Vart tar digitaliseringen av HR vägen efter GDPR och Covid-19?

Digitalisering av HR-processer har varit en av de kraftigaste trenderna inom systemmarknaden de senaste fem åren. De stora HR-systemleverantörerna har i flera fall flerdubblat sin omsättning under de senaste åren och nya nischade lösningar för HR har växt som svampar ur höstmyllan. Det har dessutom funnits stora behov av förbättringar inom HR-processerna i många organisationer där processerna till stor del varit manuella och de främsta digitala verktygen har varit Excel och PowerPoint. Samtidigt går det inte att bortse ifrån att den främsta pådrivaren för digitaliseringen av HR-processerna under de senaste åren varit GDPR och kandidater samt medarbetares krav på personlig data integritet, som har ökat de senaste åren. HR har naturligtvis kunnat visa på behov och nyttor från digitalisering men det tyngst vägande skälet för investeringen har ändå i många fall varit att minimera risken för GDPR sanktioner. GDPR boomen för HR digitalisering håller nu på att klinga av även om det finns en del eftersläntrare som fortfarande söker förbättra sin personuppgiftshantering.

Samtidigt som GDPR boomen bromsade in under våren så slog dessutom Covid-19 pandemin till med stor kraft. För HR organisationerna fick digitalisering av processer stå tillbaka för mer traditionellt HR arbete kring att informera personalen och säkerställa en säker arbetsmiljö samtidigt som det i vissa fall även behövdes anpassningar av personalstyrkan till en ny verklighet. Tillsammans gav dessa effekter stor påverkan på marknaden för HR-system under våren. En del pågående projekt stoppades men framförallt var det få nya upphandlingar som startades.

Vad kommer då hända under hösten-2020 och det kommande året? Kommer marknaden för HR-system fortsätta växa kraftigt eller kommer investeringar i HR-system få lägre prioritet till förmån för annat?

Inom de flesta verksamheter (om inte alla) är personalen den viktigaste resursen och att attrahera och behålla talanger en av de största utmaningarna. Att det finns nyttor att hämta från digitalisering av HR-processer både i form av effektivare processer och förbättrat stöd för att rekrytera och utveckla personalen håller nog de flesta med om. Problemet är att det är svårt att kvantifiera nyttorna i kronor och ören samt att det är ännu svårare att verkligen mäta realiseringen av nyttorna. Samtidigt kan kostnaderna för att införa ett nytt heltäckande HR-system upplevas som höga inte minst för att det brukar krävas många integrationer med andra system i verksamheten för att utbyta HR-data. Det gör att investeringen i ett HR-system ofta får svårt att på egna meriter passera nålsögat hos nitiska ekonomichefer vid jämförelser med t.ex. investeringar i nya maskiner eller för den delen nya logistik- eller produktionssystem. Införandet av heltäckande HR-system är dessutom krävande för organisationen i och med att det ofta kräver en standardisering av HR-processer som tidigare haft lokala avvikelser samt att alla anställda påverkas och behöver anamma det nya systemet om de identifierade nyttorna verkligen ska kunna realiseras. Mer om nyttorealisering kan du läsa i vårt blogginlägg här.

När vi nu står inför en tid av osäkerhet kring vilken påverkan Covid-19 har på ekonomin och arbetslivet på längre sikt kommer många företagsledningar troligen att vara extra noggranna och försiktiga vid större investeringar. Det ligger då nära till hands att undvika eller fördröja investeringar i heltäckande HR-system och i stora HR-transformationer eftersom kostnaderna upplevs som höga, nyttan är svår att mäta och det påverkar organisationen kraftigt.

Behovet av förbättrat IT-stöd inom HR-processerna finns dock kvar och HR kommer därför att söka andra vägar där investeringar och påverkan på organisationen är lägre och mer hanterbar. I det sökandet kommer man hitta och införa nischade lösningar för de processer där de för tillfället har störst utmaningar. Investeringen för en nischlösning blir avsevärt lägre än för ett heltäckande HR-system och är därmed lättare att få godkännande för. Dessutom ger nischlösningar ofta bättre funktionalitet inom det specifika området än vad ett heltäckande HR-system skulle gjort. Nackdelen är dock att det över tid gärna blir många nischlösningar vilket gör det svårt och dyrt att säkerställa att alla system alltid har uppdaterad personaldata. Dessutom blir totalkostnaden för integrationer, drift och förvaltning av flera lösningar ofta dyrare och krångligare än motsvarande tjänster för ett samlat HR-system.

Vår slutsats blir att digitaliseringen av HR-processer kommer att fortsätta men med en lägre hastighet än under de senaste tre åren och det fokuset kommer skifta från stora heltäckande HR-system till mer nischade lösningar där behoven och nyttorna är störst, t.ex. rekrytering on-boarding, pulsmätningar och talangutveckling.