därför masterdata att vara en viktig aspekt för att kunna ta kontroll över sin egen situation. Utmaningen är att det ofta kräver en förändring av synsätt. Masterdata är något man ska arbeta med kontinuerligt och inte ett engångsprojekt. Men någonstans måste man börja och det första steget bör vara att inventera sitt nuläge och ställa detta emot verksamhetens utvecklingsplaner när det hur man avser att utveckla och förändra sin roll på marknaden och relationen med sina kunder och leverantörer. När man fått klarhet i detta kan man göra en gapanalys och klara ut ansvarsroller och när och hur man ska komplettera och få kvalitet i sina informationsströmmar. Kan man förändra synsättet framstår istället masteradata som en viktig och till och med kritisk pusselbit i företagets utveckling och överlevnad.