Är fastpris verkligen bra för ett affärssystemsprojekt?
25 sep 14
Frågan känns helt berättigad med tanke på svårigheten för kunden att faktiskt kunna värdera vilken kvalité som levererats. Är det bra om ett projekt går i mål på utsatt tid och utan budgetöverdrag? Det kan det säkert vara men det är långt ifrån säkert. Med en TKQ (Tid, Kostnad, Kvalitéanalys) som grund blir det lite enklare att fokusera på det som faktiskt är värt att värdera. Med väl utformade Effekt-, Produkt- och Projektmål så blir det ändå lite enklare och med en väl förankrad nyttoanalys som stödjer effektmålen så har man ett fullgott underlag för att kunna utröna om projektet blivit lyckat eller ej. Mäta affärsnyttan borde vara en självklarhet. Problemet är bara att man sällan sätter en bas för vad man utgår från innan man startar och då är det också svårt att mäta nyttan med förändringen, dvs införandet av det nya systemet. Fel. Det borde stå den nya lösningen. Ett nytt affärssystem är så mycket mer än bara ett system. Det är ofta nya processer, nytt arbetssätt och nya rutiner som ger största nyttan. Att man använder införandet av nytt systemstöd för nytt arbetssätt är som bekant ett gammalt knep men det är i allmänhet inte systemet som skapar mervärdet. Det är oftast bara en möjliggörare. Det finns självklart undantag.
Många kunder känner sig tillfreds när man lyckats förhandla sig till ett ”lågt fastpris” med många villkor knutna till betalningsterminerna. Frågan är bara om man lyckats knyta betalningsterminerna till effekterna eller om det är leveranser man specificerat, d.v.s. en rad funktioner som implementerats i systemet.
Med ett lågt fastpris kommer givetvis leverantören att i möjligaste mån gå enklaste vägen för att klara sin leverans inom den timbank man räknat ut baklänges utifrån sitt fastpris. De avtalade leverablerna kommer att levereras. Processer kommer att konfigureras i systemet och funktioner som man utlovat att fungera. Frågan är snarare om det är det mest effektiva arbetssättet, rutiner, man implementerat eller de som gick fortast att konfigurera upp utifrån den standard som utgör basen i valt system. Kommer någon att ifrågasätta arbetssättet som kunden vill ha? Kommer man att utmana varje moment för att säkerställa att lösningen blir optimal för kunden? Kommer man att ägna någon tid åt att arbeta med förändringsledning? D.v.s. att få kundens medarbetare att se möjligheter och anamma ett effektivt sätt att arbete samt framgent varje dag jobba med ständiga förbättringar? Kanske men inte helt självklart för alla. Projektledare pressas till att strama åt ”tilldelade timmar” till konsulterna och premierar de konsulter som håller sig inom sin tilldelade ram istället för att lyfta de som skapat affärsnytta genom att ifrågasätta och utmana trots att det gick åt fler timmar. Man kommer med största säkerhet att undvika att sätta de mest kreativa och ifrågasättande konsulterna i fastprisprojekten. Det blir nog istället de konsulter som kan den grundtemplate som finns i systemet bäst och som kan trycka in den på nästan vilket företag som helst och med fog säga att man uppfyllt avtalets villkor. D.v.s. levererat ett nytt systemstöd för de funktioner som finns i kravspecen.
Jag menar inte att man som kund skall acceptera hur många timmar som helst för att införa optimala processer med ett optimalt systemstöd. Jag vill i vart fall att man utvärderar projekten utifrån effekterna som genererats med anledning av projektet snarare än att pricka av att allt enligt avtal är levererat och inom en given ekonomisk ram.
Att implementera nya processer, arbetssätt, och få organisationen att anamma dessa är så oändligt mycket mer än att ”bocka av” funktioner. Återbetalningstiden, ROI, på ett affärssystemsinförande, eller som det är för de flesta numera, byte av, är ofta lång och ibland lite diffuse. Få väljer att göra en riktig efterkalkyl och följa upp sin i förväg genomförda nyttokalkyl. Jag är dock övertygad om att om man gjorde det så skulle det visa sig att de med en bra incitamentmodell som bas för priset för införandet har fått den största nyttan. Det är väl ändå det som räknas? Den årliga vinsten med införandet är ju väldigt mycket mer värd än den engångskostnad man har för implementationen.
Skall fastpris användas skall det också villkoras mot en lätt uppföljningsbar incitamentsmodell som går mot den nytta som skapats med hjälp av implementationsprojektet.