Dags att byta Affärssystem?

Har du kommit till vägskälet att du överväger att byta Affärssystem? Har du haft ditt Affärssystem i många år och upplever att det är dags för något ”nytt”? Vet du varför du upplever detta, och vad du egentligen vill uppnå med ett nytt system?

Vi blir dagligen kontaktade av organisationer som har för avsikt att upphandla och byta Affärssystem. Några av de vanligaste motiven är att man helt eller delvis tröttnat på sin befintliga leverantör samt att man upplever att det nuvarande Affärssystemet inte hänger med i den tekniska utvecklingen. Dessa båda motiv är lätta att förstå. Däremot är det ofta mer diffust när det gäller ”vad man vill uppnå” med ett nytt Affärssystem. En del av kunderna har redan skaffat sig egen insikt om hur deras verksamhet och organisation skulle kunna utvecklas med stöd av ett nytt Affärssystem, men förvånansvärt många har ingen uppfattning alls.

I grund och botten kan man, efter väldigt många års konsultation, konstatera att de flesta organisationer har potential till att förbättra sin verksamhet, och där Affärssystemet är en viktig pusselbit. Och i ganska många fall går det att realisera delar av denna potential inom ramen för det befintliga Affärssystemet. Att ett Affärssystem upplevs som ”hindrande” går lika ofta att härleda till ”bristande förvaltning” hos kunden som att systemet hamnat efter i den tekniska utvecklingen. Allt för många organisationer saknar förmåga till eller insikt om att kontinuerligt underhålla sitt Affärssystem med avsikt att optimera dess användning. Istället är det vanligt att den mobilisering kunden gjorde vid sin implementering snabbt avtar efter driftsättningen varefter vardagen inträder igen. Och successivt minskar mervärdet av investeringen. Inte sällan möter vi kunder som haft samma Affärssystem i +20 år och där uppsättningen mer eller mindre är identisk med hur det konfigurerades 20 år tidigare, trots att verksamheten upplevt stora förändringar och behov under denna tid. En aktiv och kontinuerlig förvaltning av Affärssystemet är den bästa grunden till att nå en lång livslängd på sitt Affärssystem och sin investering.

Samtidigt finns det goda skäl för många organisationer att se över sitt Affärssystem och på vilket sätt verksamheten behöver stöd inför framtiden. En skillnad idag jämfört med tidigare är dock att en analys av Affärssystemet idag mer handlar om att säkerställa en långsiktig men samtidigt flexibel ”plattform” av system istället för att isolerat analysera det enskilda Affärssystemet. Den tid då man eftersökte ”All-In-One” är förbi. Även om det i södra Europa ännu är vanligt med inställningen att alla processer ska stödjas av ett och samma Affärssystem har de nordiska kunderna kommit till insikten att detta (ofta) blir mer hindrande jämfört med att ha en integrerad systemmiljö bestående av ”flera” applikationer som är optimerade för sina utvalda fokusområden. I vissa fall innebär ”flera” enbart 2-3 applikationer och i andra fall kan det gälla många applikationer. Och inte minst inom industrin är det vanligt med väldigt många applikationer när man vill få ihop sina informationsflöden mellan de maskinnära systemen (MES) och övriga administrativa applikationer.

Det viktiga vid en analys av ”framtida Affärssystem” är att avvakta med fokus på det enskilda systemet och dess funktionella möjligheter och begränsningar. Viktigare är istället att skaffa sig insikt om hur verksamheten kommer eller kan utvecklas över tid, och med detta som grund fastställa en målbild av vilken ”karaktär” som det framtida systemstödet bör ha. Och inte sällan landar man i slutsatsen att det kanske handlar om 2-3 applikationer istället för 1 applikation. Samtidigt är detta en slutsats och ett vägval som måste ställas mot kundens förmåga att ”förvalta” sina system.

Oavsett om man väljer Cloud eller On Premise behöver systemen kontinuerlig omvårdnad för att skapa den nytta man eftersträvar. Och som noterats ovan är det inte ovanligt att kunden saknar förmåga till aktiv förvaltning, vilket leder till att kunden antingen bör avstå ifrån att byta system eller välja ett system som kräver väldigt lite förvaltning (samtidigt som det i förlängningen leder till lägre mervärde).

Rekommendationen är att ”tänka efter i förväg” innan man rusar iväg för långt med att upphandla och byta Affärssystem.