Rätt systemval börjar med en strategi – inte med en upphandling!

Marknaden för lön- och HR-system är just nu i tydlig rörelse. 

 

Vi ser hur privata lönesystemleverantörer som Visma med HR–plus 8 och SD Worx vinner affärer inom kommuner, regioner och universitet – en marknad som historiskt dominerats av leverantörer som CGI med Heroma, Tietoevry med Primula och e-Companion och Visma Publitech med Personec P. 

 

Samtidigt sker förflyttningar även inom lärande- och kompetensområdet där Cornerstone har valt att inte vidareutveckla Saba och Grade har blivit uppköpta av Talentech. För många offentliga organisationer innebär detta att det redan komplexa systemlandskapets framtid blir ännu mer oklart. 

 

Parallellt uttrycker många kunder ett växande missnöje med sina nuvarande lönesystem. Förändringsviljan är stark. Men att vilja byta system är inte detsamma som att ha insikt och förståelse om vad man faktiskt behöver – det är här förstudien blir avgörande. 

 

 

Kundernas missnöje – vad handlar det egentligen om?

När man analyserar missnöjet djupare återkommer några tydliga teman.

● Leverantörernas bristande utvecklingsförmåga – lönesystem som inte utvecklas i den takt verksamheten förväntar sig.

● Otillräcklig support och långa ledtider på ärenden och buggar som inte är lösta.

 

Men det finns också en mer strukturell problematik. Många offentliga organisationer betraktar fortfarande sitt lönesystem som ett fullvärdigt HR-system. Man förväntar sig att det ska vara en stark HR-master, stödja moderna HR-processer, ha en flexibel och attraktiv självservice, förse beslutsstöd och andra system med komplett och strukturerade data och framöver även vara en viktig datakälla för organisationens AI agenter. 

 

Problemet är att lönesystemen i grunden inte är byggda för detta.

 

 

Ett lönesystems viktigaste förmågor

Lönesystem är i grunden konstruerade för att beräkna och säkerställa korrekt lön och övriga ersättningar, hantera lagar, avtal och regelverk, generera korrekt bokföring och rapportering internt, till myndigheter, arbetsgivarorganisationer och försäkringsbolag och tillhandahålla visst stöd för utvalda lönenära HR processer.

 

De är inte designade eller har förutsättningar för att vara navet som HR-master i hela data arkitekturen eller ett modernt, brett och användarvänligt stöd för HR processerna. 

 

När man lägger förväntningar på systemet som det inte är byggt för uppstår frustration – som ofta riktas mot leverantören och systemet. 

 

 

Integrationsförmåga – en strategisk hygienfaktor i ett modernt systemlandskap

Ett av de tydligaste irritationsmomenten idag är begränsningar i lönesystemens integrationsförmåga och hantering av organisationsdata. Och här har spelplanen förändrats de senaste åren och än mer framöver. 

 

Integrationsförmåga är idag avgörande – oavsett om ett system ska agera master eller slav i systemlandskapet. Systemet måste kunna exponera strukturerade och kvalitetssäkrade data, hantera moderna API-integrationer, stödja realtidsflöden och fungera i ett ekosystem av identitetslösningar, BI-plattformar, HCM system, Best of breed system, automatiserade processer och framöver AI agenter. 

 

I privat sektor ligger lönesystemen generellt sett före de traditionella systemen inom offentlig sektor, inom detta område. Där har leverantörerna sedan ett antal år sedan insett och accepterat lönesystemets begränsningar och dess primära funktion – då kunderna inom privat sektor i stor utsträckning har implementerat HCM system som HR master och implementerar Best of breed system för exempelvis tid och resa.

 

Kraven från kunderna har ökat markant de senaste åren. Inte minst i takt med att automatisering, identitetshantering och nu även AI kliver in i våra systemlandskap. När AI börjar användas för service, automatiserade beslut, processoptimering, prognoser och analys, då räcker det inte med att data ”finns någonstans”. Den måste vara strukturerad, tillgänglig och integrerbar. 

 

Ett lönesystem som inte fungerar i ett öppet och skalbart ekosystem riskerar snabbt att bli en bromskloss – oavsett hur bra det är på att beräkna lön och oavsett vilken roll det ska ha i systemlandskapet. 

 

 

Skillnad i mognadsgrad mellan offentlig sektor och privat sektor

I organisationer i privat sektor har man generellt, accepterat lönesystemets begränsningar och styrkor, säkerställt högre integrationskrav i upphandlingar, utvecklat mer sammanhängande arkitekturprinciper och implementerat HCM system som HR masters och som bredare stöd för HR processerna samt utvalda best of breed-system för utvalda processer. 

 

Inom offentlig sektor har best of breed-strategin varit förhärskande de senaste åren. Man har helt enkelt köpt best of breed-system för att täcka upp för utvalda processer där lönesystemen inte har haft tillräckligt (eller inget) stöd för processen.  Det har gett flexibilitet – men inte alltid en sammanhållen arkitektur. 

 

Resultatet blir ofta en fragmenterad digital upplevelse för chefer och medarbetare, många integrationer utan tydlig informationsägare, filintegrationer istället för API integrationer, otydliga strategier för HR-masterdata och upprepade upphandlingar utan långsiktig målbild. Och då riskerar man att upprepa samma problem – fast med en ny leverantör.

 

 

Förstudien – skillnaden mellan systembyte och strategisk förflyttning

En väl genomförd förstudie svarar på frågor som: 

● Vilket system ska vara HR-master? 

● Vad ska lönesystemet faktiskt ansvara för? 

● Hur ser vår integrationsarkitektur ut? 

● Hur möjliggör vi AI och framtida automatisering i HR:s systemlandskap? 

● Vilka krav är verksamhetsdrivna – och vilka är tekniskt nödvändiga? 

● Vilka tidstjuvar och utmaningar har vi i våra processer och systemlandskap idag och hur kan vi framöver säkerställa att vi försöker bygga bort dessa. 

● Vad är viktigt för en god digital chef och medarbetarupplevelse? 

● Hur ser vår målbild ut för både systemlandskap och tjänster till våra chefer och medarbetare? 

● Vad krävs för att vi på riktigt ska kunna arbeta med kompetensförsörjning? 

● Vilka effekter kan vi få och till vilken kostnad? 

 

Förstudien hjälper organisationen att gå från en reaktiv upphandling till en strategisk arkitektur för systemlandskapet – vilket i sig är en förutsättning för att få effekthemtagning på sina investeringar. 

 

 

Sammanfattning: Förstudien säkerställer framtidens digitala HR‑arkitektur

I en tid där leverantörer ändrar strategi, marknadsandelar förskjuts, AI förändrar kraven på datakvalitet och integration, missnöjet med leverans- och utvecklingsförmågan ökar och högre krav ställs på den digitala arbetsmiljön – då har offentliga organisationer inte råd att upphandla i blindo. 

 

En förstudie är inte en fördröjning – Den är en investering i att nästa upphandling faktiskt löser rätt problem.