Re-implementering – ett alternativ till att byta Affärssystem

Företag idag använder sina Affärssystem allt längre innan de byter till något nytt. Vår statistik visar att ett företag idag byter Affärssystem med ca 15 års mellanrum (det varierar dock mellan olika branscher). Skillnaden är stor vid jämförelse med statistiken från 1990-talet då företag bytte Affärssystem i intervallet 5-7 år. Orsaken till detta är att branschen för Affärssystem ännu var relativt ung under 1990-talet. Även om flera Affärssystem uppstod under 1970-talet så var det många nya system som föddes under åren 1985-1995. Och de som var kunder till dessa nya system växte ofta ur dem och tvingades byta upp sig till ett system med bredare och djupare funktionalitet. Under 1990-talet pågick även en övergång från minidator till PC/Windows vilket också bidrog till ett generationsskifte av leverantörer och system.

Även om vi kan konstatera att livslängden på ett Affärssystem hos kunden har ökat jämfört med ”förr” så är vi övertygade om att många av dagens företag skulle kunna förlänga sin användning ytterligare ett antal år. Det som talar för detta är vår erfarenhet från +400 upphandlingar under de senaste 15 åren. Denna erfarenhet visar att många av dagens företag har ”fastnat” i en uppsättning/konfiguration som speglar företagets organisation och verksamhet den dag systemet installerades (för 10-20 år sedan) men där kunden inte gjort om sin konfiguration i takt med att verksamheten förändrats. Och där kunden med fog efter ca 15 år hävdar att systemet inte längre stödjer verksamheten på ett bra sätt och därför vill byta system.

Det kan givetvis finnas andra motiv till att byta Affärssystem men vi ser ofta att det befintliga Affärssystemet har stöd för det kunden önskar men att det kräver en re-implementering för att kunden ska kunna tillgodogöra sig systemet totala förmågor. Det vi lägger i begreppet re-implementering inkluderar översyn och förändring/komplettering av modellen för styrning och mätning av verksamheten vilket får effekter på konteringssträng i redovisningen samt förändring av produktkalkyler och den informationsmodell som behövs för att svara upp till verksamhetens nutida behov av styrdata. Till detta kommer givetvis optimering av verksamhetens processer. Allt detta sker normalt vid ett systembyte men krävs likväl om man ska genomföra en re-implementering av ett system där konfigurationen inte längre stöder nutida behov.

 

Fördelar med re-implementering

Det är naturligt att kunden drar sig för en re-implementering då det skapar oro om att projektet blir lika komplext och stökigt som ett systembyte. Det behöver dock inte bli så om installationen planeras och förbereds på rätt sätt. Fördelen med en re-implementering är att såväl kund som leverantör har god kunskap om systemet och kundens verksamhet vilket minskar risken för omfattande konsultinsatser. Detta under förutsättning att kund och leverantör varit någorlunda aktiva i sin relation.

Samtidigt ska en re-implementering jämföras med ett systembyte som alltid kräver en stor insats av både kund och leverantör för att bygga upp kunskap om varandra. Och på detta en omfattande installation med tester och utbildning. Och där effekten av systembytet kanske inte uppstår förrän efter relativt lång tid av användning.

Grundproblemet är att diskussionen om re-implementering kontra ett systembyte oftast uppstår när kunden passerat en viss nivå av smärta. Och i ett läge där missnöjet med det befintliga systemet är så stort att kunden väljer att byta leverantör till stor del för att ”få in något nytt” som inte bär med sig en negativ historik. Det blir då mer ett sk politiskt beslut istället för ett beslut baserat på fakta och förnuft.

Även om det kan vara svårt att övertyga sin ledning och styrelse borde det ingå i planen för en aktiv systemförvaltning att med ca 8-10 års mellanrum genomföra en analys/utvärdering av en re-implementering av sitt befintliga Affärssystem. Detta för att undvika att fastna i en gammal konfiguration och som ett sätt att förlänga värdet på den investering som tidigare genomförts.

Även om kunden följer med i systemets uppgraderingar och alltid använder den senaste versionen innebär det inte att kunden har möjlighet att fullt ut dra fördel av den utveckling och de nyheter som tillförs systemet – utan att delar av grundkonfigurationen förändras. Risken är att man betalar för kontinuerliga uppgraderingar men där man inte kan utnyttja de nya möjligheterna. Det innebär i längden att nyttan av årliga avgifter och uppgraderingar minskar över tid.

Rekommendationen är att se re-implementering som en möjlighet att öka nyttan av den investering som tidigare genomförts och som ett sätt att minska behovet av ett framtida komplext systembyte.