Spännande ny leverantör av ekonomisystem till Sveriges kommuner

Jag skrev i en blogg under våren 2018 att något med stor påverkan på marknaden för ekonomi-system inom kommunsektorn var på väg att hända med bas i den utveckling som sker mot fler och fler molnbaserade ekonomi- och affärssystem. Jag pekade på leverantören Visma som exempel och skrev bland annat:

”Det är en inte allt för vild gissning att Visma kommer att lämna anbud med Visma.net i framtida kommunala upphandlingar. Kommuner som idag använder ”Visma affärslösningar”, det vill säga gamla Aditro Business Suite, kan känna sig lockade att välja det nya moderna molnbaserade Visma.net och ändå vara kvar hos samma leverantör”.

Nu blev det inte just Visma som hann först med det första äkta molnbaserade ekonomisystemet till den svenska kommunmarknaden utan en annan leverantör.

I november 2018 fattades ett på gränsen till historiskt beslut i det så kallade Dalslandsrummet i Melleruds kommun. Rummet är i originalskick efter Dalslands bank (som 1942 såldes till Skandinaviska banken som sedan gick ihop med Stockholms enskilda bank, nuvarande SEB apropå namnbyten, se längre ner i bloggen) som hade sina lokaler här. På plats fanns Ekonomichefer från 4 Dalslandskommuner, 1 av kommunerna utsedd projektledare för upphandling av nytt ekonomisystem, upphandlingsansvarig i kommunerna och undertecknad som bistått kommunerna under processen.

Efter ett antal månaders utvärdering och förhandling var det nu dags att fatta beslut om vilken leverantör som skulle tilldelas vinnande anbud. Till grund för beslutet låg utvärderingsmodellen med kriterier och krav på funktionalitet, användbarhet, leveransförmåga och pris. De olika kriterierna hade viktats sinsemellan och nu var allt sammanställt och färdigt. Olika personer hade bedömt olika delar av upphandlingen och det var först nu helheten presenterades för Ekonomicheferna. Det anbud som hade vunnit enligt principen ekonomiskt mest fördelaktiga visade sig vara Xledger och därmed togs det ”historiska beslutet” att ge Xledger tilldelningsbesked.

Det händer ytterst sällan att ett nytt system tar sig in på kommunmarknaden. Efter att ha följt denna bransch sedan slutet på 1980-talet, kan jag konstatera att 3 leverantörer fullständigt har dominerat bland Sveriges kommuner under dessa 30 år; CGI, Visma och UNIT4.

De här 3 leverantörerna har bytt namn ett antal gånger under årens lopp, blivit uppköpta av andra IT-bolag och förtjänstfullt fortsatt utveckla sina ekonomisystem, men faktum kvarstår; det är 3 ekonomisystem med ursprung från slutet på 1980-talet som fullständigt dominerat bland Sveriges 290 kommuner fram till idag. Utöver de 3 nämnda finns det och har funnits utmanare såsom XOR och Å-data genom årens lopp. Även om dessa leverantörer under perioder gjort det bra, har man aldrig på riktigt utmanat de 3 stora när det kommer till antal kunder och installationer inom kommunsektorn. Numera är dessutom XOR uppköpta av Visma, namnändrade och fokuserade på den privata sektorn.

Så vad kan då nya system såsom Xledger och Visma.net tillföra den kommunala sektorn? Jag bedömer att det är framförallt 2 saker: Tekniken i sig, som bygger på äkta molnsystem, innebär att alla kunder kör på samma instans och det lägger grunden för enklare och mindre komplexa uppgraderingar. Det talar för lägre tidsåtgång och kostnader externt men också för den egna personalen i samband med uppgraderingar. Det är det ena. Det andra som dessa system har varit tidigt ute med är att integrera ytterligare tjänster inom ramen för molnsystemet. De bästa exemplen är färdiga integrerade processer kring inkasso, utskrift av fakturor, skanning och tolkning av leverantörsfakturor och bankflöden. Det i sin tur innebär färre integrationer och mindre uppsättning och konfigurering av processer och flöden – systemet är mer ”körklart” från början.

Om detta är 2 fördelar som gynnar snabbare uppsättning och mindre förvaltning, så är kanske myntets andra sida att kunden själv inte kan göra lika många val i framtiden, det är mer färdiga standardprocesser som alla kunder får förhålla sig till. Äkta molnsystem bygger med automatik på mer standardprocesser och lika för alla kunder. Det är i grunden samma uppsättning och samma instans som alla kunder kör på. För vissa kunder kan detta kanske uppfattas som en nackdel och andra kommer tvärtom tycka att detta är bra, då det i princip är samma ekonomiprocesser som hanteras i alla Sveriges 290 kommuner.

Under 2018 skall nu Xledger implementeras i de 4 Dalslandskommunerna. Det kommer att ske i samarbete mellan Xledger och Arribatec som är en av flera partner till Xledger här i Sverige. Man kan utgå ifrån att Xledger kommer lägga stora resurser på att få till ett mönsterprojekt här som gör det till ett bra referensprojekt inför de fortsatta satsningarna på den svenska kommunmarknaden. Övriga kommunsverige kommer också att följa detta med stort intresse och då kanske särskilt de lite mindre kommunerna som kan se en fördelarna med ett äkta molnbaserat ekonomisystem nästa gång det kommer till upphandling.