Välj hellre det nästbästa Affärssystemet

De flesta organisationer lägger ganska mycket tid på processen att söka och utvärdera Affärssystem. Det är dock färre som lägger tillräckligt med tid på att välja rätt implementeringspartner. Detta trots att valet av partner faktiskt är viktigare än att välja det mest optimala Affärssystemet.

Vår kartläggning av genomförda Affärssystemsprojekt (med många års historik i databasen) visar tydligt att såväl framgång som misslyckande av implementeringar kan tillskrivas tillgången eller avsaknaden av erfarna och kompetenta individer. Och i detta räknas såväl kundens som leverantörens resurser in.

Varken referenslista eller projektmetodik är någon garanti för att leverantören kan genomföra en implementering med hög kvalitet. Istället kan vi se många exempel där projektmetodiken faktiskt hämmat/hindrat en smidig projektprocess. En genomarbetad projektmodell i händerna på en projektledare eller konsult som saknar rätt förmåga och kompetens är meningslös.

Väldigt många av de projekt som hamnat med olösliga problem har genomförts enligt leverantörens ”etablerade” projektmodell och dessutom av konsulter som genomfört många liknande projekt tidigare. Vid eftergranskning av projekt kan man förvånansvärt ofta konstatera att projekt som drabbats av stora problem ofta uppvisat tydliga brister redan från första dagen.

Statistiken visar också att det inte spelar någon roll om leverantören har +200 konsulter. Det är ändå oftast en ganska liten skara om 10-20 enskilda konsulter hos leverantören som har de kvalifikationer och förmågor som krävs för att säkerställa en framgångsrik implementering hos kunden. Utifrån detta perspektiv finns det ingen tydlig fördel att välja en stor partner jämfört med en liten partner. Det handlar ändå om att säkerställa rätt individer till det enskilda projektet. Och detta inkluderar såväl projektledare för att driva och koordinera projektet som de konsulter som praktiskt genomför implementeringen.

När man talar om framgång och misslyckande handlar det sällan om det enskilda systemet. Statistiken visar istället att projekt där kunden avsiktligen valde bort det ”bästa” systemet (sett till kravspecifikationen) till förmån för det nästbästa systemet men med en väldigt duktig partner, överlag leder till mer framgångsrika implementeringar. Det är således inte ”den sista funktionen” som avgör framgången, utan det handlar istället om ”HUR” projektet har genomförts.

En utmaning för kunden är att upphandling av Affärssystem egentligen handlar om 2 upphandlingar, dvs val av såväl system som partner. Och att göra dessa val samtidigt är inte helt enkelt. Det händer inte sällan att den partner som först väljs för upphandlingen fallerar under upphandlingen, och där kunden i sent skede tvingas söka ny partner för att kunna fullfölja upphandlingen. Eller där kunden tvingas koppla bort ett system ifrån upphandlingen pga avsaknad av tillräckligt bra partner, trots att systemet har de förmågor som eftersöks.

Val av partner för implementering har alltid varit en viktig del i upphandlingen, men den kommer att bli alltmer viktig framåt. I en föränderlig och komplex värld krävs det kompetenta konsulter med en välutvecklad förmåga för att kunna förstå och guida kunden framåt. Och detta är kvalifikationer som inte är så vanligt förekommande som man skulle önska när det gäller implementeringspartners.

Devisen för de kunder som står i begrepp att upphandla och byta system är ”Välj hellre det nästbästa Affärssystemet med rätt partner istället för det bästa Affärssystemet med med en sämre parter”.